Checklist para organizar una feria de bienestar

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha y la distribución del espacio antes de abrir las inscripciones. Necesitarás ubicar los stands, las salas de talleres, el mostrador de registro y las mesas de presentación antes de enviar información definitiva.
• Pide las preferencias dietéticas durante la inscripción y pásalas al catering con varios días de margen. Así puedes calcular mejor los alimentos, las bebidas y la vajilla, en lugar de resolver restricciones individuales durante la feria.
• Envía a los expositores el programa, la distribución de los stands, las instrucciones de aparcamiento y el horario de llegada al menos 5 días antes. Incluye también qué deben llevar y dónde encontrarán el mostrador de registro.
• Haz una prueba técnica completa de cada taller antes del evento: portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, cables alargadores y regletas. Comprueba la conexión en la sala real, no solo que el equipo se encienda.
• Reserva tiempo para enfriar las bebidas y colocar mesas, sillas, manteles y señalización antes de que lleguen los primeros asistentes. Como referencia, empieza el montaje al menos 2 horas antes y deja una persona responsable de comprobar el inventario.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación debo organizar una feria de bienestar?

Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar la fecha, el lugar, los expositores y los responsables de los talleres. Deja cerrados el programa, el catering y la distribución de los stands al menos 2 semanas antes.

¿Cuándo debo enviar las invitaciones a una feria de bienestar?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes si el público debe inscribirse. Cierra el formulario de inscripción unos días antes del evento para contar asistentes, preferencias dietéticas y necesidades de los talleres.

¿Qué debo comprobar el día anterior a la feria?

Revisa el inventario, prepara los materiales impresos, las tarjetas de identificación y la señalización, y confirma las inscripciones. También conviene enfriar las bebidas y comprobar que el terminal de pago, los cables y el equipo de los talleres están listos.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de bienestar?

Reserva al menos 2 horas para colocar mesas, sillas, stands, salas de talleres, señalización y el mostrador de registro. Si hay muchas zonas o equipos audiovisuales, añade entre 30 y 60 minutos para pruebas y ajustes.

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