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Radshow organisieren: Die vollständige Checkliste

Eine Radshow steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Aussteller, Vorführungen, Fahrräder, Technik und Besucherempfang müssen zusammenpassen. Beginne mit Datum und Ort, kläre danach Genehmigungen und Versicherungen und öffne erst dann die Anmeldung. In den letzten Tagen geht es vor allem um Lageplan, Beschilderung, Helfer, Material und gekühlte Getränke. Diese Checkliste zeigt dir die Reihenfolge und erinnert an Dinge, die bei einer Radshow oft zu spät geregelt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Aussteller kontaktieren

    2 Personen

  • Vorführungen dokumentieren

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Werbung platzieren

    2 Personen

  • Ausstellerliste pflegen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Preisliste drucken

  • Fahrradliste prüfen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Fahrräder abholen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

Event

  • Empfangstisch bereitstellen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Zelte aufbauen

    4 Personen

  • Fahrradständer aufstellen

    3 Personen

  • Fahrräder aufstellen

    4 Personen

  • Demofahrräder sichern

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    2 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • An der Registrierungstheke Dienst machen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Eröffnung präsentieren

  • Fahrradpräsentation begleiten

    2 Personen

  • Technikdemo moderieren

    2 Personen

  • Fragegespräch begleiten

    2 Personen

  • Testfahrten erfassen

    2 Personen

  • Probefahrten begleiten

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    2 Personen

  • Abschluss präsentieren

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Fahrräder sicher sammeln

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle abräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Fahrräder zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Kaution und Schlüsselangelegenheiten erledigen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 12
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischeAnz. 6
  • PartyzelteAnz. 4
  • StehtischeAnz. 8
  • UmkleidetischeAnz. 4

Sportmaterial

  • FahrradständerAnz. 30
  • FahrradträgerAnz. 4
  • ProbekrashmenAnz. 20
  • FahrradschlösserAnz. 20
  • KegelAnz. 20
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • TrittfrequenzmesserAnz. 4
  • FahrradpumpenAnz. 4
  • ReifenheberAnz. 8
  • Inbusschlüssel-SätzeAnz. 4
  • Fahrrad-MultitoolsAnz. 4
  • ErsatzschläucheAnz. 12
  • KettenölAnz. 4
  • ArbeitsgestelleAnz. 2
  • WarnschilderAnz. 8
  • WarnwestenAnz. 12
  • ReparaturmattenAnz. 4
  • Ersatz-FahrradschlüsselAnz. 20
  • ReifendruckmesserAnz. 4

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • AkkusAnz. 12
  • Laptop
  • Bildschirm
  • KühlboxenAnz. 6
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • PowerbanksAnz. 4
  • FunkgeräteAnz. 6
  • LadestationenAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • Logo- und SponsorenposterAnz. 20
  • TischdeckenAnz. 12
  • PflanzenAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 100
  • ArmbänderAnz. 200
  • ProgrammhefteAnz. 250
  • A4 Wegweiser-SchilderAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • StifteAnz. 12
  • KlebebandAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200
  • SeilAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 10
  • ThermobecherAnz. 40

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlelementeAnz. 24
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • TablettsAnz. 8
  • MülleimerAnz. 8
  • KühlcontainerAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • KüchenwaagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • HandfegerAnz. 4

Tipps

  • Lege Datum und Ort zuerst fest und prüfe Genehmigungen sowie Versicherung, bevor du Aussteller verbindlich einlädst. Für die weitere Planung brauchst du außerdem früh einen Lageplan mit Stellflächen, Vorführbereich, Fahrradständern und Absperrgittern.
  • Öffne das Anmeldeformular nicht ohne feste Rückmeldefrist. Schließe die Ausstellerliste spätestens 7 Tage vor der Radshow, damit Namensschilder, Preisliste, Lageplan und Ernährungswünsche noch angepasst werden können.
  • Plane die Technik für Vorführungen und Ansagen spätestens 3 Tage vorher: Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Laptop, Bildschirm, Akkus und Verlängerungskabel müssen vor Ort zusammenpassen. Teste die Tonstrecke mit dem tatsächlichen Drehbuch.
  • Ordne Fahrräder und Reparaturmaterial nach dem Programm, nicht erst beim Aufbau. Prüfe Fahrradliste und Fahrradschlösser, stelle Fahrradträger und Fahrradständer bereit und bündele Pumpen, Reifenheber, Inbusschlüssel-Sätze, Multitools und Ersatzschläuche an einem eindeutig beschilderten Arbeitsbereich.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und richte den Empfangstisch vor dem Einlass ein. Bereite Namensschilder, Preisliste, Anmeldeunterlagen und die eingeteilten Helfer mindestens 60 Minuten vor Beginn vor, damit die erste Besuchergruppe nicht warten muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Radshow organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Programm und Genehmigungen. Ausstellerkontakte, Anmeldungen und Werbung sollten danach mit festen Fristen folgen; die Details für Aufbau und Empfang gehören in die letzte Woche.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Radshow schließen?
Schließe die Anmeldung etwa 7 Tage vor der Veranstaltung. So kannst du Ausstellerliste, Namensschilder, Lageplan, Preisliste und erfasste Ernährungswünsche noch vollständig aktualisieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Radshow?
Plane mindestens 3 Stunden für Mobiliar, Partyzelte, Fahrradständer, Absperrgitter, Technik und Empfang ein. Der Techniktest und die Kontrolle der Fahrräder sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
Was wird bei einer Radshow oft vergessen?
Häufig fehlen Ersatzschläuche, Fahrradpumpen, Reifenheber, Akkus oder ausreichend Verlängerungskabel. Prüfe diese Materialien spätestens am Vortag und lege sie am Veranstaltungstag an den vorgesehenen Arbeits- und Technikplätzen bereit.

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