Checklist pour organiser un déplacement professionnel
Un déplacement professionnel réussi se prépare comme une petite production : les participants, le trajet, l’hébergement, la réunion et le matériel doivent avancer ensemble. Cette checklist regroupe 41 tâches et 32 fournitures, depuis la confirmation des participants jusqu’à l’installation sur place. Elle vous aide à fixer les échéances, à repérer les oublis fréquents et à répartir les responsabilités. Vous y trouverez aussi les points souvent traités trop tard : besoins alimentaires, documents de voyage, tests techniques et paniers-repas.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la liste des participants
Envoyer les informations de voyage
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le transport
Réserver l’hébergement
Réserver une salle de réunion
Établir le programme de la journée
Partager l’agenda et l’itinéraire
Vérifier les documents de voyage
Rassembler les présentations
Tester le matériel technique
2 personnes
Inventorier le matériel
Faire les courses
2 personnes
Préparer les paniers-repas
2 personnes
Étiqueter les sacs de voyage
Enregistrement en ligne
Envoyer un rappel de départ
Événement
Vérifier les présences
2 personnes
Charger les bagages et le matériel
3 personnes
Faire le briefing de voyage
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Se rendre à destination
2 personnes
Aménager la salle de réunion
3 personnes
Brancher le matériel de présentation
2 personnes
Tenir la réunion de travail
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Servir le dîner
3 personnes
Fixer les modalités de travail
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer le retour
2 personnes
Se rendre au point de départ
2 personnes
Décharger les bagages
3 personnes
Vérifier la présence au retour
Suivi
Ranger le matériel en lieu sûr
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la salle de réunion
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Rassembler les notes de frais de voyage
Classer les documents et les présentations
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Articles de voyage
- Dossiers de documents de voyageqté 10
- Étiquettes de bagagesqté 12
- Sacs à dosqté 10
- Batteries externesqté 10
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 10
- Chargeurs d’ordinateur portableqté 10
- Écran de présentation
- Câbles HDMIqté 2
- Cliqueur de présentation
- Clés USBqté 3
- Multiprisesqté 3
- Rallongesqté 3
Bureau
- Blocs-notesqté 12
- Stylos à billeqté 20
- Chemises de présentationqté 12
- Badges nominatifsqté 12
- Porte-badgesqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 20
- Tasses à caféqté 12
- Assiettesqté 12
- Couvertsqté 12
- Plateaux de serviceqté 4
Cuisine
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Planches à découperqté 2
- Bacs alimentairesqté 12
- Pains de glaceqté 8
Nettoyage
- Gel désinfectant pour les mainsqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par confirmer la liste des participants, puis envoyez les informations de voyage et traitez les inscriptions. Fixez une date limite de réponse d’au moins 10 jours avant le départ pour pouvoir réserver transport, hébergement et salle.
- Demandez les besoins alimentaires en même temps que les inscriptions, et non la veille. Préparez les paniers-repas, les glacières et les pains de glace au plus tard le jour précédent, en séparant clairement les régimes particuliers.
- Testez les ordinateurs portables, l’écran, les câbles HDMI, le cliqueur et les multiprises avant le départ. Prévoyez au moins un câble et un chargeur de rechange si le matériel est indispensable à la réunion.
- Vérifiez les documents de voyage et faites l’enregistrement en ligne dès son ouverture. Envoyez un rappel de départ la veille avec l’heure de rendez-vous, l’itinéraire et les consignes concernant les bagages.
- Étiquetez les sacs de voyage et inventoriez le matériel avant le chargement. Gardez les présentations, les clés USB, les chargeurs et les dossiers de voyage dans des sacs facilement accessibles, plutôt qu’au fond du coffre.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un déplacement professionnel ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Confirmez les participants en premier, puis réservez rapidement le transport, l’hébergement et la salle de réunion.
- Que faut-il vérifier avant le départ d’un déplacement professionnel ?
- Vérifiez les documents de voyage, les présences, l’enregistrement en ligne, l’itinéraire et les besoins alimentaires. Testez aussi tout le matériel de présentation au moins 24 heures avant le départ.
- Combien de temps prévoir pour préparer le matériel de réunion ?
- Prévoyez 60 à 90 minutes pour inventorier, charger et tester les ordinateurs, câbles, écran, multiprises et présentations. Faites un second contrôle juste avant le chargement des bagages.
- Quand préparer les paniers-repas pour un déplacement professionnel ?
- Préparez-les le jour précédent si les aliments le permettent, puis conservez-les dans des glacières avec des pains de glace. Distribuez-les au moment du briefing ou avant le trajet, selon l’horaire de départ.
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