Wereldfeest organiseren: checklist en planning
Een wereldfeest vraagt om meer dan muziek, eten en kraampjes. Je legt eerst datum, programma, locatie en begroting vast en werkt daarna toe naar aanmeldingen, artiesten, kraamhouders en vrijwilligers. Vooral dieetwensen, allergenenlabels, stroom voor de geluidsinstallatie en bevestigde leveringen worden snel te laat geregeld. Gebruik de checklist als vaste volgorde: eerst de basis, daarna de inhoud en tot slot de uitvoering op locatie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en ruimtes reserveren
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten en presentatoren vastleggen
2 personen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Wereldkeuken samenstellen
3 personen
Kraamhouders benaderen
3 personen
Uitnodigingen versturen
3 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
3 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitdelen
2 personen
Reserveringen bevestigen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Menukaarten maken
2 personen
Programmaposters maken
2 personen
Bewegwijzering maken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Leveringen bevestigen
Allergenenlabels voorbereiden
2 personen
Kookteams informeren
2 personen
Boodschappen doen
4 personen
Versproducten ophalen
2 personen
Dranken koelen
3 personen
Kookingrediënten portioneren
4 personen
Decoratie sorteren
3 personen
Techniek testen
2 personen
Event
Keuken voorbereiden
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
6 personen
Kraamtafels plaatsen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Versiering ophangen
5 personen
Infobalie inrichten
2 personen
Ingang bewegwijzeren
2 personen
Buffetten klaarzetten
5 personen
Gerechten bereiden
8 personen
Allergenenkaarten plaatsen
2 personen
Servies klaarzetten
3 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Vrijwilligers briefen
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Eetkraampjes bemannen
8 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Buffet bijvullen
5 personen
Tafels schoonhouden
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Workshops begeleiden
3 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Muziek afspelen
Fotopunt begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Geld en kassa afsluiten
2 personen
Eten veilig opbergen
4 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Nazorg
Meubilair afbreken
6 personen
Decoratie verwijderen
4 personen
Afval verzamelen
5 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
4 personen
Zalen schoonmaken
5 personen
Sanitair controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Materialen tellen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Afval afvoeren
3 personen
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 18
- Kraamtafelsaantal 10
- Stoelenaantal 220
- Barkrukkenaantal 12
- Buffettafelsaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Afzetpalenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 250
- Herbruikbare kommenaantal 120
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 100
- Messenaantal 250
- Vorkenaantal 250
- Lepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 30
- Serveerbordenaantal 30
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Mengpaneel
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptop
- Oplaadstationsaantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Snijplankenaantal 12
- Koks-messenaantal 12
- Mengkommenaantal 12
- Maatbekersaantal 6
- Braadpannenaantal 6
- Kookpannenaantal 8
- Kookplatenaantal 4
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Opslagbakkenaantal 20
- Serveertangenaantal 20
- Keukenwekkersaantal 4
Decoratie
- Wereldvlaggenaantal 40
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Papieren lampionnenaantal 30
- Tafelkledenaantal 24
- Menubordenaantal 12
- Fotowand
- Krijtbordenaantal 12
- Pijlbordenaantal 20
- Plakbandaantal 8
- Tie-wrapsaantal 100
Verlichting
- Ledlichtsnoerenaantal 8
- Ledspotsaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Handzeepdispensersaantal 6
Sportmateriaal
- Parachutedoek
- Zachte ballenaantal 12
- Hoepelsaantal 8
- Springtouwenaantal 8
- Spelmaterialenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg programma, ruimtes en plattegrond uiterlijk enkele weken vooraf naast elkaar. Zo zie je op tijd of buffettafels, kraamtafels, stoelen, partytenten en afzetpalen logisch passen.
- Open het aanmeldformulier zodra datum en programma vaststaan en verwerk aanmeldingen wekelijks. Vraag direct naar dieetwensen, zodat kookteams allergenenlabels en menukaarten kunnen voorbereiden.
- Plan voor het eerste uur van het muziekprogramma een korte soundcheck met actieve speakers, draadloze microfoons, mengpaneel en laptop. Test daarbij alle verlengkabels, stekkerdozen en luidsprekerstatieven op hun definitieve plek.
- Maak één vrijwilligersindeling met taken voor ontvangst, keuken, buffet, techniek en opruimen. Deel het draaiboek vooraf uit en wijs per onderdeel één aanspreekpunt aan.
- Bevestig leveringen en reserveringen minstens 3 dagen voor het feest. Controleer naast meubilair ook herbruikbare borden, kommen, bekers, bestek, thermoskannen, waterkannen, koelboxen en snijplanken.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een wereldfeest organiseren en beginnen met plannen?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, programma en begroting. Regel daarna artiesten, kraamhouders, vrijwilligers en vergunningen voordat je uitnodigingen verstuurt.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een wereldfeest?
- Maak minimaal 4 werkgebieden: ontvangst, keuken en buffet, programma en techniek, en opruimen. Plan per gebied minstens 2 vrijwilligers per dienst en wijs daarnaast één coördinator aan.
- Wanneer moet ik dieetwensen en allergieën verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het wereldfeest. Geef de definitieve informatie daarna aan de kookteams en zet allergenenlabels klaar.
- Wanneer moet de techniek voor een wereldfeest getest worden?
- Plan de soundcheck op de dag zelf minimaal 2 uur voor de start van het programma. Test microfoons, speakers, mengpaneel, laptop, stroompunten en oplaadstations samen op de juiste opstelling.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!