Checklist voor een watersportfestival organiseren
Een watersportfestival vraagt om meer voorbereiding dan alleen boards, kajaks en peddels klaarleggen. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, deelnemers, vrijwilligers en een veilig waterparcours. Werk van programma en veiligheidsplan naar materiaal, catering en communicatie. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke start- en finishzone, gecontroleerde uitgifte van zwemvesten en een laatste inspectie van de waterkant.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Reserveringen maken
Leveranciers en materiaal vastleggen
Programma en wedstrijdschema maken
2 personen
Veiligheidsplan voor wateractiviteiten maken
2 personen
Wateractiviteiten en regels bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijsten maken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen en toegang afstemmen
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Sportmateriaal controleren
2 personen
Wedstrijdnummers voorbereiden
2 personen
Locatie en waterkant inspecteren
2 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Start- en finishzone markeren
3 personen
Waterparcours uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarleggen
3 personen
Veiligheidsmaterialen plaatsen
3 personen
Inschrijftafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet voorbereiden
4 personen
Drankuitgifte inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
bewegwijzering ophangen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startprogramma presenteren
2 personen
Zwem- en veiligheidsinstructie geven
3 personen
Kanotocht begeleiden
4 personen
Suppen begeleiden
4 personen
Zeilclinic begeleiden
3 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Wedstrijden registreren
2 personen
Waterveiligheid bewaken
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Barbecue en buffet bedienen
4 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Sportmateriaal innemen
4 personen
Drank- en cateringmateriaal opruimen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Waterkant controleren
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Servies en materiaal afwassen
3 personen
Sportmateriaal reinigen en drogen
3 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Deelnemers informeren over vondsten
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 60
- Biertafelsetsaantal 6
- Inschrijftafel
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- SUP-boardsaantal 12
- Peddelsaantal 16
- Kajaksaantal 8
- Kajakpeddelsaantal 10
- Kinderkajaksaantal 4
- Zwemvesten volwassenenaantal 30
- Zwemvesten kinderenaantal 15
- Wetsuitsaantal 20
- Zeilenaantal 4
- Opblaasbare boeienaantal 12
- Waterpolodoelenaantal 2
- Waterballenaantal 10
- Wedstrijdfluitjesaantal 6
- Stopwatchesaantal 4
- Pionnenaantal 30
- Afzetlintaantal 4
- Touwrollenaantal 4
- Reddingsboeienaantal 6
- Werplijnenaantal 4
- Waterdichte opbergboxenaantal 6
Apparatuur
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 6
- Led-lantaarnsaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 100
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Koffiekopjesaantal 40
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Serveerlepelsaantal 8
- Tangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Waterbestendige routebordenaantal 12
- Tafelkledenaantal 8
- Start- en finishbannersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Sponzenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afvalbakkenaantal 10
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Nooddekensaantal 10
- Zaklampenaantal 6
- Waterdichte portofoonsaantal 6
Administratie
- Klembordenaantal 8
- Watervaste stiftenaantal 12
- Deelnemersbandjesaantal 150
- Prijzen en medaillesaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het wedstrijdschema pas definitief nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt. Zo kun je deelnemers indelen op activiteit en niveau en voorkom je dat kinderkajaks, zwemvesten of boards dubbel worden toegewezen.
- Plan de veiligheidscontrole uiterlijk de dag vóór het festival en herhaal die op de ochtend zelf. Controleer onder meer reddingsboeien, werplijnen, afzetlint, touwrollen en de doorgang langs de waterkant.
- Laat deelnemersinformatie minstens 3 dagen vooraf versturen. Vermeld het programma, de verzamelplek, kledingadvies, starttijd, regels per wateractiviteit en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Zet de inschrijftafel, wedstrijdnummers en deelnemerslijsten minimaal 60 minuten vóór de eerste activiteit klaar. Houd waterdichte opbergboxen bij de hand voor formulieren, telefoons en kleine materialen.
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur vóór aanvang. Stem bij wind, onweer of hitte af welke activiteiten doorgaan en informeer vrijwilligers en deelnemers direct over wijzigingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een watersportfestival organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en reserveringen. Leg het programma en materiaal uiterlijk 3 weken vooraf vast, zodat je nog tijd hebt voor aanmeldingen en aanpassingen.
- Wat moet er in een veiligheidsplan voor een watersportfestival staan?
- Beschrijf per activiteit het parcours, de regels, toezicht, reddingsmiddelen, communicatieroute en procedure bij een incident. Wijs minstens 1 verantwoordelijke per activiteit aan en leg vast waar deelnemers zich verzamelen bij een calamiteit.
- Wanneer moet ik zwemvesten en watersportmateriaal controleren?
- Controleer al het materiaal bij ontvangst en opnieuw op de ochtend van het festival. Tel boards, kajaks, peddels en zwemvesten per categorie; reserveer minstens 30 minuten voor een tweede controle en reparaties of vervanging.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een watersportfestival?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de inschrijving, 1 per actieve waterzone en extra hulp voor materiaaluitgifte, start en finish. Bij meerdere activiteiten tegelijk tel je per zone minstens 2 toezichthouders: één aan het water en één voor deelnemers en materiaal.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!