Organiser une randonnée, étape par étape

Une randonnée réussie se prépare d’abord sur le terrain, pas le jour du départ. Commencez par fixer l’itinéraire, la distance et les points de départ et d’arrivée, puis vérifiez les autorisations, la circulation et les intersections. Les inscriptions permettent ensuite d’ajuster l’encadrement, le ravitaillement et les besoins alimentaires. La dernière semaine sert surtout à confirmer la météo, rebaliser le parcours et transmettre aux participants des informations précises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’itinéraire et la distance
2 personnes
2
Parcourir l'itinéraire en entier
2 personnes
3
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
4
Demander l’autorisation nécessaire
5
Vérifier la circulation et les intersections
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les bénévoles
2 personnes
11
Désigner les accompagnateurs pour le parcours
2 personnes
12
Commander le catering
13
Vérifier les prévisions météo
14
Mettre à jour la liste des participants
2 personnes
15
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
16
Imprimer les cartes d'itinéraire
17
Envoyer les informations aux participants
18
Préparer les dossards
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Rassembler le matériel
2 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Trier les flèches de parcours
2 personnes
23
Préparer le point de départ
4 personnes
24
Préparer le site d’arrivée
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
29
Aménager des points de repos
4 personnes
30
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
31
Préparer la liste d’inscription
2 personnes
32
Préparer le café et le thé
2 personnes

Événement

33
Distribuer les dossards
3 personnes
34
Enregistrer les participants
3 personnes
35
Donner les consignes d’itinéraire
2 personnes
36
Faire partir les marcheurs
3 personnes
37
Tenir le poste de route
4 personnes
38
Tenir le point de repos
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
41
Contacter les retardataires par téléphone
42
Tenir le suivi des arrivées
3 personnes
43
Distribuer les boissons à l’arrivée
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Accompagner les derniers marcheurs
2 personnes

Suivi

47
Retirer les flèches d’itinéraire
4 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Démonter les tentes de fête
4 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Rassembler les déchets
3 personnes
52
Nettoyer le lieu
3 personnes
53
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
54
Rendre les articles empruntés
2 personnes
55
Enregistrer les objets trouvés
56
Rendre les objets trouvés
57
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 20
Tables hautesqté 4

Matériel de sport

Flèches de directionqté 80
Panneaux de directionqté 20
Ruban de balisageqté 6
Numéros de départqté 150
Gilets de sécuritéqté 20
Bâtons de marcheqté 6

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Téléphones portablesqté 4
Batteries externes rechargeablesqté 6
Rallongesqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 150
Couvertsqté 150
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10

Cuisine

Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Carafeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à main et pellesqté 3
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Parcourez l’itinéraire en entier avant d’ouvrir les inscriptions. Notez les croisements, les passages difficiles et le temps nécessaire entre les points clés afin de prévoir un balisage et un accompagnement adaptés.
Réservez le lieu de départ et d’arrivée dès que le parcours est fixé, puis demandez les autorisations nécessaires. Prévoyez un espace distinct pour l’accueil, les tables, les tentes de réception et le rangement du matériel.
Fermez les inscriptions assez tôt pour mettre à jour la liste des participants et commander le ravitaillement. Comptez séparément les régimes et allergies, au lieu de les traiter le jour même à l’arrivée.
Répartissez les bénévoles par mission et par zone, avec des accompagnateurs pour le parcours. Donnez-leur des gilets de sécurité, des téléphones ou talkies-walkies et des batteries externes chargées.
La veille, vérifiez la météo, revoyez l’itinéraire et préparez les dossards, cartes, flèches et panneaux de direction. Refroidissez les boissons et contrôlez aussi l’éclairage, les rallonges et le matériel de nettoyage avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une randonnée avec inscriptions, bénévoles et autorisations. Ce délai laisse le temps de reconnaître le parcours, réserver les sites de départ et d’arrivée et commander le ravitaillement.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une randonnée ?: Ouvrez les inscriptions environ 4 à 6 semaines avant le départ. Fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant l’événement pour finaliser les quantités, les besoins alimentaires et la répartition des accompagnateurs.
Combien de bénévoles faut-il pour une randonnée ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil et 1 accompagnateur par groupe ou portion de parcours surveillée. Ajoutez une personne responsable du ravitaillement et gardez 2 bénévoles disponibles pour les imprévus.
Quand faut-il baliser le parcours d’une randonnée ?: Installez le balisage le jour même ou la veille si les flèches risquent d’être déplacées. Faites une vérification complète quelques heures avant le départ, notamment aux intersections et aux endroits où la circulation peut modifier l’itinéraire.

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