Weltfest organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Weltfest verbindet Bühnenprogramm, internationale Küche und viele einzelne Stände. Damit am Veranstaltungstag nicht Genehmigungen, Allergenhinweise oder Kabel fehlen, brauchst du eine feste Reihenfolge. Zuerst stehen Termin, Ort, Räume und Budget fest; danach folgen Künstler, Standbetreiber, Helfer und Anmeldungen. In den letzten Tagen prüfst du Lieferungen, Lageplan, Beschilderung, Technik und die Ausstattung für Küche und Buffet.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Ort und Räume reservieren
2 Personen
Budget erstellen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Künstler und Moderatoren festlegen
2 Personen
Musikprogramm zusammenstellen
2 Personen
Weltküche zusammenstellen
3 Personen
Standbetreiber kontaktieren
3 Personen
Einladungen verschicken
3 Personen
Anmeldeformular öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
3 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ablaufplan verteilen
2 Personen
Reservierungen bestätigen
2 Personen
Lageplan erstellen
2 Personen
Menükarten erstellen
2 Personen
Programm-Poster erstellen
2 Personen
Beschilderung erstellen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Lieferungen bestätigen
Allergenkennzeichnungen vorbereiten
2 Personen
Küchenteams informieren
2 Personen
Einkaufen gehen
4 Personen
Frische Produkte abholen
2 Personen
Getränke kühlen
3 Personen
Kochzutaten portionieren
4 Personen
Dekoration sortieren
3 Personen
Technik testen
2 Personen

Event

Küche vorbereiten
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
6 Personen
Messetische aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Beleuchtung anschließen
2 Personen
Dekoration aufhängen
5 Personen
Infostand einrichten
2 Personen
Eingang ausschildern
2 Personen
Buffets bereitstellen
5 Personen
Gerichte zubereiten
8 Personen
Allergenkarten auslegen
2 Personen
Geschirr bereitstellen
3 Personen
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Programm ankündigen
Essensstände betreuen
8 Personen
Getränke servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Buffet nachfüllen
5 Personen
Tische sauber halten
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
Workshops betreuen
3 Personen
Auftritte betreuen
2 Personen
Musik abspielen
Fotopunkt betreuen
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher verabschieden
3 Personen
Geld und Kasse abschließen
2 Personen
Essen sicher verstauen
4 Personen
Anlage ausschalten
2 Personen

Nachbereitung

Möbel abbauen
6 Personen
Dekoration entfernen
4 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Geschirr abwaschen
4 Personen
Küche reinigen
4 Personen
Räume reinigen
5 Personen
Sanitäranlagen prüfen
2 Personen
Fundsachen sammeln
2 Personen
Materialien zählen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebenes Essen verteilen
2 Personen
Abfall entsorgen
3 Personen
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 18
MessetischeAnz. 10
StühleAnz. 220
BarhockerAnz. 12
BuffetischeAnz. 6
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 250
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 120
Wiederverwendbare BecherAnz. 300
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 100
MesserAnz. 250
GabelnAnz. 250
LöffelAnz. 180
ServierlöffelAnz. 30
ServiertellerAnz. 30
ThermoskannenAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Aktive LautsprecherAnz. 2
FunkmikrofoneAnz. 2
Mischpult
LautsprecherstativeAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
Laptop
LadestationenAnz. 2

Küche

KühlboxenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 12
KochmesserAnz. 12
RührschüsselnAnz. 12
MessbecherAnz. 6
BratpfannenAnz. 6
KochtöpfeAnz. 8
KochplattenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
AufbewahrungsboxenAnz. 20
ServierzangenAnz. 20
KüchentimerAnz. 4

Dekoration

WeltflaggenAnz. 40
WimpelkettenAnz. 12
PapierlampionsAnz. 30
TischdeckenAnz. 24
MenükartenAnz. 12
Fotowand
KreidetafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 20
KlebebandAnz. 8
KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-SpotsAnz. 6
BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
AbfallcontainerAnz. 4
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 6

Sportmaterial

Fallschirmtuch
SoftbälleAnz. 12
ReifenAnz. 8
SpringseileAnz. 8
SpielmaterialienAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Termin, Programm, Räume und Budget zuerst fest. Prüfe Genehmigungen frühzeitig, bevor du Künstler, Moderatoren oder Standbetreiber verbindlich zusagst.
Öffne das Anmeldeformular mehrere Wochen vor dem Weltfest und erfasse Ernährungswünsche direkt. Allergenkennzeichnungen gehören spätestens vor dem Druck der Menükarten in die Planung.
Teile Freiwillige nicht nur nach Aufgaben, sondern auch nach Zeitfenstern ein. Verteile den Ablaufplan vorab und benenne eine Person für Bühne, Küche, Einlass und Technik.
Bestätige Reservierungen und Lieferungen einige Tage vorher schriftlich. Kontrolliere dabei besonders Partyzelte, Klapptische, Buffetische, Stühle sowie Absperrpfosten für Wege und Wartebereiche.
Teste aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mischpult und Laptop vor dem Einlass. Plane Verlängerungskabel, Lautsprecherstative und Ladestationen ein und halte Kühlboxen, Schneidebretter und Mehrweggeschirr für die Küchenteams bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Weltfest organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Budget und Genehmigungen. Künstler, Standbetreiber und Freiwillige solltest du anschließend möglichst innerhalb der nächsten 3 bis 4 Wochen festlegen.
Wann sollte das Programm für ein Weltfest feststehen?: Das Grundprogramm sollte etwa 6 Wochen vor dem Termin stehen, damit Musik, Moderation und Bühnenzeiten abgestimmt werden können. Den detaillierten Ablaufplan verteilst du spätestens 7 Tage vorher.
Wie viele Helfer braucht ein Weltfest?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Bereich ein: Bühne, Küche, Einlass, Technik und Auf- beziehungsweise Abbau. Bei mehreren Essensständen oder parallel laufenden Programmpunkten kommen pro Bereich meist 2 bis 4 weitere Freiwillige hinzu.
Wann müssen Menükarten und Allergenhinweise fertig sein?: Sammle Ernährungswünsche und Zutatenangaben bis etwa 10 Tage vor dem Weltfest. Menükarten, Programm-Poster und Beschilderung sollten spätestens 3 bis 5 Tage vorher fertig sein, damit Änderungen noch möglich sind.

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