Organiser une Fête du monde : la checklist complète

Une Fête du monde demande de coordonner un lieu, un programme, des exposants, des artistes et un menu aux origines variées. Commence par fixer la date, le budget et les espaces, puis avance vers les inscriptions, les bénévoles et la logistique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les réservations, finaliser le plan du site et préparer les informations sur les allergènes. Cette checklist regroupe les étapes dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu et les espaces
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les artistes et les présentateurs
2 personnes
Établir le programme musical
2 personnes
Composer un menu du monde
3 personnes
Contacter les exposants
3 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
3 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Distribuer le déroulé
2 personnes
Confirmer les réservations
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Créer les menus
2 personnes
Créer les affiches du programme
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Confirmer les livraisons
Préparer les étiquettes d’allergènes
2 personnes
Informer les équipes de cuisine
2 personnes
Faire les courses
4 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
3 personnes
Répartir les ingrédients de cuisine
4 personnes
Trier la décoration
3 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Préparer la cuisine
4 personnes
Installer les tables et les chaises
6 personnes
Installer les tables des stands
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
5 personnes
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
Signaler l’entrée
2 personnes
Mettre les buffets en place
5 personnes
Préparer les plats
8 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Préparer la vaisselle
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Briefing des bénévoles
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Annoncer le programme
Tenir les stands de restauration
8 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
5 personnes
Garder les tables propres
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Encadrer les ateliers
3 personnes
Accompagner les spectacles
2 personnes
Passer de la musique
Encadrer le photobooth
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Clôturer la caisse et l’argent
2 personnes
Stocker la nourriture en toute sécurité
4 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
6 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
4 personnes
Nettoyer les salles
5 personnes
Vérifier les sanitaires
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Compter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Répartir les restes de nourriture
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 18
Tables de standqté 10
Chaisesqté 220
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 250
Bols réutilisablesqté 120
Gobelets réutilisablesqté 300
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 100
Couteauxqté 250
Fourchettesqté 250
Cuillèresqté 180
Louchesqté 30
Assiettes de serviceqté 30
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Table de mixage
Pieds de haut-parleurqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ordinateur portable
Stations de rechargeqté 2

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 12
Couteaux de chefqté 12
Saladiersqté 12
Verres doseursqté 6
Sauteusesqté 6
Casserolesqté 8
Plaques de cuissonqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de rangementqté 20
Pinces de serviceqté 20
Minuteurs de cuisineqté 4

Décoration

Drapeaux du mondeqté 40
Guirlandes de fanionsqté 12
Lampions en papierqté 30
Nappesqté 24
Panneaux de menuqté 12
Mur photo
Panneaux en ardoiseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LEDqté 6
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Matériel de sport

Tissu parachute
Balles souplesqté 12
Cerceauxqté 8
Cordes à sauterqté 8
Matériel de jeuqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date et le programme avant de contacter les artistes ou les exposants : prévois au moins 2 à 3 semaines pour recueillir leurs disponibilités et confirmer leur participation.
Ouvre les inscriptions dès que le lieu et les horaires sont confirmés. Demande les besoins alimentaires au même moment afin de transmettre un récapitulatif aux équipes de cuisine au plus tard 7 jours avant l’événement.
Prévois un bénévole référent par zone : accueil, stands, repas, scène et rangement. Répartis les horaires par créneaux de 2 à 3 heures pour éviter qu’une même personne reste mobilisée toute la journée.
Vérifie le matériel avec le plan du site, pas seulement avec l’inventaire. Pour chaque espace, compte les tables, chaises, multiprises, rallonges, micros et supports nécessaires, puis confirme les livraisons au moins 3 jours avant.
Prépare les étiquettes d’allergènes et les menus avant l’installation. Garde les carafes d’eau, les gobelets réutilisables, les glacières et la vaisselle de service dans une zone identifiée pour éviter les recherches pendant le repas.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une Fête du monde ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières semaines servent à réserver le lieu, établir le budget, vérifier les autorisations et confirmer les artistes ainsi que les exposants.
Combien de temps avant une Fête du monde faut-il ouvrir les inscriptions ?: Ouvre le formulaire environ 4 à 6 semaines avant l’événement. Ferme-le 7 à 10 jours avant afin de traiter les inscriptions, les besoins alimentaires et les besoins d’accueil.
Comment organiser les bénévoles pour une Fête du monde ?: Prévois au minimum un référent pour chaque zone et des créneaux de 2 à 3 heures. Distribue le déroulé et les responsabilités 5 à 7 jours avant, puis confirme les présences la veille.
Quand préparer le menu et les allergènes ?: Finalise le menu 2 à 3 semaines avant, puis vérifie les quantités avec les inscriptions. Prépare les étiquettes d’allergènes et informe les équipes de cuisine au moins 7 jours avant le service.

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