Checklist para organizar una Fiesta mundial

Una Fiesta mundial reúne puestos de comida, música, presentadores y actividades en un mismo programa. Para que el día funcione, hay que cerrar primero la fecha, el lugar, el presupuesto y los permisos; después se coordinan artistas, puestos, inscripciones y voluntarios. La parte que más se retrasa suele ser la cocina: preferencias dietéticas, etiquetas de alérgenos, menús y compras deben estar listas antes del montaje. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele faltar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Reservar el lugar y las salas
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Comprobar permisos
Confirmar a los artistas y presentadores
2 personas
Preparar el programa musical
2 personas
Montar cocina internacional
3 personas
Contactar a los puestos
3 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reclutar voluntarios
3 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Repartir el programa
2 personas
Confirmar las reservas
2 personas
Hacer el plano
2 personas
Hacer menús
2 personas
Crear los carteles del programa
2 personas
Crear la señalización
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Confirmar entregas
Preparar etiquetas de alérgenos
2 personas
Informar a los equipos de cocina
2 personas
Hacer la compra
4 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Porcionar ingredientes de cocina
4 personas
Clasificar la decoración
3 personas
Probar la técnica
2 personas

Evento

Preparar la cocina
4 personas
Colocar mesas y sillas
6 personas
Colocar las mesas de puesto
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
5 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Señalizar la entrada
2 personas
Preparar los bufés
5 personas
Preparar platos
8 personas
Colocar tarjetas de alérgenos
2 personas
Preparar la vajilla
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Informar a los voluntarios
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Atender los puestos de comida
8 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Reponer el bufé
5 personas
Mantener las mesas limpias
3 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Guiar talleres
3 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Poner música
Coordinar el punto de fotos
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar el dinero y la caja
2 personas
Guardar los alimentos de forma segura
4 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas

Seguimiento

Desmontar el mobiliario
6 personas
Retirar la decoración
4 personas
Recoger la basura
5 personas
Lavar la vajilla
4 personas
Limpiar la cocina
4 personas
Limpiar las salas
5 personas
Comprobar el sanitario
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Contar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Retirar los residuos
3 personas
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 18
Mesas de puestocant. 10
Sillascant. 220
Taburetes de barcant. 12
Mesas de buffetcant. 6
Percheroscant. 2
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Platos reutilizablescant. 250
Cuencos reutilizablescant. 120
Vasos reutilizablescant. 300
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 100
Cuchilloscant. 250
Tenedorescant. 250
Cucharascant. 180
Cucharonescant. 30
Platos de servircant. 30
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 12

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Mesa de mezclas
Soportes para altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Portátil
Estaciones de cargacant. 2

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 12
Cuchillos de chefcant. 12
Cuencos para mezclarcant. 12
Jarras medidorascant. 6
Sartenes para asarcant. 6
Ollas de cocinacant. 8
Placas de cocinacant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 8
Cajas de almacenamientocant. 20
Pinzas de servircant. 20
Temporizadores de cocinacant. 4

Decoración

Banderas del mundocant. 40
Guirnaldascant. 12
Farolillos de papelcant. 30
Mantelescant. 24
Carteles del menúcant. 12
Photowall
Pizarrascant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Cinta adhesivacant. 8
Bridascant. 100

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LEDcant. 6
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Material deportivo

Tela de paracaídas
Pelotas blandascant. 12
Aroscant. 8
Cuerdas para saltarcant. 8
Materiales de juegocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el presupuesto y los permisos antes de confirmar puestos o artistas. Reserva también las salas necesarias y deja por escrito qué puede usar cada equipo.
Abre las inscripciones con tiempo suficiente para recoger preferencias dietéticas. Usa esos datos para preparar menús y etiquetas de alérgenos, no solo para calcular el número de asistentes.
Asigna voluntarios por franjas y funciones concretas: recepción, cocina, montaje, señalización y apoyo técnico. Entrega el programa y el plano antes del día del evento para evitar que todo dependa de una sola persona.
Haz el plano cuando conozcas los puestos y las salas. Reserva espacio para mesas de buffet, mesas de puestos, carpas, circulación, percheros y postes separadores; así no tendrás que moverlo todo durante el montaje.
Confirma las entregas y revisa el inventario al menos 24 horas antes. Comprueba especialmente vajilla reutilizable, termos, jarras de agua, neveras portátiles, cables alargadores, regletas, micrófonos y altavoces.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Fiesta mundial?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, el programa provisional, el lugar, el presupuesto y los permisos; después confirma artistas, puestos e inscripciones.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una Fiesta mundial?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes y ciérralas al menos 7 días antes del evento. Ese margen permite confirmar reservas, asignar voluntarios y ajustar compras según las preferencias dietéticas.
¿Cuándo se preparan los menús y las etiquetas de alérgenos?: Prepara una primera versión 2 semanas antes y ciérrala cuando termine la inscripción, como mínimo 7 días antes. Entrega la información final a todos los equipos de cocina antes de hacer la compra.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una Fiesta mundial?: El día anterior revisa el inventario, las entregas, el plano, la señalización y el programa. Comprueba también el equipo de sonido, los cables, las estaciones de carga y la vajilla; deja el montaje principal listo o dividido en tareas con responsables y horarios.

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