Ein Willkommensgetränk Schritt für Schritt organisieren
Bei einem Willkommensgetränk entscheidet ein klarer Ablauf darüber, ob die Gäste entspannt ankommen oder an der Anmeldung warten. Beginne mit der Location und der Einladung, erfasse anschließend Zusagen und Ernährungswünsche. Danach folgen Bestellungen, Aufbau und die Einteilung für Empfang, Begrüßungswort und Bewirtung. Plane den Veranstaltungstag rückwärts, damit Getränke gekühlt, Kaffee und Tee vorbereitet und Snacks rechtzeitig bereitstehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Einladungen verschicken
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Ernährungswünsche erfassen
- 5
Ernährungswünsche berücksichtigen
- 6
Getränke bestellen
- 7
Snacks bestellen
- 8
Musik-Playlist erstellen
- 9
Programm und Begrüßungswort erstellen
- 10
Einkaufen gehen
2 Personen
- 11
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 12
Snacks prüfen
2 Personen
Event
- 13
Location öffnen
2 Personen
- 14
Raum kontrollieren
2 Personen
- 15
Tische aufstellen
3 Personen
- 16
Stühle aufstellen
3 Personen
- 17
Buffet aufbauen
3 Personen
- 18
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 19
Musik anschließen
2 Personen
- 20
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
- 21
Snacks bereitstellen
3 Personen
- 22
Anmeldetisch besetzen
2 Personen
- 23
Gäste empfangen
3 Personen
- 24
Begrüßungswort sprechen
- 25
Snacks servieren
3 Personen
- 26
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 27
Buffet ordentlich halten
- 28
Mülleimer leeren
- 29
Gäste verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 30
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
- 31
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 32
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
- 33
Dekoration entfernen
2 Personen
- 34
Raum reinigen
3 Personen
- 35
Müll entsorgen
2 Personen
- 36
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 50
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 3
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 80
- WeingläserAnz. 40
- KaffeetassenAnz. 30
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierbretterAnz. 8
Küche
- KaraffenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 3
Ausstattung
- KühlboxenAnz. 4
- KaffeemaschinenAnz. 2
- Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
Dekoration
- BallonsAnz. 100
- GirlandenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 8
- NamensschilderAnz. 70
- VasenAnz. 6
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 6
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
- PutzlappenAnz. 12
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege die Rückmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Termin fest. So bleiben dir mehrere Tage, um Anmeldungen und Ernährungswünsche zu prüfen und bei der Bestellung zu berücksichtigen.
- Bestelle Getränke und Snacks erst, wenn die Zahl der Zusagen feststeht. Rechne für die erste Stunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und plane alkoholfreie Optionen sichtbar ein.
- Kühle die Getränke spätestens 3 Stunden vor Beginn. Kühlboxen und Karaffen helfen, wenn der Kühlschrank der Location nicht für alle Flaschen und Gläser ausreicht.
- Teile den Aufbau in feste Zeitfenster ein: Raumkontrolle, Tische und Stühle, Buffet, Dekoration, Musik sowie Kaffee und Tee. Eine Person sollte mindestens 30 Minuten vor Beginn am Anmeldetisch sein.
- Prüfe vor dem Öffnen der Location Strom, Verlängerungskabel und Lautsprecher. Flaschenöffner, Servierzangen, Namensschilder und Abfallbehälter werden häufig erst vermisst, wenn die ersten Gäste bereits da sind.
Häufige Fragen
- Wie viel Vorlauf braucht man für ein Willkommensgetränk?
- Für eine kleine Veranstaltung solltest du mindestens 2 bis 3 Wochen einplanen. Reserviere die Location zuerst und verschicke die Einladungen so, dass die Rückmeldefrist mindestens 7 Tage vor dem Termin endet.
- Wie viele Getränke brauche ich pro Gast?
- Plane für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke pro Person. Bei einer Veranstaltung von 2 Stunden solltest du zusätzlich Wasser und alkoholfreie Getränke einrechnen, statt nur die Menge an Empfangsgetränken zu kalkulieren.
- Wann müssen Getränke und Snacks bereitstehen?
- Die Getränke sollten spätestens 3 Stunden vor Beginn gekühlt werden. Stelle Snacks, Kaffee und Tee etwa 30 bis 45 Minuten vor dem Empfang bereit, damit am Anmeldetisch niemand gleichzeitig servieren muss.
- Wie früh sollte der Raum für ein Willkommensgetränk geöffnet werden?
- Öffne die Location mindestens 2 Stunden vor dem Eintreffen der Gäste. So bleiben etwa 60 Minuten für Möbel und Buffet und weitere 30 Minuten für Musik, Dekoration, Getränke und die letzte Raumkontrolle.
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