Welkomstbarbecue organiseren: checklist en planning

Een welkomstbarbecue loopt soepel als je eerst het aantal gasten vastlegt en daarna pas menu, materiaal en boodschappen regelt. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bevestig de aanwezigheid uiterlijk enkele dagen vooraf. Reserveer een partytent en extra tafels op tijd, zeker als je buitenlocatie weinig uitwijkruimte heeft. Op de dag zelf werk je van terrein en stroom naar opbouw, voorbereiding, buffet en ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Aanwezigheid bevestigen
Partytent reserveren
Extra tafels reserveren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen ophalen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Sausjes en brood klaarzetten
Terrein en stroom controleren
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
3 personen
Barbecue en brandstof plaatsen
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Salades en brood uitstallen
2 personen

Event

Barbecue aansteken
2 personen
Gasten ontvangen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barbecuegerechten bereiden
3 personen
Buffet en servies bijvullen
2 personen
Afval en lege flessen verzamelen
Laatste gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Barbecue schoonmaken
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Partytent en meubels afbreken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 45
Buffettafelaantal 2
Dranktafel

Servies

Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Glazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Serveerschalenaantal 12

Apparatuur

Barbecueaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koffiezetapparaat
Waterkoker
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 2

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 3
Serveertangenaantal 6
BBQ-tangenaantal 4
Maatbekersaantal 2

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Slingersaantal 6
Ballonnenaantal 40
Naamkaartjesaantal 50

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Lantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen vroeg genoeg om dieetwensen en aanmeldingen te verzamelen. Vraag uiterlijk een week vooraf om bevestiging, zodat je menu, stoelen en servies niet op schatting hoeft te baseren.
Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en regel dan definitief de partytent, extra tafels en verlichting. Kijk ook of verlengkabels en stekkerdozen veilig bij de stroompunten komen.
Maak koude gerechten en sauzen eerder op de dag klaar, maar zet salades, brood en dranken pas vlak voor de ontvangst buiten. Houd dranken gekoeld in koelboxen en gebruik een aparte dranktafel.
Plan de opbouw achteruit vanaf het moment dat gasten arriveren. Reken op tijd voor de partytent, tafels en stoelen, daarna barbecue en brandstof, buffet, versiering en een laatste controle van servies en afvalbakken.
Steek de barbecue niet pas aan wanneer de eerste gasten binnenkomen. Zorg dat de kolen of brandstof tijdig op temperatuur zijn en zet naamkaartjes, handzeep en een duidelijk drankpunt klaar voordat je gasten ontvangt.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een welkomstbarbecue versturen?: Stuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Vraag om aanmelding en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue, zodat je hoeveelheden en materiaal kunt vastleggen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een welkomstbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor terreincontrole, partytent, tafels, stoelen, barbecue, buffet en drankpunt. Tel daar voorbereidingstijd bij op voor groenten, salades, brood, sauzen en het koud zetten van dranken.
Wanneer moet ik een partytent en extra tafels regelen?: Reserveer de partytent en extra tafels zodra de datum en het verwachte aantal gasten bekend zijn, bij voorkeur 2 tot 3 weken vooraf. Controleer 48 uur voor het feest opnieuw de weersverwachting en de beschikbare ruimte.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een welkomstbarbecue?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast altijd water en houd alcoholvrije opties apart en gekoeld klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.