Organiser une randonnée de six jours : la checklist complète

Une randonnée de six jours se prépare comme une petite logistique itinérante : chaque parcours, point de repos et équipe doit être planifié à l’avance. Commence par sécuriser les lieux de départ et d’arrivée, puis valide les itinéraires et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent surtout à répartir les groupes, préparer le balisage et trier le matériel par journée. Cette checklist rassemble les 87 tâches et 50 fournitures nécessaires pour garder le contrôle jusqu’au démontage.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver les lieux de départ et d’arrivée
2 personnes
Définir les itinéraires par jour
3 personnes
Vérifier et mesurer à nouveau les parcours
3 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Coordonner les mesures de circulation
2 personnes
Définir les points de repos par itinéraire
3 personnes
Réserver des toilettes pour les points de repos
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Répartir les horaires de départ et les groupes
2 personnes
Faire imprimer les cartes d’itinéraire
Collecter les coordonnées médicales
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
Créer les dossards et les cartes de poinçonnage
2 personnes
Préparer les flèches d'itinéraire et les rubans
3 personnes
Vérifier le matériel médical
2 personnes
Vérifier les stocks et les courses
2 personnes
Imprimer les instructions du parcours
Trier le matériel par jour
3 personnes

Événement

Monter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Balisage du parcours
6 personnes
Aménager des points de repos
6 personnes
Préparer la table d'inscription
3 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Informer les participants
2 personnes
Saluer les randonneurs au départ
3 personnes
Tenir les points de repos
8 personnes
Distribuer de l'eau et des snacks
6 personnes
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Effectuer le contrôle final de l’itinéraire
2 personnes
Supprimer l’itinéraire du jour
4 personnes
Mettre en place l'itinéraire du jour 2
6 personnes
Aménager les points de repos du jour 2
6 personnes
Ouvrir la table de départ
3 personnes
Enregistrer et faire partir les participants
4 personnes
Désigner les postes de repos du jour 2
8 personnes
Distribuer l'eau et les snacks du jour 2
6 personnes
Enregistrer l’arrivée du jour 2
3 personnes
Vérifier le parcours du Jour 2
2 personnes
Tracer le parcours du jour 3
6 personnes
Installer les points de repos du jour 3
6 personnes
Lancer les participants du jour 3
4 personnes
Assurer les points de repos du jour 3
8 personnes
Distribuer le ravitaillement du Jour 3
6 personnes
Enregistrer l'arrivée du jour 3
3 personnes
Vérifier l'itinéraire du jour 3
2 personnes
Baliser le parcours du jour 4
6 personnes
Aménager les points de repos du jour 4
6 personnes
Faire partir les participants du jour 4
4 personnes
Tenir les points de repos du jour 4
8 personnes
Distribuer le ravitaillement du Jour 4
6 personnes
Enregistrer l’arrivée du jour 4
3 personnes
Vérifier l'itinéraire du jour 4
2 personnes
Baliser le parcours du jour 5
6 personnes
Aménager les points de repos du jour 5
6 personnes
Laisser partir les participants du jour 5
4 personnes
Assurer les points de repos du jour 5
8 personnes
Distribuer le ravitaillement du Jour 5
6 personnes
Enregistrer l’arrivée du jour 5
3 personnes
Vérifier l’itinéraire du jour 5
2 personnes
Baliser le parcours final
6 personnes
Aménager les points de repos de la finale
6 personnes
Lancer les participants de la finale
4 personnes
Désigner les responsables des points de repos de la finale
8 personnes
Distribuer le ravitaillement de la finale
6 personnes
Enregistrer les arrivants
4 personnes
Organiser la remise des médailles
4 personnes
Servir les boissons et amuse-bouches de clôture
6 personnes
Vérifier l’itinéraire final
2 personnes

Suivi

Nettoyer la zone d’arrivée
5 personnes
Ranger le matériel du jour 2
5 personnes
Ranger les matériaux du jour 3
5 personnes
Ranger le matériel du jour 4
5 personnes
Ranger les matériaux du jour 5
5 personnes
Retirer tous les panneaux d’itinéraire
6 personnes
Nettoyer la zone d’arrivée
8 personnes
Nettoyer la vaisselle et le matériel
4 personnes
Collecter et évacuer les déchets
4 personnes
Remettre les lieux propres
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks non utilisés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Tables d’inscriptionqté 4
Tables pliantesqté 12
Chaisesqté 40
Poubellesqté 12
Paravents de vestiaireqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Assiettes réutilisablesqté 200
Couvertsqté 200
Tasses à caféqté 100
Carafes d’eauqté 20

Équipement

Glacièresqté 12
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 4
Téléphones portablesqté 12
Batteries externesqté 12
Talkies-walkiesqté 10

Matériel de sport

Flèches de directionqté 180
Ruban de balisageqté 20
Panneaux de directionqté 36
Cartes de poinçonnageqté 180
Numéros de départqté 180
Tamponsqté 12
Rubans de médailleqté 180
Bâtons de marcheqté 12
Caisses pliantesqté 24
Roues de mesureqté 2
Lampes de pocheqté 12
Gilets réfléchissantsqté 30
Parapluiesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Louchesqté 12
Thermosqté 20
Pains de glaceqté 48
Bacs alimentairesqté 30
Gants en nitrileqté 400

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 4
Bandes de pansementsqté 300
Pansements pour ampoulesqté 250
Bandages élastiquesqté 20
Couvertures isolantesqté 20
Gants jetablesqté 100
Désinfectantqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 12
Pilesqté 48

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux de bienvenueqté 6
Rubans de podiumqté 6

Catering

Courses

Conseils

Valide chaque itinéraire au moins 4 à 6 semaines avant le départ, puis remesure les parcours : un détour ou un passage fermé peut modifier les horaires et les points de repos.
Réserve les toilettes et les lieux de repos dès que les parcours sont fixés. Pour six jours, indique clairement quelle équipe apporte quoi et à quelle heure chaque point doit être installé.
Clôture les inscriptions avant de répartir les horaires de départ et les groupes. Demande les besoins alimentaires et les coordonnées médicales avant d’envoyer les informations finales aux participants.
Prépare un dossier par journée avec cartes, instructions, numéros de départ, cartes de pointage, flèches et ruban de balisage. Fais le tri au plus tard la veille pour éviter de chercher du matériel le matin.
Prévois un moyen de communication pour chaque équipe mobile et une batterie externe par téléphone. Les talkies-walkies, gilets réfléchissants et lampes de poche doivent être vérifiés avant le premier départ, pas pendant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée de six jours ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, les mesures de circulation, les réservations et le recrutement des bénévoles prennent souvent plus de temps que la préparation du matériel.
Quand faut-il fixer les itinéraires d’une randonnée de six jours ?: Fixe les parcours au moins 6 semaines avant l’événement. Remesure-les ensuite 2 à 3 semaines avant le départ afin d’actualiser les distances, les horaires et les points de repos.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée de six jours ?: Le nombre dépend du nombre de groupes et de points de repos, mais établis un planning couvrant chaque journée, chaque départ et chaque poste. Prévois une équipe de remplacement pour les absences de dernière minute.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations principales 10 à 14 jours avant le départ, puis un rappel final 48 heures avant. Indique les horaires de départ, les groupes, les parcours, les points de repos et les consignes pratiques.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.