Que faut-il prévoir pour une foire scientifique ?

Une foire scientifique demande plus qu’une table par exposant. Il faut prévoir l’accueil, les démonstrations, les présentations et les temps de pause, avec du matériel fiable et des quantités adaptées. Cette liste rassemble le mobilier, l’équipement technique, les fournitures de montage et la vaisselle à acheter ou à emprunter. Pense aussi aux éléments souvent oubliés : rallonges, serre-câbles, batteries externes, badges et supports d’information.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 6
Nappesqté 24

Équipement

Ordinateurs portablesqté 6
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Clés USBqté 6
Guirlandes pour pylônesqté 2
Batteries externesqté 4
Serre-câblesqté 100
Ruban gafferqté 6
Pistolets à colleqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à boireqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 8
Pichets à caféqté 4
Carafes d’eauqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Petits bolsqté 12
Pincesqté 8
Verres doseursqté 6
Thermosqté 6

Décoration

Bannières du salonqté 6
Panneaux de directionqté 20
Panneaux exposantsqté 30
Pancartes de tableqté 30
Badges nominatifsqté 100
Presse-papiersqté 20
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 80
Urne à bulletins
Prixqté 3
Braceletsqté 250
Rayonnages grillagésqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 40
Gants en nitrileqté 200
Extincteursqté 2
Ruban de signalisationqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Aspirateur

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 2 boîtes
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Tranches de citron - 3 filets
- Spa Blauw - 12 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Glaçons - 12 sacs
- Bâtonnets mélangeurs - 250 pièces
- Serviettes - 500 pièces
- Petits pains moelleux - 120 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Houmous - 8 barquettes
- Fromage à la crème - 6 pots
- Jeune fromage - 4 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Garniture de filet de poulet - 3 kilogrammes
- Tomates - 4 kilogrammes
- Concombres - 3 kilogrammes
- Laitue - 8 pièces
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Beurre - 2 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Petits pains aux raisins - 60 pièces
- Barres de céréales - 100 pièces
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Gressins salés - 6 sachets
- Popcorn - 6 sachets
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Mandarines - 5 kilogrammes
- Biscuits - 8 paquets
- Petits pains sans gluten - 12 pièces
- Garniture vegan - 6 emballages
- Barres snack sans noix - 40 pièces
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 6 paquets
- Éponges - 12 pièces
- Essuie-tout - 12 paquets
- Papier aluminium - 3 rouleaux
- Film alimentaire - 3 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévois au moins une rallonge et une multiprise par zone de démonstration, puis ajoute 20 % de longueur ou de prises en réserve. Les câbles qui traversent les passages doivent être fixés avec du ruban gaffer et des serre-câbles.
Pour l’accueil, installe une table d’inscription, des chaises et les badges nominatifs avant l’arrivée du premier exposant. Prépare environ 10 % de badges vierges en plus que le nombre d’inscrits pour corriger les erreurs ou gérer les inscriptions tardives.
Réserve un ordinateur portable et une clé USB pour les présentations, même si les intervenants viennent avec leur propre matériel. Teste le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone et la table de mixage au moins 24 heures avant l’ouverture.
Pour une pause-café, compte deux tasses et deux verres par personne si tu ne peux pas les laver sur place. Prévois aussi des carafes d’eau, des pichets à café, des plateaux de service et 10 à 15 % de vaisselle supplémentaire.
Les démonstrations nécessitent souvent une alimentation mobile et un éclairage d’appoint. Ajoute des batteries externes et des lampes de poche, puis garde les pistolets à colle et le matériel de fixation dans une caisse accessible aux exposants.

Questions fréquentes

Combien de tables faut-il pour une foire scientifique ?: Compte au minimum une table par exposant ou par démonstration, selon l’espace nécessaire au matériel. Ajoute une table d’inscription et prévois 10 % de tables supplémentaires si plusieurs projets doivent être installés ou si les inscriptions ne sont pas définitives.
Quel matériel technique prévoir pour les présentations ?: Prévois au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection, des haut-parleurs et un microphone. Ajoute une table de mixage si plusieurs sources audio sont utilisées, ainsi que des clés USB et des rallonges en réserve.
Combien de verres et de tasses acheter pour une foire scientifique ?: Pour une pause sans lavage sur place, compte deux tasses et deux verres par participant. Ajoute 10 à 15 % de réserve, car la vaisselle reste souvent sur les tables des exposants ou disparaît dans les zones de démonstration.
Quand acheter le matériel pour une foire scientifique ?: Achète ou réserve le mobilier et le matériel technique au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Fais un test complet 24 heures avant l’ouverture et effectue les courses de boissons, vaisselle et fournitures au plus tard 2 jours avant.

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