Checkliste für eine Weltmeisterschaft im Radsport
Eine Weltmeisterschaft im Radsport gemeinsam zu verfolgen, braucht mehr Vorbereitung als ein gewöhnlicher Fernsehabend. Du musst früh klären, wo die Übertragung läuft, wie viele Sitzplätze und Bildschirme nötig sind und wann Catering und Getränke bereitstehen. Auch Routenkarten, Parkmöglichkeiten und die Einweisung der freiwilligen Helfer werden leicht zu spät erledigt. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Location bis zum Aufbau am Veranstaltungstag.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Catering reservieren
Transport und Parken prüfen
Programm erstellen
2 Personen
Sitzplätze einteilen
2 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
Equipment abholen
2 Personen
Ort und Schlüssel kontrollieren
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Dekoration sortieren
2 Personen
Routenkarten ausdrucken
Technik testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Location öffnen
2 Personen
Tische aufstellen
4 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Bildschirme aufstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Buffet aufbauen
3 Personen
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Empfangstisch bereitstellen
2 Personen
Teambriefing durchführen
5 Personen
Event
Gäste empfangen
3 Personen
Programm vorstellen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet auffüllen
2 Personen
Bild und Ton überwachen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Toiletten zwischendurch reinigen
Abschlussprogramm ankündigen
Gäste verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Buffet aufräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Location reinigen
4 Personen
Toiletten endreinigen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- KlappischeAnz. 12
- StühleAnz. 100
- BuffetischeAnz. 4
- Empfangstisch
- TischdeckenAnz. 12
Geschirr
- TellerAnz. 120
- SchalenAnz. 40
- GläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- MesserAnz. 120
- GabelnAnz. 120
- LöffelAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 12
- ServierschalenAnz. 16
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- FernsehbildschirmeAnz. 3
- ProjektorenAnz. 2
- ProjektionsleinwändeAnz. 2
- LaptopsAnz. 2
- HDMI-KabelAnz. 5
- HDMI-SplitterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Tragbare LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
Dekoration
- FahnenAnz. 20
- FahrradfähnchenAnz. 100
- Start- und Zielfahne
- TischdekorationAnz. 12
- RoutenposterAnz. 10
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Handfeger und KehrblechAnz. 2
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HanddesinfektionsständerAnz. 4
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Technik mindestens 7 Tage vorher: Teste jeden Bildschirm oder Projektor, Laptop, HDMI-Kabel und HDMI-Splitter mit dem tatsächlichen Übertragungssignal. Lege zusätzlich Verlängerungskabel und eine Ersatzlösung für den Ton bereit.
- Plane Sitzplätze und Bildschirme nach der Gästezahl. Rechne für jeden Sitzplatz mit etwa 50 bis 60 Zentimetern Tischbreite und stelle die Bildschirme so auf, dass auch von den hinteren Reihen die Strecke erkennbar bleibt.
- Schließe Catering, Ernährungswünsche und Anmeldungen spätestens 7 Tage vor dem Termin ab. Für Kaffee, Tee und kalte Getränke brauchst du außerdem ausreichend Gläser, Kaffeetassen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen und Kühlboxen.
- Weise freiwillige Helfer spätestens 24 Stunden vor Beginn ein. Teile ihnen feste Aufgaben für Empfang, Technik, Buffet, Nachfüllen und das Öffnen der Location zu, statt die Zuständigkeiten erst vor Ort zu verteilen.
- Bereite Routenkarten, Sitzplatzplan und Programm am Vortag vor. Drucke die Routenkarten in der benötigten Anzahl aus und sortiere Dekoration, Fahnen sowie Tischdecken, damit der Aufbau nicht durch Suchen ins Stocken gerät.
Häufige Fragen
- Wie früh muss ich eine Location für eine Weltmeisterschaft im Radsport reservieren?
- Reserviere die Location idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Prüfe direkt danach Genehmigungen, Öffnungszeiten, Schlüsselübergabe, Parkmöglichkeiten und ob genügend Stromanschlüsse für Bildschirme, Projektoren und Musikanlage vorhanden sind.
- Wie viele Bildschirme brauche ich für eine Radsport-Weltmeisterschaft?
- Plane mindestens einen gut sichtbaren Bildschirm oder Projektor pro 30 bis 40 Gäste. Bei länglichen Räumen sind zwei oder mehr Sichtachsen meist besser; teste die Sicht aus der hintersten Sitzreihe spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung.
- Wann sollte ich Catering und Ernährungswünsche festlegen?
- Sammle Anmeldungen und Ernährungswünsche bis spätestens 7 Tage vor dem Termin. Bestätige danach die Personenzahl beim Catering und kaufe haltbare Vorräte wie Getränke, Kaffee und Snacks spätestens am Vortag.
- Was muss am Veranstaltungstag vor der Übertragung erledigt sein?
- Öffne die Location etwa 3 Stunden vorher. Stelle zuerst Tische, Stühle und Bildschirme auf, teste Bild und Ton, kühle die Getränke und richte anschließend Buffet, Empfangstisch, Routenkarten und Dekoration ein.
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