Warhammer-toernooi organiseren: checklist en planning
Een Warhammer-toernooi vraagt meer voorbereiding dan alleen tafels met terrein klaarzetten. Je moet vooraf het formaat, de regels en de inschrijving vastleggen, terwijl je op de dag zelf vooral tijd verliest aan registratie, wedstrijdindeling en ontbrekende materialen. Werk daarom van deelnemers en spelregels naar logistiek: eerst de locatie en het wedstrijdschema, daarna legers, prijzen en catering. Met deze checklist houd je ook praktische zaken bij de hand, zoals een printer, reserve-laptop, timers, scoreformulieren en extra dobbelstenen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Toernooiregels vastleggen
2 personen
Toernooiformaat bepalen
2 personen
Inschrijfformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst controleren
Legerlijsten controleren
2 personen
Wedstrijdindeling voorbereiden
Prijzen bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Toernooidocumenten printen
Materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
3 personen
Wedstrijdtafels nummeren
2 personen
Speeltafels inrichten
4 personen
Terrein verdelen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Catering klaarzetten
2 personen
Prijzentafel inrichten
Event
Deelnemers registreren
3 personen
Toernooibriefing geven
2 personen
Eerste ronde begeleiden
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Tweede ronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
Derde ronde begeleiden
2 personen
Broodjes serveren
3 personen
Vierde ronde begeleiden
2 personen
Einduitslagen controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
2 personen
Speeltafels afbreken
4 personen
Terreinmateriaal sorteren
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
Uitslagen publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 50
- Registratietafel
- Cateringtafelaantal 2
Apparatuur
- Toernooilaptop
- Reserve-laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 6
- Telefoonladersaantal 3
- Timeraantal 4
Spelmateriaal
- Speelmattenaantal 24
- Terreinsetsaantal 24
- Meetlintenaantal 24
- Dobbelbakkenaantal 24
- Reserve dobbelstenenaantal 10
- Objective markersaantal 120
- Wondmarkersaantal 100
- Fichesaantal 200
Kantoorartikelen
- Scoreformulierenaantal 60
- Wedstrijdindelingenaantal 60
- Deelnemersbadgesaantal 50
- Badgehoudersaantal 50
- Pennenaantal 60
- Markeerstiftenaantal 12
- Plakbandaantal 4
- Scharenaantal 4
- Prijstrofeeënaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerbestekaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handzeepaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het toernooiformaat en de regels vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Vermeld ook de uiterste inschrijfdatum, zodat je tijd houdt om deelnemers en legers te controleren.
- Plan de registratie minimaal 30 minuten vóór de eerste ronde. Leg badges, badgehouders, pennen, scoreformulieren en de wedstrijdindelingen per deelnemer klaar op één registratietafel.
- Nummer alle wedstrijdtafels en leg per tafel de speelmat, terreinset, objective markers, wondmarkers en fiches klaar. Controleer minstens één dag eerder of elk speeloppervlak compleet is.
- Neem voor de toernooilaptop een reserve-laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen mee. Test de wedstrijdindeling en print de eerste ronde vóór de briefing, zodat een technisch probleem niet direct de start vertraagt.
- Zet dranken en catering klaar vóór de deelnemersregistratie begint en houd rekening met verzamelde dieetwensen. Gebruik herbruikbare bekers en borden en wijs één plek aan waar deelnemers tussen rondes kunnen eten en drinken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een Warhammer-toernooi organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de locatie, het formaat en de toernooiregels. Verstuur de uitnodigingen zodra het inschrijfformulier klaar is en sluit de inschrijving bij voorkeur 1 tot 2 weken voor de speeldag.
- Hoeveel tijd moet ik rekenen voor registratie bij een Warhammer-toernooi?
- Plan 30 tot 45 minuten voor registratie, afhankelijk van het aantal deelnemers en de controle van legerslijsten. Laat deelnemers minstens 30 minuten vóór de eerste ronde binnenkomen.
- Wanneer moet ik de wedstrijdindeling voor een Warhammer-toernooi maken?
- Controleer de deelnemerslijst en legerslijsten uiterlijk 2 dagen vooraf. Maak de eerste wedstrijdindeling vóór de wedstrijddag en print een reservekopie naast de digitale versie.
- Wat moet ik per Warhammer-speeltafel klaarleggen?
- Leg per tafel een speelmat, terrein, objective markers, wondmarkers en fiches klaar. Voorzie daarnaast meetlinten, dobbelbakken en reserve dobbelstenen op een centrale plek, zodat ontbrekende onderdelen binnen enkele minuten kunnen worden aangevuld.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!