Wat heb je nodig voor een wetenschapsbeurs?

Een wetenschapsbeurs vraagt om meer dan tafels en proefopstellingen. Je hebt ook een werkende registratie, veilige stroomvoorziening, duidelijke informatie en reserveonderdelen nodig. Denk vooraf aan materialen die exposanten vaak zelf vergeten mee te nemen, zoals kabelbinders, gaffer tape en USB-sticks. Voor koffie en water zijn kannen, kopjes, glazen en serveerbladen nodig, naast koffiezetapparaten en waterkokers. Gebruik deze boodschappenlijst naast het plan om vóór de beurs alles te verzamelen en te testen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Registratietafel
Barkrukkenaantal 6
Tafelkledenaantal 24

Apparatuur

Laptopsaantal 6
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
USB-sticksaantal 6
Pillarsnoerenaantal 2
Powerbanksaantal 4
Kabelbindersaantal 100
Gaffer tapeaantal 6
Lijmpistolenaantal 4
Zaklampenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Drinkglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Opscheplepelsaantal 8
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Schaaltjesaantal 12
Tangenaantal 8
Maatbekersaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Beursbannersaantal 6
Pijlenbordenaantal 20
Exposantenbordenaantal 30
Tafelbordjesaantal 30
Naamkaartjesaantal 100
Klembordenaantal 20
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 80
Stembiljetdoos
Prijzenaantal 3
Polsbandjesaantal 250
Draadrekkenaantal 12

Verlichting

LED-lampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 40
Nitrilhandschoenenaantal 200
Brandblussersaantal 2
Waarschuwingslintaantal 4
EHBO-koffersaantal 2

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Theeassortiment - 3 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 2 dozen
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenschijfjes - 3 netten
- Spa Blauw - 12 flessen
- Spa Rood - 6 flessen
- Cola - 6 flessen
- Cola Zero - 6 flessen
- Sinas - 4 flessen
- Appelsap - 4 pakken
- Sinaasappelsap - 4 pakken
- IJsblokjes - 12 zakken
- Roerstaafjes - 250 stuks
- Servetten - 500 stuks
- Zachte broodjes - 120 stuks
- Volkorenbrood - 8 broden
- Hummus - 8 bakjes
- Roomkaas - 6 kuipjes
- Jonge kaas - 4 kilogram
- Ham - 3 kilogram
- Kipfiletbeleg - 3 kilogram
- Tomaten - 4 kilogram
- Komkommers - 3 kilogram
- Sla - 8 kroppen
- Paprika's - 3 kilogram
- Boter - 2 kilogram
- Mayonaise - 2 flessen
- Mosterd - 2 flessen
- Ketchup - 2 flessen
- Krentenbollen - 60 stuks
- Mueslirepen - 100 stuks
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoute stengels - 6 zakken
- Popcorn - 6 zakken
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Mandarijnen - 5 kilogram
- Koekjes - 8 pakken
- Glutenvrije broodjes - 12 stuks
- Vegan beleg - 6 verpakkingen
- Notenvrije snackrepen - 40 stuks
- Afvalzakken - 4 rollen
- Keukenpapier - 8 rollen
- Toiletpapier - 24 rollen
- Afwasmiddel - 3 flessen
- Handzeep - 6 flessen
- Allesreiniger - 3 flessen
- Desinfecterende doekjes - 6 pakken
- Sponsjes - 12 stuks
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Aluminiumfolie - 3 rollen
- Vershoudfolie - 3 rollen
- Diepvrieszakken - 2 dozen

Tips

Plan per stand minstens één tafel en neem extra tafelkleden mee voor registratietafel en presentatieruimte. Controleer de definitieve plattegrond voordat je meubels bestelt of huurt.
Test laptops, beamer, projectiescherm, speakers, microfoon en mengpaneel uiterlijk één dag vooraf samen. Zet presentaties ook op minimaal twee USB-sticks; zo kun je een defecte laptop of ontbrekende kabel opvangen.
Leg per demonstratie een kleine veiligheidsset klaar met kabelbinders, gaffer tape, een zaklamp en voldoende verlengsnoeren. Kabels die op looproutes liggen, moeten direct worden vastgezet.
Voorzie bij de ontvangst een registratietafel met naambadges en een aparte plek voor exposanteninstructies. Druk de badges minimaal één dag vooraf af en neem blanco exemplaren mee voor late aanmeldingen.
Reken voor de pauze op koffie, thee en water voor alle aanwezigen en zet minstens twee serveerpunten klaar bij een grote beurs. Verzamel dieetwensen vóór het boodschappen doen, zodat je niet op de dag zelf moet improviseren.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een wetenschapsbeurs?: Begin met tafels, stoelen, tafelkleden, een registratietafel en naambadges. Voeg laptops, presentatieapparatuur, verlengsnoeren, stekkerdozen, USB-sticks, kabelbinders en gaffer tape toe. Voor catering heb je onder meer koffiezetapparaten, waterkokers, koffiekopjes, drinkglazen, borden en besteksets nodig.
Hoeveel tafels heb ik nodig voor een wetenschapsbeurs?: Reken in eerste instantie op één tafel per exposant of demonstratiestand, plus één registratietafel. Tel daarnaast minimaal één extra tafel voor gezamenlijke informatie, materiaalopslag of een programmahoek. Gebruik de plattegrond om gangpaden en de ruimte rond demonstraties vrij te houden.
Wanneer moet ik de techniek voor een wetenschapsbeurs testen?: Test alle apparatuur uiterlijk één dag vóór de beurs en nogmaals kort vóór opening. Controleer niet alleen of de beamer werkt, maar ook beeld, geluid, aansluitingen, verlengsnoeren en presentaties op USB-sticks. Leg reservekabels, powerbanks en gaffer tape klaar bij de techniek.
Hoeveel koffie en water heb ik nodig op een wetenschapsbeurs?: Reken voor een bijeenkomst van enkele uren op ongeveer 3 koppen koffie of thee en 4 tot 6 glazen water per persoon. Neem extra koffie, thee en water mee voor exposanten die eerder komen en voor een programma dat uitloopt. Zet de definitieve aantallen pas vast nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.