Checklist voor een goed georganiseerde wetenschapswedstrijd
Een wetenschapswedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen opdrachten en een jury. Je moet teams indelen, proeven veilig testen, lokalen en techniek op elkaar afstemmen en deelnemers op tijd informeren. Begin met het wedstrijdformat en de beoordelingscriteria, en werk daarna via aanmeldingen naar het draaiboek toe. Deze checklist helpt je om registratie, proefopstellingen, jurybriefing, catering en prijsuitreiking in de juiste volgorde te regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Wedstrijdformat vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Jurycriteria vastleggen
3 personen
Juryleden benaderen
2 personen
Deelnemersformulier maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams indelen
2 personen
Startnummers toewijzen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Lokalen reserveren
Juryruimte reserveren
Catering reserveren
Wedstrijdopdrachten controleren
3 personen
Proefopstellingen testen
3 personen
Veiligheidsinstructies schrijven
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
Jurybriefing voorbereiden
Presentaties verzamelen
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Routebordjes maken
Prijzen bestellen
Certificaten afdrukken
2 personen
Deelnemers herinneren
Boodschappen doen
2 personen
Proefmaterialen klaarzetten
3 personen
Registratielijsten printen
Wedstrijdmappen vullen
3 personen
Koelkasten vullen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdstations inrichten
4 personen
Jurytafels inrichten
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Presentatietechniek testen
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Proefmaterialen verdelen
4 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Jury ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Startpakketten uitdelen
2 personen
Opening verzorgen
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Wedstrijdronde begeleiden
6 personen
Juryformulieren uitdelen
2 personen
Tijd per ronde bewaken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Werktafels controleren
3 personen
Pauzeprogramma begeleiden
2 personen
Presentatieronde begeleiden
4 personen
Juryvragen verzamelen
2 personen
Scores verzamelen
3 personen
Juryberaad faciliteren
3 personen
Buffet openen
3 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
2 personen
Prijsuitreiking presenteren
3 personen
Certificaten uitdelen
2 personen
Groepsfoto maken
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Proefmateriaal opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Lokalen schoonmaken
4 personen
Voorraad controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedanken
Prijzen en certificaten nabesturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 140
- Jurytafelsaantal 4
- Registratiebalie
- Kapstokkenaantal 4
- Afvalbakkenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 160
- Dessertbordjesaantal 140
- Messenaantal 160
- Vorkenaantal 160
- Lepelsaantal 100
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 10
Apparatuur
- Laptopsaantal 4
- Beamer
- Projectiescherm
- Speakersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 10
- Timersaantal 12
- Stopwatchesaantal 8
- Digitale weegschalenaantal 8
- Thermometersaantal 8
- Stekkerloze waterkokersaantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 6
- Keukenmessenaantal 6
- Maatbekersaantal 12
- Mengkommenaantal 12
- Trechtersaantal 12
- Keukentangenaantal 8
- Waterreservoirsaantal 6
Sportmateriaal
- Proefbakjesaantal 100
- Plastic maatcilindersaantal 24
- Plastic pipettenaantal 100
- Veiligheidsbrillenaantal 60
- Labjassenaantal 30
- Handschoenenaantal 120
- Plastic trechtersaantal 24
- Magnetenaantal 40
- Stopwatchesetsaantal 12
Decoratie
- Startnummerbordjesaantal 24
- Naamkaartjesaantal 160
- Tafelkleedjesaantal 24
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenlintaantal 2
- Routebordjesaantal 20
- Pijlenstickersaantal 40
- Prijzendisplaysaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Schoonmaak
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Afvalgrijpersaantal 2
Catering
- Koffiezetapparaataantal 2
- Buffetwarmhoudersaantal 4
- Etagèresaantal 6
- Broodmandenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Koffielepeltjesaantal 80
- Schenkkannenaantal 8
- Boodschappen
Tips
- Leg het wedstrijdformat en de jurycriteria minimaal 6 weken vooraf vast. Zo kun je de opdrachten, startnummers en teams op dezelfde regels baseren en krijgen juryleden tijd om zich voor te bereiden.
- Test elke proefopstelling uiterlijk 2 weken voor de wedstrijd met dezelfde digitale weegschalen, thermometers, timers en stopwatches die je op de dag gebruikt. Noteer per proef de verwachte uitkomst en maximale tijd.
- Plan registratie minstens 60 minuten voor de officiële start. Zet de registratiebalie bij de ingang, maak naamkaartjes en startnummers vooraf klaar en houd een bijgewerkte deelnemerslijst bij voor last-minute wijzigingen.
- Reserveer naast de wedstrijdlokalen een aparte juryruimte. Plan een jurybriefing van 30 minuten vóór de start en leg beoordelingsformulieren, criteria en een duidelijk aanspreekpunt voor technische problemen klaar.
- Controleer techniek en stroom de dag ervoor in elk lokaal: test laptops, beamer, scherm, speakers en microfoon en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig vast. Zet per ruimte een korte controlelijst klaar, zodat vrijwilligers niet hoeven te gokken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een wetenschapswedstrijd organiseren?
- Begin idealiter 8 tot 10 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken het format, de regels, jurycriteria en locatie vast; gebruik de laatste 2 weken voor proefopstellingen, techniek en veiligheidscontrole.
- Hoeveel tijd moet ik reserveren voor de registratie van een wetenschapswedstrijd?
- Plan minimaal 60 minuten tussen het openen van de registratiebalie en de officiële start. Bij meer dan 50 deelnemers is 90 minuten veiliger, zeker als je teams, startnummers of dieetwensen nog moet controleren.
- Wanneer moet ik de opdrachten en proefopstellingen testen?
- Controleer de wedstrijdopdrachten uiterlijk 2 weken vooraf en voer daarna minstens één volledige proef uit. Doe ook een korte technische test op de dag ervoor, met de definitieve apparatuur en materialen.
- Hoeveel juryleden heb ik nodig voor een wetenschapswedstrijd?
- Reken op minimaal 1 jurylid per 5 à 6 teams per beoordelingsonderdeel. Plan daarnaast minstens 1 reservejurylid, zodat de beoordeling doorgaat bij ziekte of een onverwachte belangenverstrengeling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!