Wat heb je nodig voor een wielercongres?
Een wielercongres vraagt om meer dan stoelen en een presentatiescherm. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentaties, catering en communicatie tussen de organisatie en de techniek. Reken vooraf per deelnemer en per spreker, zodat je niet op de congresdag nog naamkaartjes, kabels of glazen moet regelen. Gebruik deze boodschappenlijst naast je programma, deelnemersaantallen en afspraken met locatie, catering en techniek.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 120
- Registratietafelaantal 2
- Spreektafel
- Podium
- Statafelsaantal 12
- Tafelkledenaantal 14
Apparatuur
- Beeldscherm
- Laptopaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 3
- Presentatieklikkeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadstationsaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 120
- Waterglazenaantal 160
- Wijnglazenaantal 140
- Bordenaantal 140
- Vorkenaantal 140
- Messenaantal 140
- Lepelsaantal 140
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Schaaltjesaantal 16
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplateausaantal 12
- Keukenhandschoenenaantal 4
Decoratie
- Wielerpostersaantal 12
- Bannersaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 12
- Naamkaarthoudersaantal 120
- Draadrekkenaantal 2
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 6
- Ledspotsaantal 4
Sportmateriaal
- Fietsenrekkenaantal 10
- Fietspompenaantal 2
- Bandenlichtersaantal 4
- Basisgereedschapssetsaantal 2
- ε±η€Ίfietsenaantal 2
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 20
Catering
- Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Thee assortiment - 240 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 doosjes
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 12 stuks
- Spa Blauw - 120 flesjes
- Spa Rood - 60 flesjes
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 12 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Jus d'orange - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Pilsener - 120 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 10 flessen
- RosΓ© - 8 flessen
- Bubbels - 6 flessen
- Baguettes - 25 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Mini croissants - 120 stuks
- Mini chocoladebroodjes - 80 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Belegen kaas - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Hummus - 2 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommers - 12 stuks
- Tomaten - 4 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 20 stuks
- Rode uien - 2 kilogram
- Cherrytomaten - 3 kilogram
- Wortels - 3 kilogram
- Olijven - 2 kilogram
- Augurken - 2 potten
- Kruidenroomkaas - 2 kilogram
- Kipwraps - 60 stuks
- Groentewraps - 60 stuks
- Pastasalade - 12 kilogram
- Aardappelsalade - 10 kilogram
- Gemengde groene salade - 8 kilogram
- Focaccia - 20 stuks
- Pesto - 4 potten
- Balsamicoazijn - 3 flessen
- Olijfolie - 3 flessen
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Zout - 1 pak
- Peper - 1 pot
- Paprikapoeder - 1 pot
- Basilicum - 6 bosjes
- Peterselie - 6 bosjes
- Appels - 100 stuks
- Bananen - 80 stuks
- Druiven - 8 kilogram
- Mandarijnen - 80 stuks
- Walnoten - 2 kilogram
- Amandelen - 2 kilogram
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Borrelnootjes - 6 zakken
- Mini kaasstengels - 120 stuks
- Mini groenteloempia's - 120 stuks
- Bitterballen - 160 stuks
- Knoflooksaus - 3 flessen
- Sweet chilisaus - 3 flessen
- Servetten - 600 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Glasreiniger - 2 flessen
- Sponsjes - 12 stuks
- Rubberen handschoenen - 6 paar
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Dienbladen - 8 stuks
Tips
- Leg voor registratie een aparte tafel klaar met naamkaartjes, deelnemersmappen en een deelnemerslijst. Print 5 tot 10 extra naamkaartjes voor last-minute aanmeldingen of schrijffouten.
- Plan per spreker een eigen presentatieset: laptopaansluiting, HDMI-kabel, presentatieklikker en een opgeladen laptop. Neem minimaal 2 reserve-HDMI-kabels mee; aansluitingen blijken op locatie vaak anders te zijn.
- Voor koffie en water reken je per deelnemer op minimaal 2 koffiekopjes en 2 waterglazen bij een congresdagdeel. Zet koffiezetapparaten en waterkokers niet pas bij aanvang klaar, maar test ze vΓ³Γ³r de eerste ontvangst.
- Maak voor de techniek een aparte krat met verlengkabels, stekkerdozen, powerbanks en oplaadstations. Houd minstens 1 reserve-stekkerdoos en 2 verlengkabels achter de hand voor registratie, podium en spreektafel.
- Controleer de catering aantallen uiterlijk 2 werkdagen voor het congres en geef dieetwensen tegelijk door. Tel daarna 5 procent extra servies mee, zodat een gevallen bord of ontbrekend glas niet direct een probleem wordt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een wielercongres?
- Bestel één stoel per aangemelde deelnemer, spreker en medewerker die in de zaal zit. Voeg 5 procent reserve toe; bij 100 personen zijn dat 105 stoelen.
- Hoeveel naamkaartjes moet ik printen voor een congres?
- Print voor iedere aangemelde deelnemer, spreker en organisator één naamkaartje. Maak daarnaast 5 tot 10 blanco of extra kaartjes voor wijzigingen op de dag zelf.
- Hoeveel microfoons zijn nodig voor een wielercongres?
- Voor een standaard congres zijn minimaal 2 draadloze microfoons praktisch: één voor de spreker en één voor vragen uit de zaal. Bij een panel met meerdere personen tel je één microfoon per gelijktijdige spreker en houd je 1 reserve aan.
- Wanneer moet ik de congresboodschappen regelen?
- Regel houdbare spullen zoals kabels, naamkaartjes, mappen en powerbanks minimaal 1 week vooraf. Koop dranken en andere verse benodigdheden uiterlijk 1 dag voor het congres en controleer de levering op de ochtend zelf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!