Checklist para organizar un concurso de ciencias

Organizar un concurso de ciencias requiere cerrar primero el formato y las reglas, y después coordinar inscripciones, jurado, salas y pruebas. Esta checklist reúne 75 tareas y 71 materiales para que no llegues al día del evento sin instrucciones, equipos o tiempos definidos. Incluye desde la asignación de dorsales y equipos hasta la preparación del catering, la seguridad y los certificados. Sigue el plan por fases y confirma cada reserva con antelación.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir el formato de la competición
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Definir los criterios del jurado
3 personas
Contactar a los miembros del jurado
2 personas
Crear el formulario de participantes
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar equipos
2 personas
Asignar números de dorsal
Desarrollar el programa
2 personas
Reservar salas
Reservar la sala del jurado
Reservar el catering
Revisar las tareas de la competición
3 personas
Probar las configuraciones de prueba
3 personas
Escribir instrucciones de seguridad
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Distribuir las tareas de voluntariado
2 personas
Preparar la reunión del jurado
Recopilar las presentaciones
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Hacer carteles de ruta
Encargar premios
Imprimir certificados
2 personas
Recordar a los participantes
Hacer la compra
2 personas
Preparar el material de degustación
3 personas
Imprimir listas de registro
Llenar las carpetas del concurso
3 personas
Llenar los refrigeradores
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar los puestos de competición
4 personas
Montar las mesas del jurado
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Probar la técnica de presentación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Repartir materiales de degustación
4 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Recibir al jurado
2 personas
Registrar a los participantes
3 personas
Repartir los kits de inicio
2 personas
Encargarse de la inauguración
2 personas
Dar una instrucción de seguridad
2 personas
Coordinar la ronda de competición
6 personas
Repartir formularios del jurado
2 personas
Controlar el tiempo por ronda
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer los aperitivos
2 personas
Comprobar las mesas de trabajo
3 personas
Coordinar el programa del descanso
2 personas
Coordinar la ronda de presentaciones
4 personas
Recopilar preguntas del jurado
2 personas
Recopilar las puntuaciones
3 personas
Facilitar la deliberación del jurado
3 personas
Abrir el buffet
3 personas
Preparar la entrega de premios
2 personas
Presentar la entrega de premios
3 personas
Repartir certificados
2 personas
Hacer una foto de grupo
2 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el material de prueba
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar los locales
4 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
Reenviar premios y certificados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 140
Mesas del juradocant. 4
Mostrador de registro
Percheroscant. 4
Papeleracant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 160
Platos de postrecant. 140
Cuchilloscant. 160
Tenedorescant. 160
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 10

Equipo

Portátilescant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 10
Temporizadorescant. 12
Cronómetroscant. 8
Básculas digitalescant. 8
Termómetroscant. 8
Hervidores sin enchufecant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 8
Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 8
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Embudoscant. 12
Pinzas de cocinacant. 8
Depósitos de aguacant. 6

Material deportivo

Vasitos de degustacióncant. 100
Probetas de plásticocant. 24
Pipetas de plásticocant. 100
Gafas de seguridadcant. 60
Batas de laboratoriocant. 30
Guantescant. 120
Embudos de plásticocant. 24
Imanescant. 40
Cronómetroscant. 12

Decoración

Placas de dorsalcant. 24
Tarjetas de nombrecant. 160
Manteles individualescant. 24
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Carteles de rutacant. 20
Pegatinas de flechascant. 40
Expositores de precioscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Pinzas para residuoscant. 2

Catering

Cafeteracant. 2
Calentadores de buffetcant. 4
Etagèrescant. 6
Cestas de pancant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Cucharillas de cafécant. 80
Jarras de servircant. 8
Compras

Consejos

Define el formato, las reglas y los criterios del jurado al menos 4 semanas antes. Así puedes publicar una convocatoria clara y evitar dudas sobre la evaluación.
Cierra las inscripciones entre 10 y 14 días antes y usa ese momento para recoger preferencias dietéticas, formar equipos y asignar los números de dorsal.
Haz una prueba completa de cada reto 7 días antes. Comprueba portátiles, proyector, temporizadores, cronómetros, básculas, termómetros y todas las conexiones eléctricas.
Reserva una sala independiente para el jurado y prepara una reunión de 60 minutos antes de la competición. Entrega allí los criterios, las presentaciones y el sistema de puntuación.
Prepara el registro, los carteles, las tarjetas con nombres, los premios y los certificados como mínimo 48 horas antes. El día del concurso, asigna a los voluntarios tareas concretas y un horario de llegada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de ciencias?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Necesitarás tiempo para definir las reglas, contactar con el jurado, abrir las inscripciones, reservar salas y probar las configuraciones de las pruebas.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un concurso de ciencias?: Ciérralas entre 10 y 14 días antes del evento. Con la lista final podrás asignar equipos y dorsales, preparar las presentaciones, calcular el catering y organizar las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se deben probar los experimentos y equipos?: Haz una prueba completa 7 días antes y una comprobación final el día anterior. Reserva al menos 2 horas para revisar cables, regletas, portátiles, proyectores, temporizadores, cronómetros y materiales de medición.
¿Qué hay que preparar para el jurado de un concurso de ciencias?: Prepara una sala separada, los criterios de evaluación, las presentaciones y el material de puntuación. Convoca al jurado 60 minutos antes del inicio para explicar el programa y resolver dudas.

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