Zo organiseer je een Warme Truiendag

Begin met de datum, het programma en de ruimte, en leg meteen vast hoe de verwarming wordt geregeld. Daarna verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en vrijwilligers, zodat je soep, brood, servies en zitplaatsen kunt afstemmen op het aantal deelnemers. Plan vervolgens de boodschappen, materialen en informatieborden. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke route: ontvangst, kledingruil, buffet en zitgedeelte. Test verlichting, koffieapparaten en verlengsnoeren voordat de eerste bezoekers binnenkomen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimte reserveren
3
Verwarmingsafspraak maken
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Vrijwilligers indelen
2 personen
8
Voorraad en materialen controleren
2 personen
9
Boodschappenlijst definitief maken
2 personen
10
Boodschappen doen
3 personen
11
Materialen ophalen
2 personen
12
Soep en dranken koel zetten
2 personen
13
Informatieborden voorbereiden
2 personen
14
Aanmeldlijst en badges maken
2 personen
15
Ruimte en route controleren
2 personen

Event

16
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
17
Kledingruilrek opstellen
2 personen
18
Buffet en uitgiftepunt inrichten
3 personen
19
Soep en brood voorbereiden
4 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Versiering en informatie ophangen
2 personen
22
Verlichting en apparatuur testen
2 personen
23
Verwarming lager zetten
24
Vrijwilligers instrueren
2 personen
25
Ontvangsttafel bemannen
2 personen
26
Bezoekers welkom heten
2 personen
27
Programma en klimaatdoel toelichten
28
Kledingruil begeleiden
2 personen
29
Klimaatinformatie toelichten
2 personen
30
Soep en brood serveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Buffet en tafels schoonhouden
2 personen
33
Afval gescheiden inzamelen
34
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

35
Overgebleven eten veilig verpakken
2 personen
36
Materialen en decoratie afbouwen
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Ruimte schoonmaken
4 personen
39
Verwarming terugzetten
40
Afval wegbrengen
2 personen
41
Materialen retourneren
2 personen
42
Kledingruilrestanten wegbrengen
2 personen
43
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 100
Kledingrekkenaantal 3
Klaptafelsaantal 2
Kapstokkenaantal 4

Servies

Soepkommenaantal 120
Bordenaantal 120
Mokkenaantal 120
Glazenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Informatiebordenaantal 6
Pijlbordenaantal 8
Naamstickersaantal 120
Kledinghangersaantal 150
Waslijnknijpersaantal 100

Apparatuur

Soepketelsaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 4
Tafellampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Opslagbakkenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk een week vooraf een definitieve deelnemerslijst en noteer dieetwensen apart. Gebruik die lijst ook voor badges, de indeling van vrijwilligers en het aantal kommen, mokken en besteksets.
Regel de verwarmingsafspraak niet pas op de ochtend zelf. Spreek af wanneer de verwarming lager gaat en controleer vóór opening of de ruimte toch comfortabel blijft.
Zet het buffet en het uitgiftepunt op een plek waar bezoekers niet tegen de kledingrekken of ontvangsttafel aanlopen. Plaats pijlborden vanaf de ingang en houd de route naar tafels, stoelen en afvalbakken vrij.
Test minimaal één uur voor ontvangst alle koffiezetapparaten, waterkokers, soepketels, stekkerdozen en verlengsnoeren. Zo ontdek je op tijd of een stopcontact ontbreekt of apparatuur niet werkt.
Wijs vóór de start één vrijwilliger aan voor de ontvangsttafel en één voor het buffet. Laat hen weten waar de aanmeldlijst, naamstickers, dieetoverzicht en schoonmaakmaterialen liggen; dat voorkomt zoeken zodra de rij ontstaat.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik Warme Truiendag organiseren?: Leg datum, programma en ruimte minstens 4 weken vooraf vast. Verstuur daarna de uitnodigingen en sluit de deelnemerslijst enkele dagen voor het evenement, zodat je boodschappen en materialen definitief kunt maken.
Hoeveel soep en drinken heb ik nodig voor Warme Truiendag?: Reken per aangemelde deelnemer op één ruime kom soep, brood en minimaal twee warme dranken. Tel voor vrijwilligers ongeveer 10 procent extra mee, vooral wanneer zij meerdere uren aanwezig zijn.
Wanneer moet ik de ruimte klaarzetten voor Warme Truiendag?: Begin minimaal 2 uur voor de ontvangst met tafels, stoelen, kledingrekken en bewegwijzering. Reserveer het laatste uur voor het testen van apparatuur, het klaarzetten van soep en dranken en de instructie van vrijwilligers.
Hoe voorkom ik problemen met de kledingruil op Warme Truiendag?: Zet kledingrekken en kledinghangers vóór opening op een vaste plek en gebruik labels of een eenvoudige indeling. Wijs minstens één vrijwilliger aan die tijdens het eerste uur het rek ordent en de looproute vrijhoudt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.