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Willkommensfeier organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Willkommensfeier wirkt unkompliziert, braucht aber frühzeitig eine klare Reihenfolge. Zuerst stehen Termin, Ort und Einladungen an; danach folgen Anmeldungen, Ernährungswünsche und das Catering. In den letzten Tagen kümmerst du dich um Einkauf, Programm, Namensschilder und Materialien. Am Veranstaltungstag zählen ein geprüfter Aufbau, kalte Getränke, gekennzeichnete Allergene und getestete Technik.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Einladungen erstellen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Musikplaylist zusammenstellen

  • Programm drucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Anmeldeliste aktualisieren

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Allergene kennzeichnen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Ort überprüfen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränkestand einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Beleuchtung anschließen

    2 Personen

  • Tonanlage testen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Toiletten kontrollieren

Event

  • Empfangstisch betreuen

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Letzte Runde servieren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 60
  • DesserttellerAnz. 60
  • GläserAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • MesserAnz. 60
  • GabelnAnz. 60
  • LöffelAnz. 60
  • ServierbesteckAnz. 12

Küche

  • SchälchenAnz. 15
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServiertablettsAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Mikrofon

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonständerAnz. 4
  • GirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 60
  • ProgrammeAnz. 60
  • TischnummernAnz. 8

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • LED-LampenAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • AbfallzangenAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere den Ort zuerst und kläre dabei, wie viele Tische, Stühle und Buffetische vorhanden sind. Plane außerdem Steckdosen für Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Lautsprecher ein.
  • Verschicke die Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher auswerten kannst. Aktualisiere danach die Anmeldeliste und passe das Catering an.
  • Bereite Programm, Namensschilder und Materialien spätestens 2 Tage vorher vor. So musst du am Veranstaltungstag nicht drucken, schneiden oder fehlende Angaben nachtragen.
  • Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt und richte einen eigenen Getränkestand ein. Für Kaffee brauchst du zusätzlich einen separaten Bereich mit Tassen, Löffeln und ausreichend Stellfläche.
  • Teste Tonanlage, Mikrofon und Beleuchtung vor dem Eintreffen der Gäste. Baue Buffet, Snacks und Kaffeebereich erst danach fertig auf und kennzeichne Allergene, bevor die ersten Speisen ausgelegt werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Willkommensfeier organisieren?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Einladungen und Catering. Die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche solltest du 7 Tage vor der Feier festhalten.
Wann sollte man die Einladungen zur Willkommensfeier verschicken?
Verschicke die Einladungen idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Setze die Rückmeldefrist auf etwa 10 bis 14 Tage vor der Feier, damit noch Zeit für Catering und Einkauf bleibt.
Was muss am Tag der Willkommensfeier zuerst aufgebaut werden?
Prüfe zuerst den Ort und stelle dann Tische, Stühle sowie Buffetische auf. Danach folgen Dekoration, Beleuchtung und Technik; Getränke, Snacks und Kaffee werden kurz vor Beginn bereitgestellt.
Wie viele Getränke braucht man für eine Willkommensfeier?
Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person und danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser bereit und kalkuliere bei warmem Wetter oder längeren Feiern einen höheren Bedarf ein.

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