Checklist voor het organiseren van het wereldkampioenschap wielrennen
Een kijkfeest rond het wereldkampioenschap wielrennen vraagt meer voorbereiding dan alleen een scherm en wat hapjes. Regel de locatie, vergunningen en catering eerst; daarna werk je aan aanmeldingen, zitplaatsen en vervoer. Test beeld en geluid ruim vóór de start, zeker als je meerdere televisieschermen of projectoren gebruikt. Met deze checklist houd je ook zaken bij die vaak te laat gebeuren, zoals gekoelde dranken, routekaarten en duidelijke instructies voor vrijwilligers.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Vervoer en parkeren controleren
Programma opstellen
2 personen
Zitplaatsen indelen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Apparatuur ophalen
2 personen
Locatie en sleutels controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Versiering sorteren
2 personen
Routekaarten printen
Techniek testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Schermen opstellen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
Teambriefing houden
5 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Programma toelichten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Beeld en geluid bewaken
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds schoonmaken
Eindprogramma aankondigen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Servies verzamelen
3 personen
Buffet opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Toiletten eindschoonmaak geven
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Geleende spullen terugbrengen
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 4
- Ontvangsttafel
- Tafelkledenaantal 12
Servies
- Bordenaantal 120
- Kommenaantal 40
- Glazenaantal 150
- Koffiekopjesaantal 80
- Messenaantal 120
- Vorkenaantal 120
- Lepelsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Televisieschermenaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- HDMI-kabelsaantal 5
- HDMI-splittersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Vlaggenaantal 20
- Fietsvlaggetjesaantal 100
- Start- en finishdoek
- Tafeldecoratieaantal 12
- Routepostersaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Handgelhoudersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek minstens één dag vooraf. Test elke laptop, HDMI-kabel, splitter, projector en speaker met het daadwerkelijke beeld en geluid; leg ook verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal gasten uiterlijk een week voor het evenement door aan de cateraar. Zo voorkom je ontbrekende maaltijden en te weinig servies.
- Maak voor de locatieopening een tijdschema met blokken van 30 minuten. Zet eerst tafels, stoelen en schermen neer, sluit daarna de geluidsinstallatie aan en koel de dranken pas als de koelboxen op hun plek staan.
- Regel vervoer en parkeren uiterlijk een week vooraf. Vermeld op de uitnodiging waar fietsen en auto’s kunnen staan en druk routekaarten af voor gasten en vrijwilligers.
- Wijs per scherm of kijkzone één verantwoordelijke aan en instrueer vrijwilligers vóór de deuren opengaan. Laat hen weten wie de techniek, catering, ontvangsttafel en eventuele wijzigingen in het programma beheert.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een kijkfeest voor het wereldkampioenschap wielrennen organiseren?
- Reserveer de locatie en controleer vergunningen bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de wedstrijd en leg de definitieve cateringbestelling 7 dagen van tevoren vast.
- Hoeveel schermen heb ik nodig voor een kijkfeest wielrennen?
- Reken op minimaal 1 scherm per 30 tot 40 gasten als iedereen hetzelfde programma bekijkt. Bij meerdere ruimtes zet je per kijkzone een televisie of projector neer en test je alle verbindingen minstens 24 uur vooraf.
- Wanneer moet ik de catering voor het wereldkampioenschap wielrennen regelen?
- Reserveer de catering zodra de locatie en datum vaststaan, idealiter 4 tot 6 weken vooraf. Geef het definitieve aantal gasten, dieetwensen en het gewenste tijdstip van serveren uiterlijk 7 dagen voor het evenement door.
- Wat moet ik op de dag zelf als eerste doen?
- Open de locatie minimaal 3 uur voor de start. Controleer eerst sleutels, stroom en techniek; plaats daarna tafels, stoelen en schermen, sluit het geluid aan en zet hapjes en gekoelde dranken klaar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!