Wellnessdag organiseren: een praktische checklist

Een wellnessdag vraagt meer voorbereiding dan alleen behandelingen reserveren. Je moet het programma, de locatie en de behandelindeling op elkaar afstemmen, terwijl je ook rekening houdt met dieetwensen, allergieën en voorkeuren. Begin met de planning en deelnemers, regel daarna catering en behandelingen en richt de wellnessruimtes pas in als je weet hoeveel mensen komen. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, duidelijke programmakaarten en voldoende handdoeken, badjassen, slippers en drinken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wellnessprogramma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Behandelingen reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Allergieën registreren
Behandelvoorkeuren verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Behandeltijden indelen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappen doen
2 personen
Handdoeken wassen
Badjassen en slippers klaarleggen
Behandelsets samenstellen
2 personen
Programma afdrukken
Dranken koud zetten
Hapjes voorbereiden
2 personen
Locatie schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Wellnessruimtes inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Buffet en dranken klaarzetten
2 personen
Muziek en verlichting testen

Event

Deelnemers ontvangen
2 personen
Badjassen en slippers uitdelen
2 personen
Programma toelichten
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Yoga- en ademsessie begeleiden
2 personen
Fruit en thee serveren
2 personen
Wellnessbehandelingen begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
Buffet aanvullen
2 personen
Avondmaaltijd serveren
3 personen
Saunarondes begeleiden
2 personen
Dessert en kruidenthee serveren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie opruimen
3 personen
Wellnessmaterialen schoonmaken
2 personen
Handdoeken en textiel wassen
Overgebleven eten verdelen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 24
Buffettafelsaantal 2
Kledingrekkenaantal 2
Opbergmandenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 30
Ontbijtbordenaantal 30
Kommetjesaantal 24
Glazenaantal 36
Theeglazenaantal 24
Messenaantal 30
Vorkenaantal 30
Lepelsaantal 30

Keuken

Serveerkommenaantal 8
Serveerschalenaantal 6
Serveerlepelsaantal 8
Snijplankenaantal 3
Koksmesaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koffiezetapparaat
Thermoskannenaantal 3
Koelboxenaantal 3
IJsblokjesbakkenaantal 3

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Vazenaantal 6
Kunstbloemenaantal 12
Welkomstbord
Programmakaartenaantal 24

Apparatuur

Draagbare speaker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Massagetafelsaantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 24
Meditatiekussensaantal 24
Yogablokkenaantal 24

Wellness

Badjassenaantal 24
Badslippersaantal 24
Handdoekenaantal 72
Gezichtsdoekenaantal 48
Wasmandenaantal 3
Spiegelsaantal 3

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 3

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Stofzuiger
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wellnessprogramma vast voordat je behandelingen boekt. Plan behandelingen in tijdsblokken en houd per deelnemer ruimte vrij voor wisselen, rusten en verplaatsen tussen ruimtes.
Maak de definitieve deelnemerslijst uiterlijk een week vooraf. Verzamel tegelijk dieetwensen, allergieën en behandelvoorkeuren; zo voorkom je dat catering of behandelingen op het laatste moment moeten worden aangepast.
Bereken catering voor het volledige programma, niet alleen voor de hoofdmaaltijd. Zet water, thee en koffie verspreid klaar en houd gekoelde dranken en hapjes beschikbaar tussen behandelingen door.
Was handdoeken en leg badjassen en slippers minstens één dag eerder klaar. Stel behandelsets per behandeling samen, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken of ruimtes tussendoor opnieuw in te richten.
Test muziek, verlichting en verlengkabels vóór de ontvangst. Druk programmakaarten af, richt buffet en dranken in en zet een welkomstbord klaar voordat de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wellnessdag organiseren?: Begin minimaal 4 tot 6 weken van tevoren met de locatie, het programma en de behandelingen. Verstuur uitnodigingen zodra de belangrijkste onderdelen vaststaan en maak de definitieve deelnemerslijst ongeveer een week vooraf.
Hoe plan je behandelingen op een wellnessdag?: Werk met vaste tijdsblokken en plan per behandeling extra wisseltijd in. Maak de indeling nadat aanmeldingen, behandelvoorkeuren en het aantal beschikbare ruimtes bekend zijn, bij voorkeur 5 tot 7 dagen vooraf.
Hoeveel handdoeken heb je nodig voor een wellnessdag?: Reken minimaal 2 handdoeken per deelnemer: één voor gebruik en één als reserve of voor een volgende behandeling. Leg daarnaast badjassen en slippers per deelnemer klaar voordat de ontvangst begint.
Wanneer moet ik catering voor een wellnessdag regelen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de definitieve deelnemerslijst bekend is, uiterlijk een week vooraf. Doe houdbare boodschappen eerder en bereid hapjes en zet dranken koud op de dag zelf of maximaal één dag ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.