Zo organiseer je een wandelweekend

Begin niet met boodschappen doen, maar leg eerst de datum, route en overnachting vast. Controleer daarna hoe deelnemers bij het startpunt komen en welke alternatieve routes nodig zijn bij slecht weer. Verzamel dieetwensen en telefoonnummers ruim vooraf, zodat je maaltijden en contact tijdens de wandeling kunt regelen. In de laatste week draait alles om route-informatie, bagage, houdbare en gekoelde boodschappen en een controle van het wandelmateriaal.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Verblijfsaccommodatie reserveren
3
Vervoer naar startpunt regelen
2 personen
4
Wandelroutes controleren
2 personen
5
Alternatieve routes voorbereiden
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersgegevens controleren
10
Deelnemerslijst printen
11
Routebeschrijvingen printen
12
Weersverwachting controleren
13
Deelnemers informeren over weer
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Houdbare boodschappen sorteren
2 personen
17
Versproducten gekoeld opslaan
2 personen
18
Wandelmaterialen controleren
2 personen
19
EHBO-set aanvullen
20
Telefoonnummers opladen en noteren
21
Bagage per dag klaarzetten
3 personen

Event

22
Vervoer inladen
3 personen
23
Startpunt bewegwijzeren
2 personen
24
Ontvangsttafel opstellen
2 personen
25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Aanwezigheid registreren
2 personen
27
Bagage labelen
2 personen
28
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
29
Groepen en begeleiders indelen
3 personen
30
Water en snacks uitdelen
2 personen
31
Eerste wandelroute begeleiden
4 personen
32
Rustpunt voorbereiden
2 personen
33
Dranken bijvullen
2 personen
34
Accommodatiekamers verdelen
2 personen
35
Bagage naar kamers brengen
3 personen
36
Dinerbuffet opstellen
4 personen
37
Diner serveren
4 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
40
Avondprogramma begeleiden
3 personen
41
Ontbijttafel voorbereiden
3 personen
42
Ontbijt serveren
4 personen
43
Lunchpakketten samenstellen
4 personen
44
Dagbagage uitdelen
2 personen
45
Tweede route briefing geven
2 personen
46
Tweede wandelroute begeleiden
4 personen
47
Lunchpunt voorbereiden
2 personen
48
Lunch uitdelen
3 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Alternatieve route inzetten
3 personen
51
Groepsfoto maken
52
Deelnemers terug begeleiden
4 personen
53
Koffiepauze voorbereiden
3 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Bagage verzamelen
3 personen
56
Vertrekcontrole uitvoeren
2 personen

Nazorg

57
Vervoer uitladen
3 personen
58
Afval verzamelen
3 personen
59
Servies afwassen
3 personen
60
Koelboxen leegmaken
2 personen
61
Accommodatie schoon opleveren
4 personen
62
Routebordjes verwijderen
2 personen
63
Materialen schoonmaken
3 personen
64
Geleende materialen retourneren
2 personen
65
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
66
Deelnemersfoto's delen
67
Gevonden voorwerpen terugbrengen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 36
Biertafelsaantal 4
Bankenaantal 6
Kapstokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 60
Kommetjesaantal 36
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Watercontainersaantal 4
Jerrycansaantal 4

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Zaklampenaantal 8
Hoofdlampenaantal 8
Walkietalkiesaantal 6

Wandelmateriaal

Kompasaantal 6
Routekaarthoudersaantal 6
Wandelstokkenaantal 12
Rugzakkenaantal 6
Waterdichte routekaartenaantal 12
Reflecterende hesjesaantal 8
Routebordjesaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reddingsdekensaantal 6
Noodfluitjesaantal 12
Regenponcho'saantal 12
Zonnebrandcrèmeaantal 4

Decoratie

Welkomstbord
Naamkaartjesaantal 36
Tafelkledenaantal 6
Pennenaantal 20
Stiftenaantal 8
Klembordenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 4
Schoonmaaksponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Theedoekenaantal 12
Handdoekenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, route en accommodatie uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer meteen de afstand, hoogteverschillen, rustpunten en bereikbaarheid van het startpunt.
Regel vervoer naar het startpunt niet pas op de vertrekdag. Noteer per deelnemer de opstapplaats en maak minstens één alternatief voor een route die door weer of werkzaamheden niet bruikbaar is.
Vraag dieetwensen en actuele telefoonnummers uiterlijk 2 weken vooraf op. Print daarna de deelnemerslijst en routebeschrijvingen; bij slecht bereik zijn papieren gegevens betrouwbaarder dan alleen een telefoon.
Plan boodschappen per wandeldag. Sorteer houdbare producten vooraf, bewaar verse producten gekoeld en vul watercontainers of jerrycans voordat de groep vertrekt.
Controleer in de laatste 48 uur de weersverwachting, EHBO-set, powerbanks, zaklampen en hoofdlampen. Zet bagage per dag klaar en laad vervoer, routekaarten en wandelmaterialen in een vaste volgorde in.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandelweekend organiseren?: Reserveer accommodatie en vervoer bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Stuur uitnodigingen zodra datum en route vaststaan en sluit aanmeldingen ongeveer 2 weken voor vertrek.
Hoeveel wandelroutes moet je voorbereiden voor een wandelweekend?: Bereid minimaal één hoofdroute en één alternatieve route per wandeldag voor. Controleer beide routes opnieuw binnen 48 uur voor vertrek op weer, werkzaamheden en bereikbaarheid.
Wanneer moet je deelnemersinformatie voor een wandelweekend verzamelen?: Vraag dieetwensen, telefoonnummers en vervoersgegevens uiterlijk 2 weken vooraf op. Print deelnemerslijst en routebeschrijvingen uiterlijk 1 dag voor vertrek.
Wat moet je de dag voor een wandelweekend controleren?: Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, boodschappen, EHBO-set, wandelmaterialen en opgeladen telefoons en powerbanks. Zet bagage per dag klaar en laad vervoer zoveel mogelijk vooraf in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.