Wandelzesdaagse organiseren: checklist van voorbereiding tot finish

Een wandelzesdaagse vraagt vooral om strakke voorbereiding per wandeldag. Leg eerst de routes, start- en finishlocaties en vergunningen vast; werk daarna de rustpunten, vrijwilligers en deelnemerscommunicatie uit. Controleer routes op afstand en veiligheid en sorteer alle materialen per dag, zodat je tijdens de zesdaagse niet hoeft te zoeken. Deze checklist helpt je bepalen wat je wanneer regelt, van de eerste reserveringen tot het opbouwen van het start- en finishterrein.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Start- en finishlocaties reserveren
2 personen
Routes per dag vastleggen
3 personen
Routes controleren en nameten
3 personen
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verkeersmaatregelen afstemmen
2 personen
Rustpunten per route bepalen
3 personen
Toiletten voor rustpunten reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
Starttijden en groepen indelen
2 personen
Routekaarten laten drukken
Medische contactgegevens verzamelen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Startnummers en stempelkaarten maken
2 personen
Routepijlen en linten voorbereiden
3 personen
Medische materialen controleren
2 personen
Voorraad en boodschappen controleren
2 personen
Route-instructies printen
Materialen per dag sorteren
3 personen

Event

Start- en finishterrein opbouwen
6 personen
Route bewegwijzeren
6 personen
Rustpunten inrichten
6 personen
Inschrijftafel gereedmaken
3 personen
Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Deelnemers instrueren
2 personen
Wandelaars uitzwaaien
3 personen
Rustpunten bemannen
8 personen
Water en snacks uitdelen
6 personen
Finishregistratie bijhouden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eindcontrole route uitvoeren
2 personen
Dagroute verwijderen
4 personen
Dag 2-route uitzetten
6 personen
Dag 2-rustpunten inrichten
6 personen
Starttafel openen
3 personen
Deelnemers afmelden en starten
4 personen
Dag 2-rustpunten bemannen
8 personen
Dag 2-water en snacks uitdelen
6 personen
Dag 2-finish registreren
3 personen
Dag 2-route controleren
2 personen
Dag 3-route uitzetten
6 personen
Dag 3-rustpunten inrichten
6 personen
Dag 3-deelnemers laten starten
4 personen
Dag 3-rustpunten bemannen
8 personen
Dag 3-verzorging uitdelen
6 personen
Dag 3-finish registreren
3 personen
Dag 3-route controleren
2 personen
Dag 4-route uitzetten
6 personen
Dag 4-rustpunten inrichten
6 personen
Dag 4-deelnemers laten starten
4 personen
Dag 4-rustpunten bemannen
8 personen
Dag 4-verzorging uitdelen
6 personen
Dag 4-finish registreren
3 personen
Dag 4-route controleren
2 personen
Dag 5-route uitzetten
6 personen
Dag 5-rustpunten inrichten
6 personen
Dag 5-deelnemers laten starten
4 personen
Dag 5-rustpunten bemannen
8 personen
Dag 5-verzorging uitdelen
6 personen
Dag 5-finish registreren
3 personen
Dag 5-route controleren
2 personen
Finaleroute uitzetten
6 personen
Finale rustpunten inrichten
6 personen
Finale deelnemers laten starten
4 personen
Finale rustpunten bemannen
8 personen
Finale verzorging uitdelen
6 personen
Finishers registreren
4 personen
Medaille-uitreiking verzorgen
4 personen
Slotdranken en hapjes serveren
6 personen
Finaleroute controleren
2 personen

Nazorg

Finishterrein opruimen
5 personen
Dag 2-materialen opruimen
5 personen
Dag 3-materialen opruimen
5 personen
Dag 4-materialen opruimen
5 personen
Dag 5-materialen opruimen
5 personen
Alle routeborden verwijderen
6 personen
Finishterrein opruimen
8 personen
Servies en materialen schoonmaken
4 personen
Afval verzamelen en afvoeren
4 personen
Locaties schoon opleveren
4 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Niet gebruikte voorraad opruimen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 8
Inschrijftafelsaantal 4
Klaptafelsaantal 12
Stoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 12
Kleedkamerschermenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Herbruikbare bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Koffiekopjesaantal 100
Waterkannenaantal 20

Apparatuur

Koelboxenaantal 12
Waterkokersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 4
Mobiele telefoonsaantal 12
Powerbanksaantal 12
Portofoonsaantal 10

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 180
Afzetlintaantal 20
Routebordenaantal 36
Stempelkaartenaantal 180
Startnummersaantal 180
Stempelsaantal 12
Medaillelintenaantal 180
Wandelstokkenaantal 12
Klapkrattenaantal 24
Meetwielenaantal 2
Zaklampenaantal 12
Reflectievestenaantal 30
Paraplu'saantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 8
Koksmesjesaantal 8
Opscheplepelsaantal 12
Thermoskannenaantal 20
Koelelementenaantal 48
Voedselbakkenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 400

EHBO

EHBO-koffersaantal 4
Pleisterstripsaantal 300
Blarenpleistersaantal 250
Elastische verbandenaantal 20
Isolatiedekensaantal 20
Wegwerphandschoenenaantal 100
Desinfectiemiddelaantal 6

Verlichting

LED-lantaarnsaantal 12
Batterijenaantal 48

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Welkomstbordenaantal 6
Podiumlintenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de routecontrole niet pas vlak voor de start: loop of meet iedere route vooraf na en noteer per dag de rustpunten, toiletten en plekken waar bewegwijzering nodig is.
Maak uiterlijk enkele weken voor de start een vrijwilligersrooster. Bezet niet alleen rustpunten en registratie, maar wijs ook mensen aan voor routecontrole, verkeersmaatregelen en de finish.
Verzamel medische contactgegevens en dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen. Verwerk deze informatie in de deelnemerscommunicatie en houd een actuele lijst beschikbaar voor de organisatie.
Sorteer routepijlen, linten, routeborden, stempelkaarten en startnummers per wandeldag in klapkratten. Voeg de route-instructies en het materiaaloverzicht toe, zodat de opbouwploeg per dag kan vertrekken.
Controleer de praktische voorraad vóór elke wandeldag: water, bekers, koffie, afvalbakken, powerbanks en portofoons. Leg extra aandacht bij rustpunten en finish, omdat daar verbruik en uitval het snelst zichtbaar worden.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een wandelzesdaagse organiseren?: Begin minimaal zes maanden vooraf met start- en finishlocaties, routes en vergunningen. Regel vrijwilligers, deelnemersinformatie en materiaalplanning uiterlijk zes tot acht weken voor de eerste wandeldag.
Hoeveel rustpunten heb ik nodig per wandeldag?: Plan doorgaans één rustpunt per 8 tot 12 kilometer, afhankelijk van de route en de doelgroep. Controleer per rustpunt of toiletten, water, zitgelegenheid en vrijwilligers beschikbaar zijn.
Hoe ver van tevoren moet ik vrijwilligers werven voor een wandelzesdaagse?: Start vier tot zes maanden vooraf met werven en maak zes tot acht weken voor de start een voorlopig rooster. Houd daarnaast een reservelijst aan voor uitval tijdens de zes dagen.
Wanneer moet ik de wandelroutes controleren en nameten?: Controleer en meet iedere route minstens vier tot zes weken vooraf. Doe daarna nog een korte controle één tot twee dagen voor gebruik, vooral na werkzaamheden, omleidingen of slecht weer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.