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Wellnessmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Wellnessmesse braucht mehr als Aussteller und ein ansprechendes Programm. Früh müssen Ort, Anmeldung und Workshopräume stehen; später kommen Standplan, Technik, Beschilderung und Catering hinzu. Plane die letzten Einkäufe erst nach den Anmeldungen, damit Getränke, Geschirr und Materialien zur erwarteten Besucherzahl passen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Terminbestätigung bis zum Aufbau vor Ort durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Aussteller einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Workshopleiter festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Ausstellerliste pflegen

  • Standaufteilung zeichnen

    2 Personen

  • Workshopräume einteilen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Getränke und Einkäufe bestellen

  • Drucksachen vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung entwerfen

  • Parkinformationen versenden

  • Ausstellerinformationen versenden

  • Technik für Workshops testen

    2 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien bereitstellen

    3 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    6 Personen

  • Workshopräume einrichten

    4 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Programmhefte auslegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Tontechnik anschließen

    2 Personen

  • Workshopmaterialien bereitlegen

    4 Personen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Eröffnungsinformationen geben

  • Besucher zu den Ständen leiten

    2 Personen

  • Workshops betreuen

    4 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Gesunde Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Workshopräume zurücksetzen

    2 Personen

  • Geschirrvorrat auffüllen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Letzten Workshop abschließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Aussteller den Abbau durchführen lassen

    4 Personen

Nachbereitung

  • Reste sicher verstauen

    2 Personen

  • Tische und Stühle abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geliehene Materialien einsammeln

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos und Dokumente archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 28
  • StühleAnz. 180
  • StehtischeAnz. 8
  • Registrierungstheke
  • PräsentationstischeAnz. 4
  • Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • ProjektorAnz. 2
  • ProjektionsleinwandAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • LadekabelAnz. 6
  • KartenterminalAnz. 2

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 4
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 220
  • TellerAnz. 220
  • SchälchenAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 220
  • TeegläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 100

Dekoration

  • BaumwolltischdeckenAnz. 30
  • PflanzenAnz. 20
  • Dekorative KörbeAnz. 10
  • WimpelkettenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 35

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Reinigung

  • MikrofasertücherAnz. 20
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • StaubsaugerAnz. 2

Sportmaterial

  • YogamattenAnz. 30
  • MeditationskissenAnz. 20
  • StretchbänderAnz. 20
  • Yoga-BlöckeAnz. 20
  • DeckenAnz. 20

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und verschicke die Aussteller-Einladung danach. Für Rückmeldungen solltest du mindestens zwei bis drei Wochen einplanen, bevor du Standaufteilung und Workshopräume festlegst.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular früh und frage Ernährungswünsche direkt ab. So kannst du das Catering nicht nur nach der Gesamtzahl, sondern auch nach besonderen Anforderungen bestellen.
  • Plane Workshops mit festen Anfangszeiten und teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher und Mikrofon spätestens am Vortag. Denke bei jedem Raum auch an Verlängerungskabel und Ladekabel.
  • Erstelle Namensschilder, Ausstellerliste, Beschilderung und Parkinformationen spätestens eine Woche vor der Messe. Änderungen am Programm oder an den Ausstellern lassen sich dann noch einarbeiten, ohne alles am Veranstaltungstag zu drucken.
  • Kühle Getränke erst am Veranstaltungstag oder am Vorabend und stelle wiederverwendbare Becher, Teller, Schälchen und Besteck an den Ausgabestellen bereit. Prüfe außerdem vor dem Aufbau, ob Registrierungstheke, Tische, Stühle und Trennwände vollständig vorhanden sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wellnessmesse organisieren?
Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort und Ausstellerakquise. Programm, Anmeldung und Workshopräume sollten spätestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin feststehen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Wellnessmesse?
Plane für das erste Veranstaltungsstunde etwa zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Bestelle zusätzlich rund 10 Prozent Reserve, besonders bei warmem Wetter oder vielen Workshops.
Wann sollte das Programm einer Wellnessmesse fertig sein?
Veröffentliche das vollständige Programm idealerweise vier bis sechs Wochen vor der Messe. So können Besucher Workshops auswählen und du kannst Räume, Technik und Sitzplätze passend einteilen.
Was muss man am Tag vor der Wellnessmesse prüfen?
Kontrolliere am Vortag Ort, Standplan, Workshopräume, Beschilderung und die komplette Technik. Stelle Materialien bereit und prüfe, ob für Registrierung, Catering und Aussteller jeweils eine zuständige Person eingeplant ist.

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