Que faut-il prévoir pour un congrès cycliste ?

Un congrès cycliste demande plus qu’un écran et quelques chaises : les participants passent par l’accueil, les pauses café, les présentations et les échanges informels. Cette liste vous aide à réunir le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les consommables avant l’ouverture. Prévoyez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge pour les intervenants, les invités de dernière minute et la casse. Les boissons et les badges sont les éléments le plus souvent réglés trop tard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 12
Chaisesqté 120
Table d'inscriptionqté 2
Table de prise de parole
Scène
Tables hautesqté 12
Nappesqté 14

Équipement

Écran
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 160
Verres à vinqté 140
Assiettesqté 140
Fourchettesqté 140
Couteauxqté 140
Cuillèresqté 140
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 16
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Gants de cuisineqté 4

Décoration

Affiches cyclistesqté 12
Bannièresqté 4
Décoration de tableqté 12
Porte-nomsqté 120
Rayonnages grillagésqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Matériel de sport

Râteliers à vélosqté 10
Pompes à véloqté 2
Démonte-pneusqté 4
Kits d’outils de baseqté 2
展示 de vélosqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 8
Pinces à déchetsqté 2
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Assortiment de thé - 240 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 12 pièces
- Spa Blauw - 120 bouteilles
- Spa Rood - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 12 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pilsener - 120 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 10 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Bulles - 6 bouteilles
- Baguettes - 25 pièces
- Pain complet - 12 pains
- Mini croissants - 120 pièces
- Mini pains au chocolat - 80 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Fromage affiné - 3 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 4 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 20 pièces
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Cornichons - 2 pots
- Fromage frais aux herbes - 2 kilogrammes
- Wraps au poulet - 60 pièces
- Wraps de légumes - 60 pièces
- Salade de pâtes - 12 kilogrammes
- Salade de pommes de terre - 10 kilogrammes
- Salade verte mixte - 8 kilogrammes
- Focaccia - 20 pièces
- Pesto - 4 pots
- Vinaigre balsamique - 3 bouteilles
- Huile d’olive - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Ketchup - 3 bouteilles
- Moutarde - 3 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Paprika - 1 pot
- Basilic - 6 bottes
- Persil - 6 bottes
- Pommes - 100 pièces
- Bananes - 80 pièces
- Raisins - 8 kilogrammes
- Mandarines - 80 pièces
- Noix - 2 kilogrammes
- Amandes - 2 kilogrammes
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Mélange apéritif - 6 sachets
- Mini gressins au fromage - 120 pièces
- Mini nems aux légumes - 120 pièces
- Bitterballen - 160 pièces
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Sauce sweet chili - 3 bouteilles
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Plateaux - 8 pièces

Conseils

Préparez un badge nominatif par participant, intervenant et membre de l’équipe, puis imprimez 5 à 10 % de badges vierges pour les inscriptions de dernière minute.
Pour une pause café, comptez au minimum 2 tasses, 2 verres d’eau et 2 portions de boisson par personne sur la matinée. Gardez les boissons au frais avant l’arrivée du public.
Prévoyez une chaise par participant et quelques places supplémentaires : une réserve de 5 % évite de déplacer les tables lorsque des invités s’ajoutent à la liste.
Testez l’ordinateur portable, l’écran, les câbles HDMI, les microphones et le cliqueur au moins 60 minutes avant la première prise de parole. Gardez une rallonge et une multiprise de secours à proximité.
Composez les dossiers des participants la veille avec le programme et les informations utiles. Préparez 10 % d’exemplaires supplémentaires afin de ne pas devoir imprimer pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour un congrès cycliste ?: Comptez au moins 2 verres à eau par personne pour la journée, plus 1 verre à vin par invité si une réception est prévue. Ajoutez une marge de 10 % pour les échanges et la casse.
Quelle quantité de boissons acheter pour un congrès ?: Prévoyez environ 1 litre d’eau par participant pour une journée, réparti entre l’accueil, les pauses et le déjeuner. Pour le café, comptez 2 à 3 tasses par personne sur une matinée.
Quand préparer les badges et les dossiers des participants ?: Imprimez les badges et assemblez les dossiers au plus tard la veille du congrès. Gardez 5 à 10 % de badges vierges et de dossiers supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Combien de matériel technique faut-il prévoir pour les présentations ?: Prévoyez au minimum 1 ordinateur portable, 1 écran, 1 câble HDMI de rechange, 1 cliqueur et 1 microphone sans fil par espace de présentation. Faites un test complet 60 minutes avant le début du programme.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.