Zo organiseer je een wandeltocht

Begin met de route, datum en start- en finishlocatie; die bepalen vrijwel alle volgende keuzes. Regel daarna toestemming en open de aanmelding, zodat je weet hoeveel deelnemers, vrijwilligers en catering je nodig hebt. Controleer de route kort voor de tocht opnieuw en leg rustpunten, bewegwijzering en veiligheidsvoorzieningen vast. De laatste dagen draaien vooral om deelnemersinformatie, boodschappen, startpakketten en de praktische opbouw op locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en datum vastleggen
2 personen
2
Start- en finishlocatie reserveren
3
Benodigde toestemming aanvragen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Route opnieuw controleren
2 personen
9
Rustpunten bepalen
2 personen
10
Vrijwilligers indelen
11
Routekaart maken
12
Deelnemersinformatie versturen
13
Weersverwachting controleren
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Routebordjes voorbereiden
2 personen
17
Deelnemerslijst afdrukken
18
Startpakketten samenstellen
3 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
21
Routebordjes plaatsen
4 personen
22
Rustpunten inrichten
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Hapjes en broodjes klaarzetten
3 personen
28
Veiligheidsmaterialen klaarleggen
2 personen
29
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

30
Deelnemers ontvangen
4 personen
31
Deelnemers registreren
3 personen
32
Startinstructies geven
2 personen
33
Wandelaars op weg begeleiden
4 personen
34
Rustpunt bemannen
2 personen
35
Water en fruit uitdelen
2 personen
36
Routebordjes controleren
2 personen
37
Finishers registreren
2 personen
38
Broodjes en soep serveren
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Afval verzamelen
2 personen
41
Laatste wandelaars opvangen
2 personen
42
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

43
Routebordjes verwijderen
4 personen
44
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
45
Partytenten afbreken
4 personen
46
Servies afwassen
3 personen
47
Locatie schoonmaken
4 personen
48
Materialen controleren
2 personen
49
Geleende materialen retourneren
2 personen
50
Verloren voorwerpen verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Biertafelsetsaantal 4
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Waterkokersaantal 2
Mobiele telefoonsaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Bouwlampenaantal 4
LED-lantaarnsaantal 8

Routebenodigdheden

Routebordjesaantal 35
Pionnenaantal 20
Afzetlintaantal 4
Stokken voor bordjesaantal 35
Routekaartenaantal 70
Startnummersaantal 70
Pennenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 8
Reddingsdekensaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 100
Herbruikbare soepkommenaantal 80
Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbaar bestekaantal 100
Opscheplepelsaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Voedselbakkenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Registratie

Klembordenaantal 6
Naamstickersaantal 100
Bureaulampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Vaatkrattenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en datum eerst vast en reserveer daarna de start- en finishlocatie. Controleer ook of je toestemming nodig hebt; aanvragen die je pas in de laatste week indient, leveren snel problemen op.
Open de aanmelding vroeg genoeg om dieetwensen en contactgegevens te verzamelen. Gebruik het aantal definitieve deelnemers om startnummers, routekaarten, bekers en catering klaar te zetten.
Plan rustpunten op herkenbare plekken en controleer de route opnieuw voordat je bordjes plaatst. Neem per controle de routekaart mee en kijk of pionnen, afzetlint en bordjes nog zichtbaar en toegestaan zijn.
Verdeel vrijwilligers per taak en tijdstip, niet alleen per locatie. Zorg bij start, finish en rustpunten voor een telefoon, opgeladen powerbank en een duidelijke deelnemerslijst.
Bouw de startlocatie in deze volgorde op: partytenten, tafels en stoelen, inschrijftafel, koffie en thee, koelboxen en startpakketten. Houd EHBO-koffers, veiligheidshesjes en zaklampen direct bereikbaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een wandeltocht organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met route, datum, locaties en toestemming. Open daarna de aanmelding, zodat je uiterlijk 1 week voor de tocht het deelnemersaantal en de dieetwensen kunt verwerken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een wandeltocht?: Plan minimaal één vrijwilliger voor de inschrijving, één voor de finish en per rustpunt minstens één persoon. Bij meerdere routes of drukke kruisingen heb je extra routebegeleiders nodig; maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf.
Wanneer plaats je de routebordjes voor een wandeltocht?: Plaats de bordjes op de dag zelf of zo kort mogelijk ervoor, zodat ze niet verdwijnen of verplaatst worden. Loop de route daarna volledig na en controleer onderweg pionnen, afzetlint en herkenbaarheid.
Wat regel je de dag voor een wandeltocht?: Controleer de weersverwachting, deelnemerslijst, boodschappen en routebenodigdheden uiterlijk de avond ervoor. Zet startpakketten klaar, laad telefoons en powerbanks op en leg EHBO, veiligheidshesjes en zaklampen op vaste plekken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.