LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Bedevaartstocht organiseren: checklist en planning

Een bedevaartstocht vraagt vooral om een route die haalbaar is voor de hele groep en rustpunten die op tijd geregeld zijn. Leg eerst start, eindpunt, route en alternatief vast; werk daarna deelnemersinformatie, vervoer en catering uit. In de laatste week controleer je het weer, bevestig je het aantal deelnemers en maak je de routegegevens compleet. Deze checklist helpt je ook met details die vaak te laat gebeuren, zoals portofoons opladen, routepijlen bevestigen en materialen naar de start brengen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Route en rustpunten vastleggen

    2 personen

  • Start- en eindlocatie bevestigen

  • Route op geschiktheid controleren

    2 personen

  • Alternatieve route vastleggen

    2 personen

  • Toestemming voor locaties regelen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen registreren

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemersinformatie versturen

    2 personen

  • Routekaart en deelnemerslijst maken

    2 personen

  • Rustpunten reserveren

  • Vervoer voor bagage regelen

  • Weersverwachting controleren

  • Deelnemersaantal bevestigen

  • Routegegevens afdrukken

    2 personen

  • Polsbandjes en naamlabels klaarleggen

    2 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Fruit en brood voorbereiden

    3 personen

  • Routepijlen voorbereiden

    2 personen

  • Reflectiekaarten klaarleggen

    2 personen

  • EHBO-materiaal controleren

  • Portofoons opladen

  • Materialen naar start brengen

    3 personen

  • Rustpunttafels plaatsen

    3 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Starttafel inrichten

    2 personen

  • Drankpunten inrichten

    3 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Afvalbakken plaatsen

    2 personen

  • Kaarsen en verlichting plaatsen

    3 personen

  • Stilte- en gebedsplek inrichten

    2 personen

Event

  • Deelnemersregistratie openen

    3 personen

  • Welkomstdrank uitdelen

    2 personen

  • Naamlabels uitdelen

    2 personen

  • Route en veiligheidsregels uitleggen

    2 personen

  • Openingsgebed begeleiden

    2 personen

  • Voorste groep begeleiden

    2 personen

  • Achterste groep begeleiden

    2 personen

  • Routepijlen onderweg controleren

    2 personen

  • Eerste rustpunt begeleiden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Fruit en brood serveren

    3 personen

  • Tweede rustpunt begeleiden

    3 personen

  • Deelnemers tellen bij rustpunten

    2 personen

  • Afval tussentijds verzamelen

    2 personen

  • Aankomst bij eindlocatie begeleiden

    3 personen

  • Warme maaltijd uitserveren

    5 personen

  • Dieetmaaltijden apart serveren

    2 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Servies afruimen

    3 personen

  • Bezinningsteksten uitdelen

    2 personen

  • Kaarsmoment begeleiden

    3 personen

  • Slotgebed begeleiden

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    3 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

    2 personen

Nazorg

  • Routepijlen verwijderen

    3 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval sorteren en afvoeren

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    3 personen

  • Verlichting uitschakelen

  • Materialen terugbrengen

    3 personen

  • Koelboxen reinigen

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Verloren voorwerpen terugbezorgen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 2
  • Klaptafelsaantal 8
  • Klapstoelenaantal 24
  • Picknickbankenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bordenaantal 80
  • Herbruikbare kommenaantal 80
  • Herbruikbare bekersaantal 120
  • Besteksetsaantal 80
  • Opscheplepelsaantal 8
  • Thermoskannenaantal 8
  • Waterkannenaantal 8

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 8
  • Portofoonsaantal 6
  • Powerbanksaantal 6
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Mobiele telefoonladersaantal 6

Verlichting

  • Ledlampenaantal 10
  • Lichtslingersaantal 4
  • Zaklampenaantal 8
  • Batterijenaantal 24

Routebenodigdheden

  • Routepijlenaantal 50
  • Houten paaltjesaantal 50
  • Tie-wrapsaantal 150
  • Afzetlintaantal 4
  • Geprinte routekaartenaantal 80
  • Waterdichte routehoezenaantal 20
  • Wegwerpponcho'saantal 20

Registratie

  • Naamlabelsaantal 80
  • Polsbandjesaantal 80
  • Balpennenaantal 20
  • Klembordenaantal 6
  • Registratieformulierenaantal 80
  • Opbergmappenaantal 8

Decoratie

  • Kruis
  • Tafelkruisenaantal 4
  • Kaarsglazenaantal 80
  • Gebedskaartenaantal 80
  • Reflectiekaartenaantal 80
  • Bloemstukkenaantal 4

Keuken

  • Snijplankenaantal 6
  • Koksmesaantal 4
  • Broodmessenaantal 4
  • Serveerschalenaantal 12
  • Serveertangenaantal 8
  • Maatbekersaantal 4
  • Warmhoudbakkenaantal 6
  • Aluminiumfolieaantal 2

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 2
  • Reflectievestenaantal 12
  • Nooddekensaantal 10
  • Handgelhoudersaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 10
  • Herbruikbare poetsdoekenaantal 20
  • Afwasborstelsaantal 6
  • Emmersaantal 6
  • Bezemsetsaantal 4
  • Stoffer en blikaantal 4
  • Vloertrekkersaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Controleer de route niet alleen op afstand, maar ook op ondergrond, hoogteverschillen, oversteekplaatsen en bereikbaarheid van rustpunten. Leg uiterlijk enkele weken vooraf een alternatieve route vast voor afgesloten wegen of slecht weer.
  • Bevestig het deelnemersaantal uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Verzamel dieetwensen tegelijk, zodat je bij rustpunten gericht fruit, brood en dranken kunt inkopen in plaats van op het laatste moment te improviseren.
  • Plan per rustpunt voldoende tijd voor uitstappen, drinken en toiletbezoek. Reserveer tafels, stoelen en eventueel een partytent vooraf; op de dag zelf moeten alleen de rustpunttafels nog worden geplaatst.
  • Maak routekaarten en deelnemerslijsten in twee vormen: geprint voor de begeleiding en digitaal op een telefoon. Doe de geprinte kaarten in waterdichte routehoezen en leg routepijlen, houten paaltjes, tie-wraps en afzetlint per routegedeelte klaar.
  • Test 24 uur vooraf de portofoons, powerbanks, telefoonladers en verlichting. Neem naast EHBO-materiaal ook zaklampen, batterijen en wegwerpponcho’s mee, zodat een vertraagde groep of omslaand weer niet meteen een probleem wordt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedevaartstocht organiseren?
Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met route, rustpunten en toestemmingen. Verstuur de deelnemersinformatie zodra start- en eindlocatie vaststaan en sluit de aanmeldingen bij voorkeur 7 dagen voor vertrek.
Hoeveel rustpunten plan je tijdens een bedevaartstocht?
Plan in de praktijk ongeveer één rustpunt per 60 tot 90 minuten lopen, afhankelijk van afstand, leeftijd en conditie van de groep. Trek per rustpunt minimaal 15 tot 20 minuten uit voor drinken, eten en hergroeperen.
Wanneer moet ik het definitieve aantal deelnemers bevestigen?
Bevestig het aantal uiterlijk 7 dagen voor de tocht. Gebruik dat moment ook om dieetwensen, vervoer voor bagage en de benodigde hoeveelheid bekers, borden, fruit, brood en dranken vast te leggen.
Wat moet ik doen als het weer omslaat tijdens de bedevaartstocht?
Controleer de weersverwachting opnieuw 24 uur en 2 uur voor vertrek. Neem per deelnemer een wegwerpponcho mee als regen waarschijnlijk is en zorg dat de alternatieve route, contactpersonen en verzamelpunten bij de begeleiding bekend zijn.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!