Que faut-il prévoir pour une rencontre sur le climat ?

Une rencontre sur le climat demande plus qu’un programme et une salle réservée. Il faut prévoir l’accueil des participants, le service des boissons, la restauration selon les régimes alimentaires et tout le matériel pour les présentations et les échanges. Cette liste couvre les achats et équipements à préparer, des gobelets réutilisables aux câbles HDMI. Elle vous aide aussi à repérer ce qui est souvent oublié jusqu’au dernier jour : adaptateurs, rallonges, badges et signalétique.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 130
Tablesqté 18
Table de scène
Table de loge
Table d'inscriptionqté 2
Tables hautesqté 8
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 150
Verres réutilisablesqté 150
Assiettes à dîner réutilisablesqté 140
Sets de couverts réutilisablesqté 140
Assiettes de serviceqté 20
Louchesqté 12
Pichets à caféqté 6
Théièresqté 4

Catering

Courses
- Café - 6 paquets
- Café décaféiné - 2 paquets
- Thé noir - 4 boîtes
- Tisanes - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 8 litres
- Citron - 2 kilogrammes
- Eau plate - 80 bouteilles
- Eau pétillante - 60 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Limonade bio - 12 litres
- Citronnade - 12 litres
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mélange de noix - 5 sacs
- Galettes de riz - 8 paquets
- Crackers complets - 10 paquets
- Houmous - 3 kilogrammes
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Fromage vegan - 1 kilogramme
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Tartinade végétarienne - 2 kilogrammes
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Pain complet - 18 pains
- Pain sans gluten - 3 pains
- Concombres - 12 pièces
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Carottes - 4 kilogram
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 8 kilogrammes
- Bananes - 6 kilogrammes
- Oranges - 6 kilogrammes
- Wraps complets - 12 paquets
- Lentilles - 5 kilogrammes
- Pois chiches - 4 kilogram
- Riz - 8 kilogrammes
- Pâtes - 8 kilogrammes
- Tomates en dés - 18 boîtes
- Lait de coco - 12 boîtes
- Bouillon de légumes - 3 boîtes
- Huile d'olive - 3 litres
- Huile de tournesol - 2 litres
- Oignons - 5 kilogrammes
- Ail - 6 têtes
- Gingembre - 500 grammes
- Poudre de curry - 2 pots
- Cumin - 2 pots
- Paprika en poudre - 2 pots
- Poivre noir - 2 petits pots
- Sel - 2 paquets
- Sauce soja - 2 bouteilles
- Sriracha - 2 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Mayonnaise vegan - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce au yaourt - 3 bouteilles
- Vinaigrette vegan - 3 bouteilles
- Desserts vegan - 100 pièces
- Salade de fruits - 15 kilogram
- Biscuits - 10 paquets
- Biscuits vegan - 6 paquets
- Biscuits sans gluten - 4 paquets
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Essuie-tout en papier - 8 paquets
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 4 bouteilles
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Câbles de rechargeqté 8
Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Pointeur laserqté 2
Minuterieqté 2

Décoration

Porte-nomsqté 140
Badges nominatifsqté 140
Panneaux du programmeqté 6
Panneaux d’informationqté 12
Nappesqté 20
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 160
Blocs-notesqté 150
Braceletsqté 150
Flèches de directionqté 20
Ruban adhésifqté 8
Cordeqté 4
Ciseauxqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 8
Bacs de rangementqté 20
Planches à découperqté 6
Couteauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Tabourets de barqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Bacs de tri des déchetsqté 4
Balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 8
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8
Passe-câblesqté 12
Extincteursqté 2

Conseils

Prévoyez une table d’inscription, des porte-manteaux et les badges nominatifs avant l’ouverture des portes. Imprimez aussi la liste des participants et le déroulé en plusieurs exemplaires, idéalement la veille.
Pour le premier accueil, comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis environ une boisson par personne et par heure. Refroidissez les boissons au moins quatre heures avant le début de la rencontre.
Séparez la restauration par régime alimentaire dès la livraison ou les courses. Gardez les assiettes de service, louches et couverts associés à chaque préparation pour éviter les mélanges.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, les microphones et les haut-parleurs au moins deux heures avant l’arrivée du public. Prévoyez les câbles HDMI, les adaptateurs, les rallonges et les multiprises sur place, pas dans un sac laissé au bureau.
Préparez la signalétique et l’itinéraire avant l’installation finale. Placez des chevalets et des feutres pour paperboard dans les espaces d’échange, puis vérifiez que les tables, chaises et tables hautes ne bloquent ni les passages ni les sorties.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une rencontre sur le climat ?: Prévoyez les courses pour les repas et les boissons, ainsi que les tasses, verres, assiettes et couverts réutilisables. Ajoutez les fournitures d’accueil, les supports de signalétique et le matériel technique nécessaire aux présentations.
Combien de boissons prévoir par participant ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par personne et par heure. Pour une rencontre de trois heures, prévoyez donc environ quatre à cinq boissons par participant, en tenant compte du café et du thé.
Quand tester le matériel audiovisuel ?: Faites un test complet au moins deux heures avant l’arrivée des participants. Vérifiez chaque présentation, les microphones sans fil, le son, l’image, les adaptateurs HDMI, les rallonges et les câbles de recharge.
Quand préparer la restauration et les besoins alimentaires ?: Recueillez les régimes alimentaires au plus tard cinq jours avant la rencontre, puis classez les plats dès leur réception ou après les courses. Gardez une marge d’au moins 10 % pour les portions et les changements de dernière minute.

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