Welkomstfeest organiseren: checklist en planning
Een welkomstfeest vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst locatie en gasten, daarna catering en programma, en pas op het laatst de opbouw. Verzamel dieetwensen zodra de aanmeldingen binnenkomen, zodat je allergenen zichtbaar kunt markeren. Controleer vooraf of er genoeg tafels, stoelen, servies en aansluitpunten zijn voor koffie, drank en geluid. Met deze checklist zie je wat je op tijd regelt en wat op de dag zelf moet gebeuren.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Muziekplaylist samenstellen
Programma afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Aanmeldlijst bijwerken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Allergenen markeren
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Drankenpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Hapjes uitstallen
3 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Toiletten controleren
Event
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drank opruimen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Koelboxen legen
2 personen
Overgebleven eten koelen
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Buffettafelsaantal 3
- Statafelsaantal 4
Servies
- Dinerbordenaantal 60
- Dessertbordenaantal 60
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 60
- Messenaantal 60
- Vorkenaantal 60
- Lepelsaantal 60
- Serveerbestekaantal 12
Keuken
- Schaaltjesaantal 15
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbladenaantal 6
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Maatbekersaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Microfoon
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenstandaardsaantal 4
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Programma'saantal 60
- Tafelnummersaantal 8
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlampenaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalknijpersaantal 2
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 2
- Handzeepdispensersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor het feest. Zo heb je tijd om aantallen, dieetwensen en naamkaartjes te verwerken.
- Plan de catering pas definitief nadat de aanmeldlijst is bijgewerkt. Reken per aanwezige op een dinerbord, dessertbord, glas, kopje en een kleine reserve van ongeveer 10 procent.
- Zet dranken minimaal 2 uur voor aanvang koud. Controleer tegelijk of koelboxen, waterkokers en koffiezetapparaten op aparte stroompunten kunnen worden aangesloten.
- Bouw buffet, koffiepunt en drankenpunt als drie afzonderlijke zones op. Leg serveerbestek en schalen klaar en markeer hapjes met allergenen voordat de eerste gasten binnenkomen.
- Test geluidsapparatuur, microfoon, bluetoothspeakers en verlichting uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Werk daarna pas de versiering en laatste hapjes af, zodat kabels niet opnieuw verplaatst hoeven te worden.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een welkomstfeest organiseren?
- Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en de uitnodigingen. Reserveer catering en apparatuur uiterlijk 2 weken voor het feest, zodat wijzigingen in het aantal gasten nog haalbaar zijn.
- Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een welkomstfeest?
- Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen als basis en houd ongeveer 10 procent extra servies en hapjes achter de hand. Voor het eerste uur kun je rekenen op 2 tot 3 drankjes per persoon.
- Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een welkomstfeest?
- Verstuur ze ongeveer 3 weken vooraf en vraag om aanmelding binnen 7 dagen. Verwerk dieetwensen direct, zodat de catering minimaal 1 week voor het feest definitief kan worden bevestigd.
- Wat moet ik op de dag van het welkomstfeest als eerste doen?
- Controleer eerst de locatie, stroompunten en materialen; doe dat ongeveer 3 uur voor aanvang. Zet daarna tafels en stoelen, richt buffet en drankpunten in en test geluid en verlichting uiterlijk 1 uur vooraf.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!