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Checklist pour organiser une foire scientifique

Une foire scientifique demande une préparation coordonnée : exposants, démonstrations, inscriptions, sécurité et technique doivent avancer dans le bon ordre. Commence par confirmer la date et le lieu, puis ouvre les inscriptions et rassemble les besoins des participants. Dans les dernières semaines, finalise le plan des stands, le programme, les autorisations et les consignes. Cette checklist de 64 tâches et 61 fournitures t’aide à ne rien oublier jusqu’à l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Inviter les exposants

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Établir la liste des exposants

    2 personnes

  • Organiser le plan

    2 personnes

  • Sélectionner les démonstrations

    3 personnes

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Confirmer les intervenants

    2 personnes

  • Faire les réservations

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier l’assurance

  • Rédiger les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Envoyer les consignes aux exposants

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Créer les badges nominatifs

  • Imprimer les panneaux d'information

    2 personnes

  • Imprimer les badges nominatifs

  • Rassembler les présentations

    2 personnes

  • Tester la technique

    2 personnes

  • Contrôler le matériel de démonstration

    3 personnes

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Trier les matériaux

    3 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    6 personnes

  • Marquer les emplacements des exposants

    2 personnes

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Aider les exposants à s’installer

    5 personnes

  • Brancher l'équipement de présentation

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’information

    2 personnes

  • Mettre en place le service traiteur

    3 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Encadrer les démonstrations

    4 personnes

  • Annoncer les conférences

  • Soutenir les conférences

    2 personnes

  • Servir les boissons

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Immortaliser les moments photo

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Animer le vote du public

    2 personnes

  • Animer la remise des prix

    3 personnes

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    3 personnes

  • Aider les exposants à démonter

    5 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler le matériel

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Trier les déchets

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

  • Remettre les clés et les badges d’accès

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le stock restant

    2 personnes

  • Archiver les photos et les documents

  • Envoyer un message de remerciement

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 24
  • Chaisesqté 80
  • Table d'inscription
  • Tabourets de barqté 6
  • Nappesqté 24

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 6
  • Vidéoprojecteur
  • Écran de projection
  • Haut-parleursqté 2
  • Microphoneqté 2
  • Table de mixage
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Clés USBqté 6
  • Guirlandes pour pylônesqté 2
  • Batteries externesqté 4
  • Serre-câblesqté 100
  • Ruban gafferqté 6
  • Pistolets à colleqté 4
  • Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 100
  • Verres à boireqté 100
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Louchesqté 8
  • Pichets à caféqté 4
  • Carafes d’eauqté 6
  • Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Glacièresqté 6
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de chefqté 4
  • Petits bolsqté 12
  • Pincesqté 8
  • Verres doseursqté 6
  • Thermosqté 6

Décoration

  • Bannières du salonqté 6
  • Panneaux de directionqté 20
  • Panneaux exposantsqté 30
  • Pancartes de tableqté 30
  • Badges nominatifsqté 100
  • Presse-papiersqté 20
  • Stylosqté 100
  • Blocs-notesqté 80
  • Urne à bulletins
  • Prixqté 3
  • Braceletsqté 250
  • Rayonnages grillagésqté 12

Éclairage

  • Lampes LEDqté 12
  • Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

  • Lunettes de sécuritéqté 40
  • Gants en nitrileqté 200
  • Extincteursqté 2
  • Ruban de signalisationqté 4
  • Trousses de premiers secoursqté 2

Nettoyage

  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Aspirateur

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’événement afin de laisser aux exposants le temps de confirmer leur présence et leurs besoins.
  • Ouvre le formulaire d’inscription dès que les invitations sont envoyées. Prévois une relance après 7 jours et arrête la collecte des besoins alimentaires au moins 10 jours avant la foire.
  • Établis le plan des stands 2 à 3 semaines avant le jour J, en séparant les démonstrations nécessitant de l’électricité, un vidéoprojecteur ou davantage d’espace.
  • Envoie les consignes de sécurité aux exposants au moins 7 jours avant l’événement. Vérifie aussi les autorisations et l’assurance avant d’imprimer la signalétique définitive.
  • Teste les ordinateurs, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone la veille. Prépare les rallonges, multiprises, serre-câbles, ruban gaffer et batteries externes dans une caisse facilement accessible.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une foire scientifique ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de confirmer le lieu, inviter les exposants, gérer les inscriptions et vérifier les autorisations sans tout faire dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une foire scientifique ?
Envoie-les 6 à 8 semaines avant l’événement, puis fais une relance après 7 jours. Ferme les inscriptions environ 10 à 14 jours avant la foire pour établir la liste des exposants et le plan des stands.
Quel matériel prévoir pour les démonstrations scientifiques ?
Prévois au minimum une table par stand, des chaises ou tabourets selon l’activité, ainsi que les équipements demandés par les exposants. Pour la technique, vérifie les ordinateurs portables, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone, les rallonges et les multiprises.
Quand tester la technique d’une foire scientifique ?
Fais un premier test 7 jours avant pour repérer les besoins manquants, puis un test complet la veille. Contrôle chaque présentation, les câbles, le son, la projection et les sources d’alimentation avant l’arrivée des exposants.

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