Zo organiseer je een bedevaartstocht zonder verrassingen

Een bedevaartstocht organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij een haalbare route met vaste rustpunten. Leg daarna start- en eindlocatie, toestemmingen, vervoer en een alternatief bij slecht weer vast. Zodra de route klopt, verzamel je aanmeldingen, dieetwensen en deelnemersinformatie. De laatste voorbereiding draait om herkenbaarheid, eten en drinken, communicatie en materiaal dat buiten bruikbaar blijft. Met de taken in dit plan houd je overzicht van de eerste routekeuze tot het klaarzetten van de rustpunten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Route en rustpunten vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie bevestigen
3
Route op geschiktheid controleren
2 personen
4
Alternatieve route vastleggen
2 personen
5
Toestemming voor locaties regelen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen registreren
8
Dieetwensen verzamelen
9
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
10
Routekaart en deelnemerslijst maken
2 personen
11
Rustpunten reserveren
12
Vervoer voor bagage regelen
13
Weersverwachting controleren
14
Deelnemersaantal bevestigen
15
Routegegevens afdrukken
2 personen
16
Polsbandjes en naamlabels klaarleggen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Dranken koelen
2 personen
19
Fruit en brood voorbereiden
3 personen
20
Routepijlen voorbereiden
2 personen
21
Reflectiekaarten klaarleggen
2 personen
22
EHBO-materiaal controleren
23
Portofoons opladen
24
Materialen naar start brengen
3 personen
25
Rustpunttafels plaatsen
3 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Starttafel inrichten
2 personen
28
Drankpunten inrichten
3 personen
29
Routepijlen plaatsen
4 personen
30
Afvalbakken plaatsen
2 personen
31
Kaarsen en verlichting plaatsen
3 personen
32
Stilte- en gebedsplek inrichten
2 personen

Event

33
Deelnemersregistratie openen
3 personen
34
Welkomstdrank uitdelen
2 personen
35
Naamlabels uitdelen
2 personen
36
Route en veiligheidsregels uitleggen
2 personen
37
Openingsgebed begeleiden
2 personen
38
Voorste groep begeleiden
2 personen
39
Achterste groep begeleiden
2 personen
40
Routepijlen onderweg controleren
2 personen
41
Eerste rustpunt begeleiden
3 personen
42
Dranken bijvullen
2 personen
43
Fruit en brood serveren
3 personen
44
Tweede rustpunt begeleiden
3 personen
45
Deelnemers tellen bij rustpunten
2 personen
46
Afval tussentijds verzamelen
2 personen
47
Aankomst bij eindlocatie begeleiden
3 personen
48
Warme maaltijd uitserveren
5 personen
49
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Servies afruimen
3 personen
52
Bezinningsteksten uitdelen
2 personen
53
Kaarsmoment begeleiden
3 personen
54
Slotgebed begeleiden
2 personen
55
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
56
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen

Nazorg

57
Routepijlen verwijderen
3 personen
58
Partytenten afbreken
4 personen
59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
60
Servies afwassen
3 personen
61
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
62
Locatie schoonmaken
3 personen
63
Verlichting uitschakelen
64
Materialen terugbrengen
3 personen
65
Koelboxen reinigen
2 personen
66
Geleende materialen retourneren
2 personen
67
Verloren voorwerpen terugbezorgen
68
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Picknickbankenaantal 6
Tafelkledenaantal 8

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 80
Herbruikbare bekersaantal 120
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Mobiele telefoonladersaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 10
Lichtslingersaantal 4
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Routebenodigdheden

Routepijlenaantal 50
Houten paaltjesaantal 50
Tie-wrapsaantal 150
Afzetlintaantal 4
Geprinte routekaartenaantal 80
Waterdichte routehoezenaantal 20
Wegwerpponcho'saantal 20

Registratie

Naamlabelsaantal 80
Polsbandjesaantal 80
Balpennenaantal 20
Klembordenaantal 6
Registratieformulierenaantal 80
Opbergmappenaantal 8

Decoratie

Kruis
Tafelkruisenaantal 4
Kaarsglazenaantal 80
Gebedskaartenaantal 80
Reflectiekaartenaantal 80
Bloemstukkenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Reflectievestenaantal 12
Nooddekensaantal 10
Handgelhoudersaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
Afwasborstelsaantal 6
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route niet alleen op afstand, maar ook op ondergrond, hellingen, oversteekplaatsen en bereikbaarheid van rustpunten. Leg daarnaast een alternatieve route vast voordat je deelnemers informeert.
Plan rustpunten op een haalbaar ritme en reserveer ze vooraf. Bij een lange tocht moet je niet alleen zitplaatsen regelen, maar ook water, thermoskannen, koelboxen en bescherming tegen regen of zon.
Bevestig het deelnemersaantal kort voor vertrek en gebruik de verzamelde dieetwensen voor de boodschappen. Bereid fruit en brood vooraf voor, zodat het rustpunt niet afhankelijk is van snijwerk of boodschappen onderweg.
Maak routekaarten, deelnemerslijsten en routepijlen op tijd klaar. Gebruik waterdichte routehoezen en bevestig pijlen met houten paaltjes en tie-wraps; losse papieren markeringen verdwijnen snel door wind of regen.
Test portofoons, powerbanks en telefoonladers uiterlijk de dag ervoor. Leg ook EHBO-materiaal, zaklampen, batterijen en wegwerpponcho's klaar en breng alle materialen gebundeld naar de startlocatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedevaartstocht organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, start- en eindlocatie en toestemmingen. Verstuur daarna de uitnodigingen en verzamel aanmeldingen, dieetwensen en vervoersbehoeften.
Hoe plan je rustpunten tijdens een bedevaartstocht?: Plan een rustpunt ongeveer elke 60 tot 90 minuten, afhankelijk van afstand, tempo en terrein. Reserveer de locaties vooraf en controleer of tafels, stoelen, water en beschutting er daadwerkelijk kunnen staan.
Wat moet ik regelen bij slecht weer tijdens een bedevaartstocht?: Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal wanneer je de alternatieve route gebruikt. Leg wegwerpponcho's, waterdichte routehoezen, partytenten en extra verlichting klaar.
Hoeveel eten en drinken heb ik nodig voor een bedevaartstocht?: Reken per deelnemer op drinken voor de hele tocht plus extra voorraad bij elk rustpunt; vul water aan zodra een rustpunt geen betrouwbare watervoorziening heeft. Stem brood, fruit en andere boodschappen af op het definitieve deelnemersaantal en de verzamelde dieetwensen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.