Barbecue de bienvenue : la checklist pour tout prévoir

Un barbecue de bienvenue demande plus de préparation qu’un simple repas dehors : il faut gérer les réponses, les besoins alimentaires, le matériel et la météo. Commencez par confirmer le nombre de participants avant de calculer les quantités et de réserver la tente ou les tables supplémentaires. La veille, préparez les salades, les sauces, le pain et les marinades. Le jour même, installez séparément le buffet, les boissons et le barbecue pour fluidifier le service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Confirmer la présence
Réserver une tente de réception
Réserver des tables supplémentaires
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mariner la viande
2 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer les sauces et le pain
Contrôler le site et l’alimentation électrique
2 personnes
Monter la tente de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer le barbecue et le combustible
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Dresser les salades et le pain
2 personnes

Événement

Allumer le barbecue
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Préparer les plats de barbecue
3 personnes
Réapprovisionner le buffet et la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets et les bouteilles vides
Accompagner les derniers invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le barbecue
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Démonter la tente de réception et le mobilier
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Table de buffetqté 2
Table des boissons

Vaisselle

Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Verresqté 60
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Barbecueqté 2
Glacièresqté 4
Machine à café
Bouilloire
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Pinces de serviceqté 6
Pinces à barbecueqté 4
Verres doseursqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Ballonsqté 40
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Demandez les besoins alimentaires dès l’invitation, puis relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant le barbecue. Vous éviterez de découvrir le jour J qu’un invité ne peut pas manger le menu prévu.
Calculez les quantités après la confirmation finale des présences, idéalement 3 à 5 jours avant. Prévoyez notamment 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure et gardez les boissons au frais avant l’arrivée.
Vérifiez les prévisions météo 48 heures à l’avance. Si une tente est nécessaire, contrôlez aussi l’espace disponible, les tables, les chaises et les points d’ancrage avant la livraison ou le retrait du matériel.
Préparez les éléments froids la veille : légumes lavés et coupés, salades, sauces et pain. Gardez la viande marinée au réfrigérateur et sortez-la suffisamment tôt pour qu’elle ne soit pas encore glacée au moment d’allumer le barbecue.
Testez l’alimentation électrique avant l’installation de la machine à café, de la bouilloire ou des guirlandes lumineuses. Utilisez les rallonges et multiprises uniquement après avoir vérifié leur emplacement, puis prévoyez les poubelles et le savon près des zones de repas.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un barbecue de bienvenue ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite de réponse. Faites une relance environ 7 jours avant afin de confirmer les présences et les besoins alimentaires.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire selon la durée et la météo. Ajoutez de l’eau et prévoyez un espace réfrigéré séparé pour garder les boissons accessibles.
Que préparer la veille d’un barbecue de bienvenue ?: Préparez la marinade, lavez et découpez les légumes, faites les salades et préparez les sauces ainsi que le pain. Vérifiez aussi le matériel, les réservations et les prévisions météo au plus tard la veille au soir.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un barbecue ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour contrôler le site, monter la tente, installer les tables et les chaises, puis mettre en place le buffet, les boissons et le barbecue. Allumez le barbecue suffisamment tôt pour qu’il soit à température au moment du premier service.

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