Organizar una marcha de seis días sin dejar cabos sueltos

Una marcha de seis días necesita mucho más que una ruta marcada. Hay que cerrar permisos, medir cada recorrido, organizar las salidas y preparar descansos que funcionen durante toda la jornada. Esta checklist te ayuda a trabajar en el orden adecuado: primero la planificación y la seguridad, después los participantes y voluntarios, y al final el montaje de cada día. También contempla lo que suele olvidarse, como las baterías, los datos médicos, los baños y la clasificación del material por jornada.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar las zonas de salida y meta
2 personas
Definir rutas por día
3 personas
Comprobar y volver a medir las rutas
3 personas
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Coordinar las medidas de tráfico
2 personas
Definir los puntos de descanso por ruta
3 personas
Reservar baños para los puntos de descanso
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar información a los participantes
2 personas
Asignar horarios de salida y grupos
2 personas
Mandar imprimir mapas de ruta
Recopilar datos de contacto médicos
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Hacer los dorsales y las tarjetas de control
2 personas
Preparar las flechas de ruta y las cintas
3 personas
Comprobar los materiales médicos
2 personas
Comprobar las existencias y la compra
2 personas
Imprimir instrucciones de la ruta
Clasificar los materiales por día
3 personas

Evento

Montar la zona de salida y meta
6 personas
Señalizar la ruta
6 personas
Montar zonas de descanso
6 personas
Preparar la mesa de inscripción
3 personas
Registrar a los participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Instruir a los participantes
2 personas
Despedir a los caminantes
3 personas
Atender los puntos de descanso
8 personas
Repartir agua y snacks
6 personas
Llevar el registro de llegada a meta
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar la revisión final de la ruta
2 personas
Retirar la ruta del día
4 personas
Marcar la ruta del Día 2
6 personas
Montar los puntos de descanso del Día 2
6 personas
Abrir la mesa de salida
3 personas
Dar de baja a los participantes e iniciar
4 personas
Atender los puntos de descanso del día 2
8 personas
Repartir agua y snacks del día 2
6 personas
Registrar la llegada del día 2
3 personas
Comprobar la ruta del día 2
2 personas
Trazar la ruta del día 3
6 personas
Montar los puntos de descanso del día 3
6 personas
Hacer salir a los participantes del día 3
4 personas
Atender los puntos de descanso del día 3
8 personas
Distribuir el avituallamiento del día 3
6 personas
Registrar la llegada a meta del día 3
3 personas
Comprobar la ruta del Día 3
2 personas
Trazar el recorrido del Día 4
6 personas
Montar los puntos de descanso del Día 4
6 personas
Dejar comenzar a los participantes del día 4
4 personas
Cubrir los puntos de descanso del día 4
8 personas
Repartir el catering del Día 4
6 personas
Registrar la meta del Día 4
3 personas
Comprobar la ruta del día 4
2 personas
Trazar la ruta del día 5
6 personas
Montar los puntos de descanso del Día 5
6 personas
Hacer empezar a los participantes del día 5
4 personas
Cubrir los puntos de descanso del día 5
8 personas
Repartir el catering del Día 5
6 personas
Registrar la meta del Día 5
3 personas
Revisar la ruta del Día 5
2 personas
Trazar la ruta final
6 personas
Preparar los puntos de descanso de la final
6 personas
Hacer salir a los participantes de la final
4 personas
Atender los puntos de descanso de la final
8 personas
Repartir la asistencia final
6 personas
Registrar a los finalistas
4 personas
Organizar la entrega de medallas
4 personas
Servir las bebidas y aperitivos de cierre
6 personas
Comprobar la ruta final
2 personas

Seguimiento

Limpiar la zona de meta
5 personas
Retirar los materiales del día 2
5 personas
Recoger los materiales del Día 3
5 personas
Recoger los materiales del Día 4
5 personas
Recoger los materiales del Día 5
5 personas
Retirar todos los carteles de ruta
6 personas
Limpiar la zona de meta
8 personas
Limpiar la vajilla y los materiales
4 personas
Recoger y retirar la basura
4 personas
Dejar los espacios limpios
4 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Retirar el stock no utilizado
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Mesas de inscripcióncant. 4
Mesas plegablescant. 12
Sillascant. 40
Papeleracant. 12
Biombos para vestuarioscant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platos reutilizablescant. 200
Cubiertoscant. 200
Tazas de cafécant. 100
Jarras de aguacant. 20

Equipo

Neveras portátilescant. 12
Teterascant. 4
Máquinas de cafécant. 4
Teléfonos móvilescant. 12
Baterías externascant. 12
Walkie-talkiescant. 10

Material deportivo

Flechas de rutacant. 180
Cinta de balizamientocant. 20
Señales de rutacant. 36
Tarjetas de selloscant. 180
Dorsalescant. 180
Selloscant. 12
Cintas de medallacant. 180
Bastones de senderismocant. 12
Cajas plegablescant. 24
Ruedas de medicióncant. 2
Linternascant. 12
Chalecos reflectantescant. 30
Paraguascant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cucharonescant. 12
Termoscant. 20
Acumuladores de fríocant. 48
Bandejas de comidacant. 30
Guantes de nitrilocant. 400

Primeros auxilios

Botiquines de primeros auxilioscant. 4
Tiras de apósitoscant. 300
Apósitos para ampollascant. 250
Vendajes elásticoscant. 20
Mantas aislantescant. 20
Guantes desechablescant. 100
Desinfectantecant. 6

Iluminación

Faroles LEDcant. 12
Bateríascant. 48

Decoración

Guirnaldascant. 12
Carteles de bienvenidacant. 6
Cintas del podiocant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra las rutas con varias semanas de margen y vuelve a medirlas antes del evento. Un desvío, una obra o una zona inaccesible puede cambiar los tiempos y los puntos de descanso.
No esperes a la última semana para tramitar permisos, avisos y medidas de tráfico. Coordina también quién colocará y retirará las señales, flechas y cintas de balizamiento cada día.
Asigna los grupos y horarios de salida antes de enviar la información a los participantes. Incluye mapas impresos, instrucciones de ruta y un teléfono de contacto que esté operativo durante las seis jornadas.
Prepara un turno de voluntariado por día y por zona. En cada punto de descanso deben estar claros los responsables de la atención, los baños, el agua, la comunicación y la recogida del material.
Clasifica todo el material en cajas separadas por día antes del montaje. Comprueba con antelación los equipos médicos, los walkie-talkies, los teléfonos, las baterías externas y las linternas; son elementos fáciles de olvidar y difíciles de sustituir a primera hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una marcha de seis días?: Empieza la planificación al menos 8-12 semanas antes. Así tendrás tiempo para definir y comprobar las seis rutas, gestionar permisos, reservar baños, reclutar voluntarios y enviar la información a los participantes.
¿Cuántos puntos de descanso necesita una marcha de seis días?: Depende de la distancia y del terreno de cada etapa, pero debes fijarlos después de revisar cada ruta y calcular los tiempos de paso. Reserva los baños y prepara el material de cada punto con varios días de margen, no la víspera.
¿Cuándo se deben preparar los dorsales y las tarjetas de control?: Hazlo después de cerrar las inscripciones y asignar los grupos de salida. Procura tener dorsales, tarjetas, sellos y mapas impresos al menos 7 días antes, para poder corregir nombres o cantidades.
¿Qué información médica hay que recopilar de los participantes?: Recoge antes del inicio un teléfono de emergencia y los datos médicos que sean necesarios para actuar con rapidez. Guarda la información de forma accesible para los responsables y revisa que esté completa al cerrar las inscripciones.

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