Checklist pour organiser un festival des sports nautiques

Un festival des sports nautiques demande une préparation plus précise qu’une simple journée sportive. Il faut coordonner les autorisations, les inscriptions, les activités sur l’eau, la sécurité et l’accès au site, tout en tenant compte de la météo. Prévoyez aussi le matériel pour les participants, les arbitres et les bénévoles : gilets, bouées, chronomètres, tables et signalétique. Cette checklist de 64 tâches et 62 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’installation du parcours et des zones d’accueil.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Faire les réservations
Fixer les fournisseurs et le matériel
Établir le programme et le calendrier des compétitions
2 personnes
Établir un plan de sécurité pour les activités nautiques
2 personnes
Définir les activités et les règles des activités nautiques
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer les listes de participants
Répartir les bénévoles
2 personnes
Coordonner les livraisons et l’accès
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
Préparer les numéros de compétition
2 personnes
Inspecter le site et le bord de l'eau
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
Tracer le parcours d’eau
4 personnes
Préparer le matériel de sport
3 personnes
Installer le matériel de sécurité
3 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le buffet de catering
4 personnes
Installer le point de distribution des boissons
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Présenter le programme d’ouverture
2 personnes
Donner une instruction de natation et de sécurité
3 personnes
Encadrer la sortie en canoë
4 personnes
Animer le stand-up paddle
4 personnes
Encadrer le stage de voile
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Enregistrer les compétitions
2 personnes
Surveiller la sécurité dans l’eau
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir le barbecue et le buffet
4 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Récupérer le matériel sportif
4 personnes
Ranger le matériel de boissons et de catering
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Contrôler le bord de l’eau
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Nettoyer et sécher le matériel sportif
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Trier les objets trouvés
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Ensembles de tables de bièreqté 6
Table d'inscription
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Planches de SUPqté 12
Pagaiesqté 16
Kayaksqté 8
Pagaies de kayakqté 10
Kayaks pour enfantsqté 4
Gilets de sauvetage adultesqté 30
Gilets de sauvetage pour enfantsqté 15
Combinaisons néoprèneqté 20
Voilesqté 4
Bouées gonflablesqté 12
Buts de water-poloqté 2
Boules d’eauqté 10
Sifflets de compétitionqté 6
Chronomètresqté 4
Cônesqté 30
Ruban de balisageqté 4
Rouleaux de cordeqté 4
Bouées de sauvetageqté 6
Lignes de lancerqté 4
Boîtes de rangement étanchesqté 6

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternes LEDqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Thermosqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux de parcours résistants à l’eauqté 12
Nappesqté 8
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2

Nettoyage

Seauxqté 6
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Poubellesqté 10

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 10
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkies étanchesqté 6

Administration

Presse-papiersqté 8
Marqueurs indélébilesqté 12
Bracelets pour participantsqté 150
Prix et médaillesqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez les autorisations et les déclarations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez aussi les conditions d’accès au plan d’eau, les zones de circulation et les éventuelles restrictions locales.
Fixez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez pour chaque activité la durée, le nombre de participants, les règles, le point de départ et le matériel utilisé afin d’éviter les changements de dernière minute.
Prévoyez un gilet de sauvetage pour chaque personne présente sur l’eau, avec des tailles adultes et enfants séparées. Gardez plusieurs gilets et bouées de sauvetage en réserve pour les remplacements rapides.
Attribuez les bénévoles par zone plutôt que par mission générale : inscriptions, départ, arrivée, sécurité, ravitaillement et rangement. Envoyez leurs horaires au moins 7 jours avant et prévoyez une personne référente pour les urgences.
Consultez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le festival. Préparez à l’avance le message à envoyer aux participants en cas de report, d’annulation ou de modification du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival des sports nautiques ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver le matériel, ouvrir les inscriptions et établir un plan de sécurité réaliste.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 7 à 10 jours avant l’événement, puis un rappel 24 à 48 heures avant. Indiquez l’heure d’arrivée, le lieu d’inscription, l’équipement obligatoire, le programme et la conduite à tenir en cas de météo défavorable.
Combien de gilets de sauvetage faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum un gilet par personne qui participe à une activité sur l’eau, dans la bonne taille. Ajoutez 10 à 15 % de réserve pour les changements de taille, les défauts ou les participants supplémentaires.
Quand installer le parcours et les zones de départ et d’arrivée ?: Installez-les le jour même, au moins 2 heures avant la première épreuve, après inspection du bord de l’eau. Faites ensuite un contrôle avec les responsables de la sécurité et de la compétition avant l’ouverture des inscriptions.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.