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Wissenschaftsmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wissenschaftsmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Termin und Ort, Aussteller, Anmeldungen und ein belastbares Programm. Plane danach Lageplan, Vorführungen, Genehmigungen und Sicherheitsanweisungen, bevor du Beschilderung und Technik vorbereitest. Besonders häufig werden Präsentationen, Demonstrationsmaterialien und technische Ersatzlösungen zu spät geprüft. Diese Checkliste führt dich von der ersten Bestätigung bis zum Einkauf und zur Einrichtung vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste festhalten

    2 Personen

  • Lageplan einteilen

    2 Personen

  • Vorführungen auswählen

    3 Personen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Referenten bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Sicherheitsanweisungen erstellen

    2 Personen

  • Ausstelleranweisungen versenden

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder gestalten

  • Infotafeln drucken

    2 Personen

  • Namensschilder drucken

  • Präsentationen sammeln

    2 Personen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Demonstrationsmaterialien prüfen

    3 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    6 Personen

  • Ausstellerplätze markieren

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Aussteller beim Aufbau unterstützen

    5 Personen

  • Präsentationstechnik anschließen

    2 Personen

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    4 Personen

  • Vorträge ankündigen

  • Vorträge unterstützen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fotomomente festhalten

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Publikumsabstimmung begleiten

    2 Personen

  • Preisverleihung betreuen

    3 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Aussteller beim Abbau helfen

    5 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Schlüssel und Zutrittsausweise abgeben

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fotos und Dokumente archivieren

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 80
  • Registrierungstisch
  • BarhockerAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 24

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 6
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • Mischpult
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-SticksAnz. 6
  • SäulenstromkabelAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 100
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • HeißklebepistolenAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TrinkgläserAnz. 100
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KaffeekannenAnz. 4
  • WasserkannenAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • SchälchenAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

  • MessebannerAnz. 6
  • PfeiltafelnAnz. 20
  • Aussteller-SchilderAnz. 30
  • TischschilderAnz. 30
  • NamensschilderAnz. 100
  • KlemmbretterAnz. 20
  • StifteAnz. 100
  • NotizblöckeAnz. 80
  • Stimmzettelbox
  • PreiseAnz. 3
  • ArmbänderAnz. 250
  • DrahtregaleAnz. 12

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Sicherheit

  • SchutzbrillenAnz. 40
  • NitrilhandschuheAnz. 200
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • WarnbandAnz. 4
  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Staubsauger

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Ausstellerliste nicht erst kurz vor der Messe ab. Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und lege danach Tische, Vorführungen und Präsentationszeiten im Lageplan fest.
  • Sammle Präsentationen und technische Anforderungen spätestens 7 Tage vorher. Teste Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Mischpult und Laptops gemeinsam statt nur einzeln.
  • Plane für jeden Technikbereich eine sichtbare Kabelführung. Verlängerungskabel, Säulenstromkabel, Kabelbinder und Gaffer Tape gehören spätestens am Vortag an die jeweiligen Stationen.
  • Drucke Namensschilder, Infotafeln und Beschilderung nicht erst am Veranstaltungstag. Lege zusätzlich einen Satz unbeschrifteter Namensschilder und mindestens 2 dicke Stifte am Registrierungstisch bereit.
  • Prüfe Demonstrationsmaterialien und Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vor der Messe. Kaffeekannen, Wasserkannen, Tassen, Gläser, Teller und Besteck werden oft gezählt, aber Servierlöffel und Serviertabletts vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wissenschaftsmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Einladungen an die Aussteller. Spätestens 4 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Programm und Lageplan in Arbeit sein.
Wann muss das Programm einer Wissenschaftsmesse feststehen?
Lege das Programm etwa 3 Wochen vorher fest, sobald Vorführungen und Referenten bestätigt sind. Verschicke die endgültige Version spätestens 7 Tage vor der Messe zusammen mit den Ausstelleranweisungen.
Wie viele Techniktests braucht eine Wissenschaftsmesse?
Plane mindestens 2 Tests ein: einen vollständigen Test 7 Tage vorher und einen kurzen Funktionstest am Vortag. Prüfe dabei auch USB-Sticks, Verlängerungskabel, Stromversorgung und Ersatzakkus beziehungsweise Powerbanks.
Wann sollte man Beschilderung und Namensschilder drucken?
Drucke beides spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung, damit Fehler noch korrigiert werden können. Sortiere die Namensschilder am Vortag alphabetisch am Registrierungstisch und lege Reservekarten bereit.

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