Checklist pour organiser un salon du bien-être

Un salon du bien-être demande une coordination précise entre les exposants, les ateliers et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation de la date jusqu’à l’installation des tables et du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : besoins alimentaires, badges, signalétique, stationnement et tests techniques. Prévoyez un suivi séparé pour les 70 tâches et les 45 fournitures du plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Définir les animateurs d'atelier
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Tenir à jour la liste des exposants
Dessiner le plan du stand
2 personnes
Aménager les espaces d'atelier
2 personnes
Réserver le catering
Commander des boissons et des courses
Préparer les impressions
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Concevoir la signalétique
Envoyer les infos de parking
Envoyer les informations aux exposants
Tester la technique pour les ateliers
2 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Aménager les espaces d'atelier
4 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Déposer les brochures du programme
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
4 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Donner les informations d'ouverture
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Encadrer les ateliers
4 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des en-cas sains
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Réinitialiser les salles d’atelier
2 personnes
Réapprovisionner la vaisselle
Annoncer le programme du soir
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Démonter les stands des exposants
4 personnes

Suivi

Stocker les restes en toute sécurité
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 28
Chaisesqté 180
Tables hautesqté 8
Comptoir d'inscription
Tables de présentationqté 4
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 4
Carafesqté 6
Pinces de serviceqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Assiettesqté 220
Petits bolsqté 120
Couvertsqté 220
Verres à théqté 100
Tasses à caféqté 100

Décoration

Nappes en cotonqté 30
Plantesqté 20
Paniers décoratifsqté 10
Guirlandes de fanionsqté 8
Porte-nomsqté 35

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 20
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateurqté 2

Matériel de sport

Tapis de yogaqté 30
Coussins de méditationqté 20
Bandes de résistanceqté 20
Blocs de yogaqté 20
Couverturesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis invitez les exposants avant de publier le formulaire d’inscription. Gardez une liste à jour avec les coordonnées, les besoins et le statut de chaque participant.
Fixez le programme des ateliers au moins 2 à 3 semaines avant le salon. Cela vous laisse le temps de confirmer les animateurs, de tester le projecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Prévoyez aussi les boissons, les machines à café, les bouilloires, les thermos et les gobelets réutilisables.
Préparez les badges, les impressions et la signalétique au moins 3 jours à l’avance. Les informations de stationnement et les consignes destinées aux exposants doivent partir avant le jour J, pas au dernier moment.
Le jour précédent, vérifiez les stocks, rechargez les câbles et testez les rallonges, multiprises et équipements d’atelier. Sur place, installez d’abord l’accueil, les tables, les chaises et les espaces d’atelier avant de refroidir les boissons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du bien-être ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les invitations, les inscriptions, le programme des ateliers et la coordination des exposants prennent généralement plusieurs semaines.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un salon du bien-être ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la date prévue. Une relance 2 à 3 semaines plus tard permet de finaliser les inscriptions et de mieux estimer le nombre de participants.
Quand réserver le traiteur pour un salon du bien-être ?: Réservez-le environ 4 semaines à l’avance, puis confirmez le nombre de personnes et les besoins alimentaires 5 à 7 jours avant le salon. Ajoutez une petite marge pour les inscriptions tardives.
Que faut-il tester avant les ateliers ?: Testez au moins 1 jour avant l’événement l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les haut-parleurs, le microphone, les câbles, les rallonges et les multiprises. Faites un essai dans la salle où chaque atelier aura lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.