Organiser une Journée du pull chaud sans rien oublier

Une Journée du pull chaud se prépare dans un ordre précis : d’abord la salle, le chauffage et le programme, puis les inscriptions et les bénévoles. Les besoins alimentaires doivent être recueillis avant les courses, surtout si vous servez une soupe et du pain. Le jour même, prévoyez un parcours clair entre l’accueil, le vestiaire d’échange, le buffet et les espaces assis. Les oublis les plus fréquents concernent le matériel électrique, les badges et le réglage du chauffage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Prendre rendez-vous pour le chauffage
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
9
Finaliser la liste de courses
2 personnes
10
Faire les courses
3 personnes
11
Récupérer le matériel
2 personnes
12
Mettre la soupe et les boissons au frais
2 personnes
13
Préparer les panneaux d’information
2 personnes
14
Créer la liste d’inscription et les badges
2 personnes
15
Vérifier l’espace et le parcours
2 personnes

Événement

16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
17
Installer le portemanteau d’échange de vêtements
2 personnes
18
Aménager le buffet et le point de service
3 personnes
19
Préparer la soupe et le pain
4 personnes
20
Préparer le café et le thé
2 personnes
21
Accrocher les décorations et les informations
2 personnes
22
Tester l’éclairage et l’équipement
2 personnes
23
Baisser le chauffage
24
Briefer les bénévoles
2 personnes
25
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
26
Accueillir les visiteurs
2 personnes
27
Présenter le programme et l’objectif climatique
28
Animer l’échange de vêtements
2 personnes
29
Expliquer les informations sur le climat
2 personnes
30
Servir la soupe et le pain
4 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
33
Trier les déchets séparément
34
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

35
Emballer les restes de nourriture en toute sécurité
2 personnes
36
Démonter le matériel et la décoration
4 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer l’espace
4 personnes
39
Baisser le chauffage
40
Évacuer les déchets
2 personnes
41
Retourner les matériels
2 personnes
42
Rapporter les invendus de l'échange de vêtements
2 personnes
43
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 100
Portants à vêtementsqté 3
Tables pliantesqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Bol à soupeqté 120
Assiettesqté 120
Tassesqté 120
Verresqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Étiquettes nominativesqté 120
Cintresqté 150
Pinces à lingeqté 100

Équipement

Marmites à soupeqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Thermosqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 4
Lampes de tableqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Bacs de rangementqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la salle et le rendez-vous pour le chauffage avant d’envoyer les invitations. Sans ces deux confirmations, vous risquez de devoir modifier la date ou d’accueillir les participants dans une pièce trop froide.
Traitez les inscriptions au fur et à mesure et demandez les besoins alimentaires au plus tard une semaine avant l’événement. Utilisez ensuite ces informations pour finaliser la liste de courses et les quantités de soupe, de pain et de boissons.
Répartissez les bénévoles sur des créneaux précis, notamment pour l’accueil, le buffet, le vestiaire et le rangement. Prévoyez au moins une personne au bureau d’accueil dès l’ouverture et un briefing collectif avant l’arrivée du public.
Testez l’éclairage, les machines à café, les bouilloires et les rallonges le jour de l’installation. Placez les multiprises hors des passages et vérifiez que les thermos, glacières et marmites sont accessibles sans croiser le parcours des participants.
Installez les panneaux indicateurs, les badges et le portemanteau d’échange avant de préparer le buffet. Gardez environ 30 minutes pour contrôler les tables, les chaises, les cintres, les poubelles et le matériel de nettoyage avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une Journée du pull chaud ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement afin de connaître les besoins alimentaires et de terminer les achats à temps.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, le vestiaire, le buffet et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour tester l’éclairage et l’équipement électrique.
Quand préparer la soupe et les boissons ?: Mettez les boissons au frais dès leur réception et préparez la soupe le jour même, suffisamment tôt pour respecter le temps de cuisson. Le café et le thé peuvent être organisés 30 à 45 minutes avant l’ouverture du buffet.
Comment organiser l’accueil des participants ?: Installez le bureau d’accueil à l’entrée avec la liste d’inscription, les badges et les informations pratiques. Prévoyez une personne dédiée pendant la première heure et indiquez clairement le chemin vers le vestiaire, le buffet et les places assises.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.