Boodschappenlijst voor een klimaatbijeenkomst

Voor een klimaatbijeenkomst heb je meer nodig dan koffie en een presentatie. Bezoekers moeten zich kunnen registreren, sprekers verstaan en presentaties goed kunnen volgen. Regel daarom naast catering ook een beamer, projectiescherm, microfoons, flip-overs en voldoende kabels. Stem de hoeveelheden af op het aantal deelnemers en controleer dieetwensen uiterlijk enkele dagen voor de bijeenkomst, zodat de catering per dieet kan worden gesorteerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 130
Tafelsaantal 18
Podiumtafel
Kleedkamertafel
Registratietafelaantal 2
Statafelsaantal 8
Kapstokkenaantal 4

Servies

Herbruikbare koffiekopjesaantal 150
Herbruikbare drinkglazenaantal 150
Herbruikbare dinerbordenaantal 140
Herbruikbare besteksetsaantal 140
Serveerbordenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Theepottenaantal 4

Catering

Boodschappen
- Koffie - 6 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 2 pakken
- Zwarte thee - 4 dozen
- Kruidenthee - 3 dozen
- Suiker - 2 kilogram
- Melk - 12 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroen - 2 kilogram
- Plat water - 80 flessen
- Bruiswater - 60 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Cola - 8 flessen
- Cola Zero - 8 flessen
- Biologische limonade - 12 liter
- Citroenenlimonade - 12 liter
- Paprikachips - 8 zakken
- Naturelchips - 8 zakken
- Zoutjes - 6 zakken
- Notenmix - 5 zakken
- Rijstwafels - 8 pakken
- Volkoren crackers - 10 pakken
- Hummus - 3 kilogram
- Roomkaas - 2 kilogram
- Jonge kaas - 3 kilogram
- Vegan kaas - 1 kilogram
- Kipfiletbeleg - 2 kilogram
- Vegetarische spread - 2 kilogram
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Volkorenbrood - 18 broden
- Glutenvrij brood - 3 broden
- Komkommers - 12 stuks
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Wortels - 4 kilogram
- Paprika's - 3 kilogram
- Druiven - 5 kilogram
- Appels - 8 kilogram
- Bananen - 6 kilogram
- Sinaasappels - 6 kilogram
- Volkoren wraps - 12 pakken
- Linzen - 5 kilogram
- Kikkererwten - 4 kilogram
- Rijst - 8 kilogram
- Pasta - 8 kilogram
- Tomatenblokjes - 18 blikken
- Kokosmelk - 12 blikken
- Groentebouillon - 3 dozen
- Olijfolie - 3 liter
- Zonnebloemolie - 2 liter
- Uien - 5 kilogram
- Knoflook - 6 bollen
- Gember - 500 gram
- Kerriepoeder - 2 potjes
- Komijn - 2 potjes
- Paprikapoeder - 2 potjes
- Zwarte peper - 2 potjes
- Zout - 2 pakken
- Sojasaus - 2 flessen
- Sriracha - 2 flessen
- Mayonaise - 2 potten
- Vegan mayonaise - 2 potten
- Ketchup - 2 flessen
- Mosterd - 2 potten
- Yoghurtdressing - 3 flessen
- Vegan dressing - 3 flessen
- Vegan desserts - 100 stuks
- Fruitsalade - 15 kilogram
- Koekjes - 10 pakken
- Vegan koekjes - 6 pakken
- Glutenvrije koekjes - 4 pakken
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Servetten - 500 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Papieren handdoekjes - 8 pakken
- Handzeep - 6 flessen
- Afwasmiddel - 4 flessen
- Allesreiniger - 4 flessen
- Toiletpapier - 48 rollen

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptopaantal 2
HDMI-kabelsaantal 4
HDMI-adaptersaantal 4
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Luidsprekersaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadkabelsaantal 8
Flip-oversaantal 4
Flip-overstiftenaantal 24
Laserpointeraantal 2
Timeraantal 2

Decoratie

Naamkaarthoudersaantal 140
Naamkaartjesaantal 140
Programmabordenaantal 6
Infobordenaantal 12
Tafelkledenaantal 20
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 160
Notitieblokkenaantal 150
Polsbandjesaantal 150
Routepijlenaantal 20
Plakbandaantal 8
Touwaantal 4
Schaaraantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 8
Opslagbakkenaantal 20
Snijplankenaantal 6
Messenaantal 8
Serveertraysaantal 12
Barkrukkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingsbakkenaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-dozenaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 8
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Tips

Reken voor koffie en thee op minstens 2 warme dranken per persoon bij een bijeenkomst van een halve dag. Plan extra kopjes, glazen en serveermateriaal als je niet tussendoor kunt afwassen.
Test de volledige presentatieset uiterlijk 1 dag vooraf: laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels, adapters, mengpaneel en luidsprekers. Leg minstens 2 reserve- of passende adapters klaar voor verschillende laptops.
Voor registratie heb je een tafel, stoelen, naamkaartjes en een afgedrukte deelnemerslijst nodig. Zet dit minimaal 30 minuten voor de inloop klaar, samen met een penvoorraad en het draaiboek.
Zet per spreker een draadloze microfoon klaar en houd minstens 1 microfoonstandaard beschikbaar voor vragen uit de zaal. Controleer vóór opening het bereik en de batterijen van alle microfoons.
Koel dranken vóór de bijeenkomst en sorteer de catering vooraf op dieetwensen. Maak bewegwijzering naar registratie, zaal, toiletten en garderobe; bezoekers zoeken die informatie meestal zodra ze binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Wat moet ik kopen voor een klimaatbijeenkomst?: Voorzie catering en dranken, herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek. Voor het programma heb je daarnaast een laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabels en adapters, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en flip-overs nodig.
Hoeveel koffie en thee heb ik nodig per persoon?: Reken voor een bijeenkomst van een halve dag op 2 warme dranken per persoon. Bij een programma van een hele dag is 4 tot 5 koppen per persoon een bruikbare richtlijn, aangevuld met water en andere dranken.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en sluit de inventaris uiterlijk 3 werkdagen voor de bijeenkomst. Sorteer de catering op dieet voordat de inloop begint, zodat uitgifte geen vertraging oplevert.
Hoeveel techniek heb ik nodig voor een klimaatbijeenkomst?: Gebruik minimaal 1 laptop, 1 beamer en 1 projectiescherm. Voor een zaal met sprekers plan je per actieve spreker 1 microfoon en daarnaast minstens 1 extra microfoon voor vragen, plus luidsprekers, een mengpaneel en reservekabels.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.