Zo organiseer je een wandeltocht

Begin niet met de catering, maar met de route. Bepaal eerst afstand, start- en finishlocatie en loop het hele traject zelf voor. Daarna regel je toestemming, controleer je kruisingen en deel je vrijwilligers in. Pas als de route en aantallen duidelijk zijn, bestel je eten en drinken en bereid je startnummers, routekaarten en pijlen voor. De laatste controle gebeurt kort voor de tocht, omdat een omleiding, weerswijziging of ontbrekend materiaal anders pas bij de start zichtbaar wordt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en afstand bepalen
2 personen
2
Route volledig voorlopen
2 personen
3
Start- en finishlocatie reserveren
4
Benodigde toestemming aanvragen
5
Verkeerssituatie en kruisingen controleren
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vrijwilligers indelen
2 personen
11
Begeleiders voor route aanwijzen
2 personen
12
Catering bestellen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemerslijst bijwerken
2 personen
15
Route opnieuw controleren
2 personen
16
Routekaarten afdrukken
17
Deelnemersinformatie versturen
18
Startnummers voorbereiden
2 personen
19
Boodschappen doen
2 personen
20
Materialen verzamelen
2 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Routepijlen sorteren
2 personen
23
Startlocatie klaarzetten
4 personen
24
Finishlocatie klaarzetten
4 personen
25
Partytenten opbouwen
4 personen
26
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Routepijlen plaatsen
4 personen
29
Rustpunten inrichten
4 personen
30
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
31
Registratielijst klaarleggen
2 personen
32
Koffie en thee klaarmaken
2 personen

Event

33
Startnummers uitdelen
3 personen
34
Deelnemers registreren
3 personen
35
Route-instructie geven
2 personen
36
Wandelaars laten vertrekken
3 personen
37
Routepost bemannen
4 personen
38
Rustpunt bemannen
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Fruit en snacks serveren
2 personen
41
Achterblijvers telefonisch benaderen
42
Finishregistratie bijhouden
3 personen
43
Finishdrankjes uitdelen
2 personen
44
Hapjes serveren
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Laatste wandelaars begeleiden
2 personen

Nazorg

47
Routepijlen verwijderen
4 personen
48
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
49
Partytenten afbreken
4 personen
50
Servies afwassen
2 personen
51
Afval verzamelen
3 personen
52
Locatie schoonmaken
3 personen
53
Materialen controleren en inpakken
2 personen
54
Geleende spullen retourneren
2 personen
55
Verloren voorwerpen registreren
56
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
57
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 20
Statafelsaantal 4

Sportmateriaal

Routepijlenaantal 80
Routebordenaantal 20
Afzetlintaantal 6
Startnummersaantal 150
Veiligheidshesjesaantal 20
Wandelstokkenaantal 6

Apparatuur

Portofoonsaantal 8
Mobiele telefoonsaantal 4
Oplaadbare powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
Lichtslingersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Herbruikbare bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Serveertangenaantal 6
Schenkkanaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegers en blikkenaantal 3
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Loop de route volledig voor en noteer kruisingen, smalle stukken en plekken waar routepijlen nodig zijn. Controleer het traject daarna opnieuw in de week van de wandeltocht; werkzaamheden of een tijdelijke afsluiting kunnen de bewegwijzering veranderen.
Regel toestemming en de start- en finishlocatie voordat je deelnemers uitnodigt. Plan voor iedere kritieke kruising een begeleider en geef die een veiligheidshesje en een werkend communicatiemiddel.
Open het aanmeldformulier zodra afstand en datum vaststaan en werk de deelnemerslijst dagelijks bij in de laatste week. Vraag dieetwensen meteen uit, zodat catering niet pas na de bestelling moet worden aangepast.
Maak per deelnemer een startnummer en routekaart en sorteer de routepijlen per deel van het traject. Leg materiaal voor start en finish apart klaar: tafels, stoelen, tenten, bekers, waterkannen en afvalbakken raken anders gemakkelijk vermengd.
Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw op de ochtend zelf. Koel dranken vooraf, laad portofoons en powerbanks op en houd bij een vroege of donkere start extra verlichting en verlengkabels beschikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, locaties en toestemming. Open de aanmelding daarna en bestel catering uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de tocht op basis van het verwachte aantal deelnemers.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandeltocht?: Reken minimaal op één begeleider per kritieke kruising en één persoon voor registratie bij de start. Voeg daarnaast per 25 tot 40 deelnemers een vrijwilliger toe voor routebegeleiding, verzorging of de finish.
Hoeveel drinken heb ik nodig voor een wandeltocht?: Voor een tocht van enkele uren kun je als richtlijn 0,5 tot 1 liter drinken per deelnemer meenemen, afhankelijk van afstand en temperatuur. Houd daarnaast extra water achter de hand voor vrijwilligers en onverwacht warm weer.
Wanneer controleer ik de route voor het laatst?: Loop of fiets de route 3 tot 7 dagen voor de wandeltocht nogmaals na en controleer de route op de ochtend zelf visueel. Neem bij wijzigingen een actuele routekaart en extra routepijlen mee naar de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.