Zo organiseer je een welkomstborrel zonder last-minute gedoe

Begin met de locatie en het verwachte aantal gasten; die bepalen hoeveel tafels, stoelen, glazen, hapjes en drank je nodig hebt. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de aanmeldingen enkele dagen voor de borrel, zodat je dieetwensen kunt verwerken en bestellingen kunt afronden. Plan op de dag zelf eerst de ruimte, koeling en techniek en pas daarna het buffet en de ontvangst. Zo houd je tijd over voor een rustig welkomstwoord en persoonlijk contact.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen versturen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
4
Dieetwensen verzamelen
5
Dieetwensen verwerken
6
Dranken bestellen
7
Hapjes bestellen
8
Muziek afspeellijst maken
9
Programma en welkomstwoord maken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Dranken koud zetten
2 personen
12
Hapjes controleren
2 personen

Event

13
Locatie openen
2 personen
14
Ruimte controleren
2 personen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen plaatsen
3 personen
17
Buffet inrichten
3 personen
18
Versiering ophangen
2 personen
19
Muziek aansluiten
2 personen
20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
21
Hapjes klaarzetten
3 personen
22
Inschrijftafel bemannen
2 personen
23
Gasten ontvangen
3 personen
24
Welkomstwoord geven
25
Hapjes serveren
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Buffet netjes houden
28
Afvalbakken legen
29
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

30
Eten en dranken opruimen
3 personen
31
Servies afwassen
3 personen
32
Meubilair terugplaatsen
3 personen
33
Versiering verwijderen
2 personen
34
Ruimte schoonmaken
3 personen
35
Afval wegbrengen
2 personen
36
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 80
Wijnglazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerplankenaantal 8

Keuken

Schenkkanenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Opscheptangenaantal 6
Flessenopenersaantal 3

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Decoratie

Ballonnenaantal 100
Slingersaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Naamkaartjesaantal 70
Vazenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 3 dagen vooraf in één overzicht. Noteer ook wie vegetarisch eet of een allergie heeft, zodat hapjes niet pas bij het buffet gescheiden hoeven te worden.
Zet dranken minimaal 2 uur voor de start koud. Gebruik koelboxen als er niet genoeg koelkastcapaciteit is en leg flessenopeners op minstens twee vaste plekken klaar.
Plan de opbouw minstens 90 minuten voor ontvangst. Zet eerst tafels en stoelen neer, controleer daarna stekkerdozen en verlengkabels voor de speakers en richt pas dan buffet en versiering in.
Maak het welkomstwoord kort en concreet: houd 3 tot 5 minuten aan. Vermeld waar koffie, thee, drank en hapjes staan en wijs een aanspreekpunt aan voor praktische vragen.
Richt de inschrijftafel bij de ingang in met naamkaartjes voordat de eerste gast arriveert. Zet afvalbakken dichtbij het buffet en controleer na het eerste halfuur of glazen, hapjes en servetten moeten worden aangevuld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een welkomstborrel organiseren?: Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de borrel en sluit de aanmeldingen 3 dagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb je nodig om een welkomstborrel op te bouwen?: Reken op minimaal 90 minuten voor een ruimte met tafels, stoelen, buffet, muziek en versiering. Komt er veel techniek of decoratie bij, plan dan 2 uur.
Wanneer bestel je hapjes en drank voor een welkomstborrel?: Bestel houdbare dranken en servies ongeveer 1 week vooraf. Geef het definitieve aantal hapjes door zodra de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor de borrel sluiten.
Hoe lang moet een welkomstwoord duren?: Houd het welkomstwoord op 3 tot 5 minuten. Gasten willen daarna meestal snel iets te drinken pakken en kennismaken, dus bewaar praktische details voor een korte mededeling bij de ontvangst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.