Zo organiseer je een werkreis zonder losse eindjes

Een werkreis loopt meestal niet mis op de grote lijnen, maar op ontbrekende reisdocumenten, onduidelijke vertrektijden of een presentatie die pas ter plekke getest wordt. Begin daarom met de deelnemerslijst en leg daarna vervoer, overnachting en vergaderruimte vast. Verzamel dieetwensen en presentaties ruim vooraf, zodat je lunchpakketten en techniek kunt voorbereiden. Deel agenda, route en reisbriefing op één vast moment en controleer op de vertrekdag zowel mensen als bagage.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemerslijst bevestigen
2
Reisinformatie versturen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Vervoer reserveren
6
Overnachting reserveren
7
Vergaderruimte reserveren
8
Dagprogramma opstellen
9
Agenda en route delen
10
Reisdocumenten controleren
11
Presentaties verzamelen
12
Technische materialen testen
2 personen
13
Materialen inventariseren
14
Boodschappen doen
2 personen
15
Lunchpakketten samenstellen
2 personen
16
Reistassen labelen
17
Online inchecken
18
Vertrekherinnering versturen

Event

19
Aanwezigheid controleren
2 personen
20
Bagage en materialen laden
3 personen
21
Reisbriefing geven
22
Lunchpakketten uitdelen
2 personen
23
Naar bestemming reizen
2 personen
24
Vergaderruimte inrichten
3 personen
25
Presentatieapparatuur aansluiten
2 personen
26
Werkbijeenkomst uitvoeren
2 personen
27
Koffie en thee bijvullen
28
Diner serveren
3 personen
29
Werkafspraken vastleggen
30
Materialen verzamelen
2 personen
31
Terugreis voorbereiden
2 personen
32
Naar vertrekpunt reizen
2 personen
33
Bagage uitladen
3 personen
34
Aanwezigheid bij terugkomst controleren

Nazorg

35
Apparatuur veilig opbergen
2 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Vergaderruimte schoonmaken
2 personen
38
Afval verzamelen
2 personen
39
Geleende materialen retourneren
40
Reisdeclaraties verzamelen
41
Documenten en presentaties archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Reisbenodigdheden

Reisdocumentenmappenaantal 10
Bagagelabelsaantal 12
Rugzakkenaantal 10
Powerbanksaantal 10

Apparatuur

Laptopsaantal 10
Laptopladersaantal 10
Presentatiescherm
HDMI-kabelsaantal 2
Presentatieklikker
USB-sticksaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Kantoor

Notitieblokkenaantal 12
Balpennenaantal 20
Presentatiemappenaantal 12
Naamkaartjesaantal 12
Badgehoudersaantal 12

Servies

Herbruikbare bekersaantal 20
Koffiekopjesaantal 12
Bordenaantal 12
Besteksetsaantal 12
Serveerschalenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Broodmessenaantal 2
Snijplankenaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 8

Schoonmaak

Handdesinfectiegelaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 6
Afvalbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Bevestig de deelnemerslijst uiterlijk 14 dagen voor vertrek. Gebruik die lijst meteen voor vervoer, overnachting, dieetwensen en de verdeling van lunchpakketten; losse aanmeldingen zorgen anders snel voor verkeerde aantallen.
Reserveer vervoer, overnachting en vergaderruimte in dezelfde planningsronde. Deel daarna één agenda met route, vertrekpunt, vertrektijd en contactgegevens, zodat niemand met een oude versie reist.
Verzamel presentaties en controleer laptops, laders, HDMI-kabels, presentatieklikker en presentatiescherm minstens 2 werkdagen vooraf. Neem naast de hoofdopstelling ook stekkerdozen, verlengkabels en een USB-stick mee.
Maak lunchpakketten op basis van de definitieve dieetlijst en houd koelboxen met koelelementen gereed voor gekoelde producten. Zet herbruikbare bekers, koffie, borden en bestek apart klaar, zodat uitdelen tijdens de reis niet hoeft te wachten.
Plan de vertrekbriefing 24 uur vooraf en controleer op de ochtend zelf aanwezigheid, bagagelabels en materialen. Geef per deelnemer de reisdocumenten, route en vertrektijd door; laad bagage en apparatuur pas nadat de aantallen zijn afgevinkt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een werkreis organiseren?: Start bij voorkeur 4 tot 6 weken voor vertrek met de deelnemerslijst, vervoer, overnachting en vergaderruimte. Verzamel dieetwensen en presentaties uiterlijk 2 werkdagen vooraf, zodat je nog kunt bijsturen.
Wanneer moet je de reisbriefing voor een werkreis versturen?: Stuur de briefing ongeveer 24 uur voor vertrek en zet daarin de vertrektijd, route, contactgegevens en benodigde reisdocumenten. Verstuur op de ochtend zelf nog één korte vertrekherinnering.
Hoe voorkom je technische problemen tijdens een werkreis?: Test laptops, laders, presentatiescherm, HDMI-kabels en presentatieklikker minstens 2 werkdagen vooraf. Neem daarnaast een USB-stick, stekkerdoos en verlengkabel mee als reserve voor een andere aansluiting of opstelling.
Hoeveel lunchpakketten moet je voorbereiden voor een werkreis?: Maak één pakket per bevestigde deelnemer en tel eventuele begeleiders of chauffeurs alleen mee als zij mee-eten. Houd de definitieve dieetwensen uiterlijk 2 werkdagen vooraf aan en neem één extra pakket mee als reserve.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.