Checklist pour organiser un spectacle cycliste

Un spectacle cycliste demande plus qu’un programme et quelques vélos. Il faut coordonner les démonstrations, les exposants, les inscriptions, les autorisations et la sécurité du public. Cette checklist de 67 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, du choix du lieu jusqu’à l’installation de l’accueil. Prévoyez aussi le matériel technique : supports à vélos, casques d’essai, barrières, outils et équipement audio.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Documenter les démonstrations
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Installer la promotion
2 personnes
Tenir à jour la liste des exposants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Créer le plan
2 personnes
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de prix
Vérifier la liste des vélos
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les vélos
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes

Événement

Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les supports à vélos
3 personnes
Exposer les vélos
4 personnes
Sécuriser les vélos de démonstration
2 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Présenter l’ouverture
Animer la présentation de vélos
2 personnes
Animer la démonstration technique
2 personnes
Animer l’entretien
2 personnes
Enregistrer les essais routiers
2 personnes
Encadrer les essais sur route
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Animer la remise des prix
2 personnes
Présenter la clôture
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les vélos en toute sécurité
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Débarrasser les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ramener les vélos
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Gérer les cautions et les clés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 8
Tables de maquillageqté 4

Matériel de sport

Supports à vélosqté 30
Porte-vélosqté 4
Casques d’essaiqté 20
Antivols de véloqté 20
Cônesqté 20
Barrières de sécuritéqté 12
Capteurs de cadence et de vitesse de pédalageqté 4
Pompes à véloqté 4
Démonte-pneusqté 8
Jeux de clés Allenqté 4
Outils multifonctions pour véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Huile pour chaîneqté 4
Supports de travailqté 2
Panneaux d'avertissementqté 8
Gilets réfléchissantsqté 12
Tapis de réparationqté 4
Clés de vélo de rechangeqté 20
Manomètresqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries rechargeablesqté 12
Ordinateur portable
Écran
Glacièresqté 6
Caisse
Terminal de paiement
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Affiches logo et sponsorsqté 20
Nappesqté 12
Plantesqté 8
Badges nominatifsqté 100
Braceletsqté 200
Brochures du programmeqté 250
Panneaux de signalisation A4qté 20
Panneaux indicateursqté 12
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 10
Attaches-câblesqté 200
Cordeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 8
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Mugs isothermesqté 40

Cuisine

Thermosqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pains de glaceqté 24
Tire-bouchonsqté 4
Plateauxqté 8
Poubellesqté 8
Conteneurs réfrigérésqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Balances de cuisineqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 2
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : vérifiez au moins 8 semaines avant l’événement si les démonstrations nécessitent une déclaration ou une assurance particulière.
Finalisez le programme avant de contacter les exposants et les bénévoles. Gardez une version imprimée du déroulé pour chaque personne responsable le jour du spectacle.
Réservez tôt les équipements rarement disponibles en quantité suffisante, notamment les tentes, barrières, supports à vélos, microphones et haut-parleurs.
Prévoyez une zone technique clairement séparée du public avec cônes et barrières. Placez les pompes, démonte-pneus, clés Allen, chambres à air et outils multifonctions à proximité des vélos.
Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement pour traiter les besoins alimentaires, préparer les badges et répartir les bénévoles. Refroidissez les boissons et installez la table d’accueil avant l’arrivée du premier participant.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un spectacle cycliste ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les exposants, les réservations de matériel et la promotion.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un spectacle cycliste ?: Ouvrez le formulaire environ 4 semaines avant l’événement, une fois le programme et le lieu confirmés. Fixez la clôture 3 à 5 jours avant afin de préparer les listes, les badges et les besoins alimentaires.
Quel matériel prévoir pour les démonstrations de vélo ?: Prévoyez au minimum des supports à vélos, casques d’essai, antivols, cônes, barrières de sécurité et outils de réparation. Ajoutez des pompes, des démonte-pneus, des clés Allen et des chambres à air de rechange pour les incidents courants.
Quand installer le matériel le jour du spectacle cycliste ?: Commencez l’installation 2 à 3 heures avant l’ouverture. Installez d’abord les tentes, barrières, supports à vélos et branchements électriques, puis la signalétique, l’accueil et le matériel audio.

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