Organiser un week-end de randonnée sans imprévu

Un week-end de randonnée se prépare d’abord autour de l’itinéraire, du niveau du groupe et des nuits sur place. Réservez l’hébergement avant d’envoyer les invitations, puis coordonnez le transport jusqu’au point de départ. Les derniers jours servent à vérifier la météo, les besoins alimentaires, le matériel et les coordonnées de chacun. Une organisation par journée évite aussi de mélanger les bagages, les repas et les itinéraires.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver l'hébergement
3
Organiser le transport vers le point de départ
2 personnes
4
Vérifier les itinéraires de randonnée
2 personnes
5
Préparer des itinéraires alternatifs
2 personnes
6
Envoyer les invitations
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier les données des participants
10
Imprimer la liste des participants
11
Imprimer les itinéraires
12
Vérifier les prévisions météo
13
Informer les participants sur la météo
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Trier les courses non périssables
2 personnes
17
Stocker les produits frais au réfrigérateur
2 personnes
18
Vérifier le matériel de randonnée
2 personnes
19
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
20
Charger et noter les numéros de téléphone
21
Préparer les bagages par jour
3 personnes

Événement

22
Charger le transport
3 personnes
23
Balisage du point de départ
2 personnes
24
Installer la table d’accueil
2 personnes
25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Étiqueter les bagages
2 personnes
28
Expliquer l’itinéraire et les consignes de sécurité
2 personnes
29
Répartir les groupes et les accompagnateurs
3 personnes
30
Distribuer de l'eau et des snacks
2 personnes
31
Accompagner le premier itinéraire de randonnée
4 personnes
32
Préparer le point de repos
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Répartir les chambres d'hébergement
2 personnes
35
Apporter les bagages dans les chambres
3 personnes
36
Installer le buffet du dîner
4 personnes
37
Servir le dîner
4 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
40
Encadrer le programme du soir
3 personnes
41
Préparer la table du petit-déjeuner
3 personnes
42
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
43
Préparer les paniers-repas
4 personnes
44
Distribuer les bagages du jour
2 personnes
45
Donner le briefing du deuxième parcours
2 personnes
46
Accompagner le deuxième itinéraire de randonnée
4 personnes
47
Préparer le point déjeuner
2 personnes
48
Distribuer le déjeuner
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Mettre en place un itinéraire alternatif
3 personnes
51
Prendre une photo de groupe
52
Ramener les participants
4 personnes
53
Préparer la pause café
3 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Rassembler les bagages
3 personnes
56
Effectuer le contrôle de départ
2 personnes

Suivi

57
Décharger le transport
3 personnes
58
Rassembler les déchets
3 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Vider les glacières
2 personnes
61
Rendre l’hébergement propre
4 personnes
62
Retirer les panneaux d’orientation
2 personnes
63
Nettoyer le matériel
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Ranger le stock restant
2 personnes
66
Partager les photos des participants
67
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Tables de bièreqté 4
Bancsqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 36
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 36
Couvertsqté 40
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Couteaux à painqté 3
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Conteneurs d'eauqté 4
Jerricansqté 4

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Lampes de pocheqté 8
Lampes frontalesqté 8
Talkies-walkiesqté 6

Matériel de promenade

Boussoleqté 6
Supports de cartes de parcoursqté 6
Bâtons de marcheqté 12
Sacs à dosqté 6
Cartes de parcours imperméablesqté 12
Gilets réfléchissantsqté 8
Panneaux d’orientationqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 6
Sifflets de secoursqté 12
Ponchos de pluieqté 12
Crème solaireqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 36
Nappesqté 6
Stylosqté 20
Marqueursqté 8
Presse-papiersqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Éponges de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Torchonsqté 12
Serviettesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire avant toute inscription, puis prévoyez au moins un parcours alternatif en cas de météo défavorable ou de sentier impraticable.
Réservez l’hébergement dès que le groupe est estimé. Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin d’ajuster les courses et le stockage des produits frais.
Organisez le transport jusqu’au départ avec une heure de rendez-vous et un point clairement balisé. Imprimez la liste des participants et les itinéraires : le réseau peut manquer sur place.
La veille, consultez les prévisions et envoyez une mise à jour au groupe. Chargez les téléphones, batteries externes, lampes et talkies-walkies, puis notez les numéros utiles sur papier.
Préparez les bagages par jour plutôt qu’en vrac. Vérifiez la trousse de premiers secours, l’eau, les cartes, les boussoles et le matériel de marche avant de charger le transport.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver l’hébergement pour un week-end de randonnée ?: Réservez idéalement 4 à 8 semaines avant le départ, surtout si le groupe compte plusieurs personnes. Attendez d’avoir une estimation fiable des participants avant de confirmer le nombre de couchages.
Combien de temps avant faut-il vérifier la météo ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin du départ. Si les conditions changent fortement, utilisez l’itinéraire alternatif préparé à l’avance et informez immédiatement les participants.
Comment organiser le transport jusqu’au point de départ ?: Fixez un rendez-vous au moins 30 minutes avant l’heure prévue de marche. Répartissez les participants par véhicule, vérifiez les places disponibles et chargez le matériel la veille lorsque c’est possible.
Que faut-il préparer la veille d’un week-end de randonnée ?: La veille, préparez les bagages par journée, imprimez les itinéraires et la liste des participants, rechargez les appareils et contrôlez la trousse de premiers secours. Gardez les produits frais au réfrigérateur jusqu’au départ.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.