Checklist voor een wetenschapsbeurs organiseren

Een wetenschapsbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels en proefjes klaarzetten. Je moet exposanten, demonstraties, bezoekersstromen, techniek en veiligheid op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, open daarna de aanmeldingen en werk toe naar een definitief programma en een duidelijke plattegrond. In de laatste week controleer je presentaties, demonstratiematerialen, bewegwijzering en audiovisuele apparatuur. Deze checklist helpt je de 64 taken en 61 benodigdheden in de juiste volgorde af te werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst vastleggen
2 personen
Plattegrond indelen
2 personen
Demonstraties selecteren
3 personen
Programma opstellen
2 personen
Sprekers bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Exposanteninstructies versturen
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Naambadges ontwerpen
Infoborden afdrukken
2 personen
Naambadges afdrukken
Presentaties verzamelen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Demonstratiematerialen controleren
3 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Exposantenplekken markeren
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposanten helpen opbouwen
5 personen
Presentatietechniek aansluiten
2 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
3 personen
Registratiebalie bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Demonstraties begeleiden
4 personen
Lezingen aankondigen
Lezingen ondersteunen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Fotomomenten vastleggen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Exposanten helpen afbouwen
5 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval sorteren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Sleutels en toegangspassen inleveren
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Foto's en documenten archiveren
Bedankbericht versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 6
Pillarsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Lijmpistolenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Pijlenbordenaantal 20
Exposantenbordenaantal 30
Tafelbordjesaantal 30
Naamkaartjesaantal 100
Klembordenaantal 20
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 80
Stembiljetdoos
Prijzenaantal 3
Polsbandjesaantal 250
Draadrekkenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Nitrilhandschoenenaantal 200
Brandblussersaantal 2
Waarschuwingslintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de plattegrond pas definitief vast nadat de exposantenlijst en demonstraties zijn bevestigd. Reserveer ruimte rond proeven, kabels en bezoekersrijen en houd de registratietafel bij de ingang vrij.
Test beamer, projectiescherm, speakers, microfoon en mengpaneel uiterlijk één week vooraf op de echte presentatielocatie. Neem per technische opstelling verlengsnoeren, stekkerdozen, kabelbinders en gaffer tape mee.
Stuur exposanteninstructies ten minste 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin opbouwtijd, tafelindeling, veiligheidsregels, benodigde aansluitingen en wanneer presentaties of bestanden moeten worden aangeleverd.
Maak na het sluiten van de aanmeldingen één definitieve lijst met exposanten, dieetwensen, sprekers en demonstraties. Zo voorkom je dat naambadges, infoborden, catering en het programma verschillende aantallen gebruiken.
Plan een laatste controle 24 uur voor opening: controleer materialen, boodschappen, USB-sticks, powerbanks, zaklampen en bewegwijzering. Leg reservekabels en tape direct bij de techniek, niet in een afgesloten opslagruimte.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wetenschapsbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Gebruik de laatste 2 weken voor definitieve aanmeldingen, programma, plattegrond, techniek en veiligheidsinstructies.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een wetenschapsbeurs?: Nodig exposanten uiterlijk 8 weken voor de beurs uit, zodat je tijd hebt voor reacties en vervanging. Sluit de aanmeldingen ongeveer 3 weken vooraf en leg daarna de exposantenlijst vast.
Wanneer test je de techniek voor een wetenschapsbeurs?: Test alle presentaties en apparatuur uiterlijk 7 dagen vooraf en herhaal een korte controle op de opbouwdag. Controleer daarbij ook kabels, stekkerdozen, USB-sticks, microfoon en stroompunten per demonstratie.
Wat moet ik op de laatste dag voor een wetenschapsbeurs controleren?: Controleer 24 uur vooraf de boodschappen, demonstratiematerialen, naambadges, infoborden, bewegwijzering en exposantenlijst. Leg technische hulpmiddelen en veiligheidsmaterialen klaar voordat de opbouw begint.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.