Organiser un concours scientifique sans rien oublier

Un concours scientifique demande une préparation précise, car les inscriptions, les épreuves et le jury avancent sur des calendriers différents. Commence par fixer le format, les règles et les critères d’évaluation, puis réserve les salles et confirme les besoins techniques. Prévois aussi le parcours des participants : inscription, badges, numéros de départ, présentation et remise des certificats. Cette checklist rassemble les étapes et le matériel à vérifier avant le jour du concours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le format de la compétition
2 personnes
Rédiger les règles du concours
2 personnes
Définir les critères du jury
3 personnes
Contacter les membres du jury
2 personnes
Créer le formulaire des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les équipes
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
Élaborer le déroulé
2 personnes
Réserver les salles
Réserver la salle du jury
Réserver le catering
Vérifier les épreuves du concours
3 personnes
Tester les installations d’essai
3 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
Préparer le briefing du jury
Rassembler les présentations
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Commander les prix
Imprimer les certificats
2 personnes
Rappeler les participants
Faire les courses
2 personnes
Préparer le matériel de dégustation
3 personnes
Imprimer les listes d’inscription
Remplir les dossiers du concours
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager les postes de compétition
4 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Tester la technique de présentation
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Distribuer les supports d’essai
4 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir le jury
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les kits de départ
2 personnes
Assurer l’ouverture
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Animer le tour de compétition
6 personnes
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
Surveiller le temps par manche
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier les tables de travail
3 personnes
Animer le programme de la pause
2 personnes
Encadrer le tour de présentation
4 personnes
Rassembler les questions du jury
2 personnes
Collecter les scores
3 personnes
Faciliter la délibération du jury
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Préparer la remise des prix
2 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Remettre les certificats
2 personnes
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le matériel d'essai
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer les locaux
4 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Publier les résultats
Remercier les participants
Réexpédier les prix et certificats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 140
Tables du juryqté 4
Comptoir d'inscription
Porte-manteauxqté 4
Poubellesqté 10

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 160
Assiettes à dessertqté 140
Couteauxqté 160
Fourchettesqté 160
Cuillèresqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 10
Chronomètresqté 12
Chronomètresqté 8
Balances numériquesqté 8
Thermomètresqté 8
Bouilloires sans filqté 2

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Verres doseursqté 12
Saladiersqté 12
Entonnoirsqté 12
Pinces de cuisineqté 8
Réservoirs d’eauqté 6

Matériel de sport

Bacs de dégustationqté 100
Éprouvettes en plastiqueqté 24
Pipettes en plastiqueqté 100
Lunettes de sécuritéqté 60
Blouses de laboratoireqté 30
Gantsqté 120
Entonnoirs en plastiqueqté 24
Aimantsqté 40
Chronomètresqté 12

Décoration

Panneaux de dossardqté 24
Badges nominatifsqté 160
Nappesqté 24
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Panneaux d’orientationqté 20
Autocollants flèchesqté 40
Présentoirs de prixqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Machine à caféqté 2
Mainteneurs au chaud pour buffetqté 4
Présentoirs à étagesqté 6
Corbeilles à painqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Petites cuillères à caféqté 80
Carafesqté 8
Courses

Conseils

Fixe le format et les règles au moins 6 semaines avant le concours. Le formulaire d’inscription doit déjà préciser les catégories, les horaires, les critères du jury et les éventuelles contraintes alimentaires.
Réserve séparément la salle du jury et les espaces d’épreuves. Vérifie la capacité des tables, des chaises et du comptoir d’inscription selon le nombre prévu de participants et d’équipes.
Teste chaque installation d’essai au moins 7 jours avant l’événement. Vérifie notamment les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, les haut-parleurs, les microphones, les rallonges et les multiprises.
Prépare un briefing écrit pour le jury et les bénévoles la veille. Indique qui accueille les participants, qui chronomètre les épreuves, qui accompagne les équipes et qui centralise les résultats.
Ne garde pas les récompenses et les certificats pour le dernier jour. Commande les prix plusieurs semaines à l’avance et imprime les certificats après validation définitive des noms et des résultats.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concours scientifique ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les règles, le jury, les salles et les invitations doivent être confirmés avant d’ouvrir les inscriptions.
Quel matériel faut-il prévoir pour un concours scientifique ?: Prévois au minimum des tables, des chaises, des tables pour le jury, des chronomètres et le matériel lié aux épreuves. Selon les présentations, ajoute un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, des haut-parleurs et un microphone.
Quand faut-il clôturer les inscriptions ?: Clôture les inscriptions 10 à 14 jours avant le concours. Ce délai permet de traiter les dossiers, répartir les équipes, attribuer les numéros de départ et recueillir les besoins alimentaires.
Comment organiser le jury d’un concours scientifique ?: Contacte les membres du jury au moins 6 semaines à l’avance et confirme leur disponibilité 2 semaines avant l’événement. Envoie ensuite les critères d’évaluation, le déroulé et un briefing séparé avant le début des épreuves.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.