Eine Wanderung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer organisierten Wanderung entscheidet die Reihenfolge über den Ablauf: Zuerst stehen Route, Datum und Start- sowie Zielort fest, danach folgen Genehmigungen und Anmeldungen. Plane Verpflegung und Ruhepunkte erst, wenn die Teilnehmerzahl belastbar ist. Kurz vor dem Termin prüfst du die Strecke erneut, verschickst alle Teilnehmerinformationen und teilst die Helfer ein. Am Veranstaltungstag müssen Wegweiser, Anmeldetisch, Starterpakete und Notfallausrüstung vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Route und Datum festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Erforderliche Genehmigung beantragen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldeformular öffnen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Route erneut prüfen
2 Personen
9
Ruhepunkte festlegen
2 Personen
10
Freiwillige einteilen
11
Routenkarte erstellen
12
Teilnehmerinformationen versenden
13
Wettervorhersage prüfen
14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
15
Einkaufen gehen
2 Personen
16
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
17
Teilnehmerliste ausdrucken
18
Starterpakete zusammenstellen
3 Personen
19
Kühlboxen füllen
2 Personen
20
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
21
Wegweiser aufstellen
4 Personen
22
Ruhezonen einrichten
4 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Partyzelte aufbauen
4 Personen
25
Anmeldetisch vorbereiten
2 Personen
26
Getränke kalt stellen
2 Personen
27
Snacks und Sandwiches bereitstellen
3 Personen
28
Sicherheitsmaterialien bereitlegen
2 Personen
29
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

30
Teilnehmende empfangen
4 Personen
31
Teilnehmer registrieren
3 Personen
32
Startanweisungen geben
2 Personen
33
Wanderer auf dem Weg begleiten
4 Personen
34
Ruhebereich betreuen
2 Personen
35
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
36
Wegweiser kontrollieren
2 Personen
37
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
38
Brötchen und Suppe servieren
3 Personen
39
Getränke nachfüllen
2 Personen
40
Abfall sammeln
2 Personen
41
Letzte Wanderer in Empfang nehmen
2 Personen
42
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

43
Routenschilder entfernen
4 Personen
44
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
45
Partyzelte abbauen
4 Personen
46
Geschirr abwaschen
3 Personen
47
Location reinigen
4 Personen
48
Materialien prüfen
2 Personen
49
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
50
Fundsachen bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 24
BiertischgarniturenAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
WasserkocherAnz. 2
MobiltelefoneAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

BaustrahlerAnz. 4
LED-LaternenAnz. 8

Routenmaterial

WegweiserAnz. 35
KegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
Stäbe für SchilderAnz. 35
RoutenpläneAnz. 70
StartnummernAnz. 70
StifteAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 8
RettungsdeckenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 100
Wiederverwendbare SuppenschalenAnz. 80
Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
ServierlöffelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
LebensmittelboxenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Registrierung

KlemmbretterAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 100
SchreibtischlampenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
GeschirrkörbeAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Route, Datum und Start- sowie Zielort mehrere Wochen vor dem Termin fest. Prüfe dabei auch, ob eine Genehmigung nötig ist, und beantrage sie mit ausreichend Vorlauf.
Öffne die Anmeldung früh und erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche. Bestelle oder kaufe Getränke und Verpflegung erst anhand der aktuellen Teilnehmerzahl plus einer kleinen Reserve.
Plane Ruhepunkte nicht nur auf der Karte, sondern mit konkreten Aufgaben: Wer stellt Tische, Stühle und Partyzelte auf, und wo stehen Kühlboxen, Thermoskannen und Becher? So entstehen am Veranstaltungstag keine Versorgungslücken.
Verschicke Routenplan, Startzeit, Treffpunkt und Hinweise zur Ausrüstung spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Drucke zusätzlich eine Teilnehmerliste und halte Powerbanks sowie Mobiltelefone für das Helferteam bereit.
Stelle Wegweiser, Kegel und Absperrband vor dem Start entlang der Strecke auf und kontrolliere die Markierung einmal ab. Sicherheitswesten, Erste-Hilfe-Koffer, Taschenlampen und Rettungsdecken gehören an einen festen, allen Helfern bekannten Standort.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Wanderung organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vor dem Termin mit Route, Datum und Start- und Zielort. Für Genehmigungen oder reservierungspflichtige Orte solltest du zusätzliche Vorlaufzeit einplanen.
Wie viele Getränke braucht man für eine Wanderung?: Plane pro Person mindestens 1 bis 1,5 Liter Wasser für die gesamte Wanderung ein, abhängig von Strecke, Wetter und Dauer. Für das erste Veranstaltungsstündchen kannst du zusätzlich etwa 2 bis 3 Getränke pro Person an der Ausgabe vorsehen.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?: Sende Treffpunkt, Startzeit, Route, Ruhepunkte und organisatorische Hinweise 3 bis 5 Tage vor der Wanderung. Eine kurze Wetter- und Routenprüfung am Vortag verhindert, dass veraltete Angaben verschickt werden.
Wie viele Helfer braucht eine organisierte Wanderung?: Als grobe Planung kannst du mit 1 Helfer pro 10 bis 15 Teilnehmer rechnen, wenn Anmeldung, Ruhepunkte und Streckenbetreuung besetzt werden müssen. Teile die Aufgaben spätestens 3 Tage vorher zu und benenne für jeden Bereich eine Vertretung.

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