Werkreis organiseren: checklist van voorbereiding tot vertrek

Een werkreis vraagt meer voorbereiding dan alleen vervoer en een hotel boeken. Je moet deelnemers, reisdocumenten, overnachting, vergaderruimte en het dagprogramma op elkaar afstemmen. Ook presentaties, laptops, kabels, lunchpakketten en bagage raken snel verspreid als niemand eigenaar is van de laatste controle. Gebruik deze checklist om eerst de reis vast te leggen, daarna de inhoud voor te bereiden en op de vertrekdag niets te missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Deelnemerslijst bevestigen
Reisinformatie versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoer reserveren
Overnachting reserveren
Vergaderruimte reserveren
Dagprogramma opstellen
Agenda en route delen
Reisdocumenten controleren
Presentaties verzamelen
Technische materialen testen
2 personen
Materialen inventariseren
Boodschappen doen
2 personen
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
Reistassen labelen
Online inchecken
Vertrekherinnering versturen

Event

Aanwezigheid controleren
2 personen
Bagage en materialen laden
3 personen
Reisbriefing geven
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
Naar bestemming reizen
2 personen
Vergaderruimte inrichten
3 personen
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
Werkbijeenkomst uitvoeren
2 personen
Koffie en thee bijvullen
Diner serveren
3 personen
Werkafspraken vastleggen
Materialen verzamelen
2 personen
Terugreis voorbereiden
2 personen
Naar vertrekpunt reizen
2 personen
Bagage uitladen
3 personen
Aanwezigheid bij terugkomst controleren

Nazorg

Apparatuur veilig opbergen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Vergaderruimte schoonmaken
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Geleende materialen retourneren
Reisdeclaraties verzamelen
Documenten en presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Reisdocumentenmappenaantal 10
Bagagelabelsaantal 12
Rugzakkenaantal 10
Powerbanksaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 10
Laptopladersaantal 10
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker
USB-sticksaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Kantoor

Notitieblokkenaantal 12
Balpennenaantal 20
Presentatiemappenaantal 12
Naamkaartjesaantal 12
Badgehoudersaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 20
Koffiekopjesaantal 12
Bordenaantal 12
Besteksetsaantal 12
Serveerschalenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 8

Schoonmaak

Handdesinfectiegelaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de deelnemerslijst uiterlijk twee weken voor vertrek en verwerk daarna pas definitief de vervoers- en overnachtingsreserveringen. Zo voorkom je betaalde plekken voor mensen die niet meegaan.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en stel lunchpakketten één dag vooraf samen. Bewaar gekoelde onderdelen in koelboxen met koelelementen en label de pakketten per deelnemer.
Test presentatiescherm, HDMI-kabels, presentatieklikker, stekkerdozen en verlengkabels minstens één werkdag vooraf met de laptops die daadwerkelijk meegaan. Neem presentaties ook mee op een USB-stick.
Maak per deelnemer een reisdocumentenmap en bevestig reisroute, vertrektijd en bagageafspraken uiterlijk de avond ervoor. Label reistassen en controleer bij vertrek zowel personen als materialen.
Plan op de bestemming minimaal 30 minuten voor het eerste overleg om de vergaderruimte in te richten. Leg naamkaartjes, notitieblokken, balpennen en presentatiemappen klaar voordat de groep binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een werkreis organiseren?: Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf met deelnemers, vervoer en overnachting. Leg vergaderruimte en dagprogramma uiterlijk 3 weken voor vertrek vast.
Wat moet ik één dag voor een werkreis controleren?: Controleer de deelnemerslijst, reisdocumenten, online check-in, route, presentaties en technische materialen. Stel lunchpakketten samen en verstuur de vertrekherinnering uiterlijk de avond ervoor.
Hoeveel tijd moet ik rekenen voor het inrichten van een vergaderruimte?: Reserveer minimaal 30 minuten voor tafelschikking, naamkaartjes, apparatuur en kabels. Test daarna nog 10 minuten het beeld en geluid voordat de vergadering start.
Wanneer moet ik lunchpakketten voor een werkreis maken?: Maak lunchpakketten de dag voor vertrek en bewaar gekoelde producten gekoeld tot uitdelen. Deel ze uit tijdens de reisbriefing of direct vóór vertrek, afhankelijk van het programma.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.