Checklist voor een goed georganiseerde wellnessbeurs

Een wellnessbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen exposanten en workshops vastleggen. Je moet bezoekers aanmelden, dieetwensen verzamelen, stands en workshopruimtes indelen en zorgen dat techniek, catering en bewegwijzering op tijd klaarstaan. Begin met datum en locatie, werk daarna via programma en exposanten naar de praktische uitvoering. Deze checklist helpt je de 70 taken en 45 benodigde spullen in de juiste volgorde af te werken, zodat je op de beursdag niet nog hoeft te printen, testen of inkopen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Exposanten uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Workshopleiders vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Exposantenlijst bijhouden
Standindeling tekenen
2 personen
Workshopruimtes indelen
2 personen
Catering reserveren
Dranken en boodschappen bestellen
Printwerk voorbereiden
2 personen
Naambadges maken
2 personen
Bewegwijzering ontwerpen
Parkeerinformatie versturen
Exposanteninformatie versturen
Techniek voor workshops testen
2 personen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen klaarzetten
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Workshopruimtes inrichten
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Programmafolders neerleggen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
Workshopmaterialen klaarleggen
4 personen
Toiletten controleren

Event

Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naambadges uitdelen
2 personen
Openingsinformatie geven
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Workshops begeleiden
4 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Gezonde hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Workshopruimtes resetten
2 personen
Voorraad servies aanvullen
Avondprogramma aankondigen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Laatste workshop afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Exposanten laten afbouwen
4 personen

Nazorg

Restanten veilig opbergen
2 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende materialen verzamelen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 28
Stoelenaantal 180
Statafelsaantal 8
Registratiebalie
Presentatietafelsaantal 4
Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projectoraantal 2
Projectieschermaantal 2
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Betaalterminalaantal 2

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 4
Schenkkannenaantal 6
Serveertangenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Bordenaantal 220
Kommetjesaantal 120
Besteksetsaantal 220
Theeglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 100

Decoratie

Katoenen tafelkledenaantal 30
Plantenaantal 20
Decoratieve mandenaantal 10
Vlaggenlijnenaantal 8
Naambordhoudersaantal 35

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Sfeerverlichtingaantal 6

Schoonmaak

Microvezeldoekenaantal 20
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuigeraantal 2

Sportmateriaal

Yogamattenaantal 30
Meditatiekussensaantal 20
Stretchbandenaantal 20
Yoga-blokkenaantal 20
Dekensaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de standindeling pas nadat de exposantenlijst grotendeels compleet is. Reserveer ook ruimte voor de registratiebalie, statafels en looproutes; een te volle indeling maakt workshops en stands minder toegankelijk.
Leg workshopleiders en tijden vroeg vast en test laptop, projector, projectiescherm, speakers en microfoon uiterlijk één week vooraf in de aangewezen workshopruimte. Controleer daarbij ook verlengkabels en stekkerdozen.
Verstuur parkeerinformatie en exposanteninformatie niet pas met de algemene uitnodiging. Stuur bezoekersinformatie minimaal 5 dagen vooraf en geef exposanten uiterlijk 1 week voor de beurs hun opbouw- en standgegevens.
Tel catering en servies op basis van het aantal aanmeldingen plus 10 procent reserve. Denk naast koffie en thee aan water, herbruikbare bekers, borden, kommetjes, bestek en voldoende thermoskannen.
Plan op de beursdag minstens 90 minuten voor locatiecontrole en opbouw. Zet naambadges, bewegwijzering, betaalterminal, oplaadkabels en materialen klaar voordat de eerste bezoeker bij de registratiebalie komt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wellnessbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, exposanten en workshopleiders. Houd de laatste 2 weken vrij voor aanmeldingen, printwerk, bestellingen, techniek en de definitieve indeling.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een wellnessbeurs?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en programmaonderdelen voldoende vaststaan. Verstuur een praktische herinnering met parkeerinformatie en eventuele dieetwensen uiterlijk 5 dagen voor de beurs.
Hoeveel catering moet ik bestellen voor een wellnessbeurs?: Bestel voor het verwachte aantal aangemelde bezoekers en tel 10 procent reserve op. Controleer de aantallen opnieuw 3 tot 5 dagen vooraf, zodat je dranken, boodschappen, servies en koffie- en theevoorzieningen kunt bijstellen.
Wanneer test ik de techniek voor workshops?: Test laptop, projector, scherm, speakers en microfoon uiterlijk 7 dagen vooraf op locatie. Doe op de beursdag nog een korte controle tijdens de opbouw, minimaal 90 minuten voor opening, inclusief kabels, stekkerdozen en stroompunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.